Οι παραγγελίες αναφέρονται στα διοικητικά έγγραφα της εταιρείας. Οι τύποι παραγγελιών στον οργανισμό χωρίζονται μόνο σε δύο τύπους - ανάλογα με την κύρια δραστηριότητα και σύμφωνα με προσωπικό. Μαζί με την αλλαγή της εργατικής νομοθεσίας, άλλαξε και η στάση για την εφαρμογή ορισμένων μορφών εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των παραγγελιών. Λοιπόν, είναι δυνατόν τώρα να μην εφαρμόζονται τα αποδεκτά έντυπα Τ-1, Τ-2 κ.λπ.; Τώρα θα καταλάβουμε πώς να συστηματοποιήσουμε, να αποθηκεύσουμε και να αλλάξουμε τη μορφή τους.

Λίγο ιστορία

Μέχρι το τέλος του 2010, οι νομοθέτες συνέλεγαν σχολαστικά στατιστικά στοιχεία για κάθε είδους δραστηριότητα, βάσει των οποίων αναπτύχθηκαν οι φόρμες παραγγελιών. Τα κύρια έγγραφα που σχετίζονται με τις εργασιακές σχέσεις ευρετηριάζονται με το γράμμα "T".

Από τις αρχές του 2013, ενοποιημένες μορφές εγγράφων που έπρεπε να χρησιμοποιηθούν από όλους τους υπαλλήλους, έχασαν τον τίτλο της υποχρέωσης . Αλλά δεν έχουν πάψει να είναι σχετικά, γιατί γιατί να εφεύρουμε νέους τύπους ή μορφές εγγράφων εάν υπάρχουν ήδη προσαρμοσμένα για κάθε είδος δραστηριότητας; Μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε τα ήδη αποδεκτά είτε να εγκρίνετε τις δικές σας μορφές εγγράφων.

Αυτό είναι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με ασφάλεια αυθαίρετες μορφές παραγγελιών αντί για προηγουμένως εγκεκριμένες,αλλά την ουσία πρέπει να αντικατοπτρίζουν ξεκάθαρα.

Ταξινόμηση παραγγελιών ανά τύπο και όρους αποθήκευσης

Σε όλους τους οργανισμούς, οι παραγγελίες χωρίζονται σε δύο τύπους:

• σχετικά με την κύρια δραστηριότητα·
• από προσωπικό (ή προσωπικό).

Κάθε τύπος μπορεί να χωριστεί σε πολλές υποκατηγορίες, αλλά όλα εξαρτώνται από την κατεύθυνση της εταιρείας.

Για να μην υπερφορτώνετε τον εαυτό σας με περιττά πράγματα, εγκρίνετε μόνο εκείνες τις φόρμες που πραγματικά χρειάζεστε, τίποτα περισσότερο.

Οι παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα μπορούν να χωριστούν σε:

• σε γενική κατά οργανισμό?
• ανά τμήμα?
• επιχειρηματικές ή διοικητικές δραστηριότητες.

Και ανά προσωπικό, οι παραγγελίες μπορούν να χωριστούν στους ακόλουθους τύπους:

• σχετικά με την εισαγωγή?
• μετάφραση;
• απολύσεις?
• από πειθαρχία?
• σχετικά με τις διακοπές.

ΚΑΙ, Για να μην χαθείτε στα χαρτιά, οι παραγγελίες πρέπει να ευρετηριαστούν. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε ευρετήριο, αλλά τις περισσότερες φορές δίνεται στη σειρά ένα ευρετήριο με το πρώτο γράμμα του αντικειμένου της. Για παράδειγμα, οι παραγγελίες για εισαγωγή ευρετηριάζονται με το γράμμα "P", για απόλυση - "U", κ.λπ. Μετά το ευρετήριο τοποθετείται ο αριθμός μητρώου του. Δέχτηκαν τον πρώτο υπάλληλο φέτος, ο αριθμός παραγγελίας του θα είναι 1-p? το δεύτερο έχει 2-π. Έτσι θα βρίσκονται στο αρχείο (στο φάκελο με τις παραγγελίες) και θα αντικατοπτρίζονται στο αρχείο καταγραφής.

Η ταξινόμηση των παραγγελιών σύμφωνα με τους όρους αποθήκευσης εξαρτάται από τους τύπους τους. Σχεδόν όλες οι εντολές προσωπικού πρέπει να τηρούνται για 75 χρόνια!Ένα τέτοιο διάστημα, σύμφωνα με τους νομοθέτες, είναι απαραίτητο για να διευκρινιστεί ανά πάσα στιγμή η προϋπηρεσία, άρα και ο σωστός υπολογισμός της σύνταξης. Οι προθεσμίες είναι, για παράδειγμα:

• εντολές εισδοχής, μεταφοράς, απόλυσης - 75 χρόνια.
• βασική δραστηριότητα - 1 έτος.
• σχετικά με διακοπές, επαγγελματικά ταξίδια - 5 χρόνια.

Αντίστοιχα, τα αρχεία καταγραφής παραγγελιών αποθηκεύονται για το ίδιο ποσό. Η λίστα των εγγράφων είναι μεγάλη, επομένως μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μέρος της ως παράδειγμα.

Πώς να κάνετε μια παραγγελία

Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις αποδεκτές φόρμες, αλλά να αναπτύξετε τις δικές σας ή να προσαρμόσετε την ενοποιημένη για τον εαυτό σας, πρέπει να ακολουθήσετε τους κανόνες. Σύμφωνα με τις Οδηγίες της FCS, οι παραγγελίες πρέπει να περιέχουν:

• Όνομα εταιρείας;
• ημερομηνία και αριθμός παραγγελίας·
• τίτλος (για παράδειγμα, "Σχετικά με την έγκριση του πίνακα προσωπικού").
• κείμενο;
• υπογραφή διευθυντή·
• σήματα έγκρισης ή εξοικείωσης·
• μια σημείωση για τον καλλιτέχνη (συνήθως γραμμένη με μικρά γράμματα στο κάτω μέρος της σελίδας).

Κάνοντας αυτό, έχετε υπόψη σας:

• το προοίμιο γράφεται πρώτα (αυτή είναι μια δήλωση των γεγονότων σε σχέση με τα οποία εκδόθηκε η εντολή. Μπορείτε να ξεκινήσετε με τις λέξεις "κατ' εφαρμογήν" ή "προκειμένου να". Εάν η βάση της διαταγής είναι άλλο έγγραφο, για για παράδειγμα, μια συμφωνία για μεταφορά σε άλλη εργασία, στη συνέχεια αναφέρεται το όνομά της, ο αριθμός και η ημερομηνία).
• μετά έρχεται η λέξη "παραγγέλλω"?
• προετοιμάζεται το διοικητικό μέρος (θα πρέπει να περιέχει μια απαίτηση. Εάν δεν είναι μία, πρέπει να τα χωρίσετε σε παραγράφους ή υποπαραγράφους).
• ένα από τα σημεία του διοικητικού μέρους θα είναι η καταχώριση των εκτελεστών της παραγγελίας.
• το τελευταίο στοιχείο είναι δεδομένα σχετικά με το ποιος θα ελέγξει την εκτέλεση της παραγγελίας.
• Εάν ένα έγγραφο αντικαθιστά ένα άλλο έγγραφο, θα πρέπει να συμπεριληφθεί σχετική ρήτρα. Για παράδειγμα, αυτό: "Αναγνώριση ως μη έγκυρο ....";
• όλες οι εγκρίσεις και οι γνωριμίες γίνονται ως εξής: υπογραφή, θέση, μεταγραφή, ημερομηνία.
• η υπογραφή του διευθυντή συντάσσεται ως εξής: θέση, προσωπική υπογραφή, αρχικά, επώνυμο.
• Τα σχέδια διαταγών πρέπει να συμφωνούνται με δικηγόρο.
• εάν επηρεάζεται το οικονομικό στοιχείο, τότε η παραγγελία πρέπει να συμφωνηθεί και με τον προϊστάμενο λογιστή.

Αφού συντάξετε ένα σχέδιο παραγγελίας σύμφωνα με τους παραπάνω κανόνες, συμφωνήστε σε αυτό και εγκρίνετε το από τον διευθυντή. Σύμφωνα με αυτό το σχέδιο, θα προετοιμάσετε τις υπόλοιπες παραγγελίες.

Προσοχή!

Σπουδαίος: σε ενιαίες παραγγελίεςγια το προσωπικό, δεν υπάρχει προοίμιο ή δήλωση. Επομένως, εάν εγκρίνετε τη μορφή τέτοιων παραγγελιών, μην το ξεχάσετε.

Πώς να καταχωρήσετε μια παραγγελία

Πριν ξεκινήσετε την εγγραφή, βεβαιωθείτε ότι οι ανώτεροί σας εγκρίνουν το έντυπό σας.Δεν χρειάζεται να εγκριθεί το ενιαίο έντυπο, έχει ήδη εγκριθεί από την Κρατική Στατιστική Επιτροπή.

Αρχικά, στο μητρώο παραγγελιών, βάζουμε τον αριθμό και την ημερομηνία, τον λόγο και το όνομα της παραγγελίας. Εάν η παραγγελία είναι για προσωπικό, τότε γράφουμε το επώνυμο και τη θέση του υπαλλήλου.

Εκδίδουμε την ίδια την παραγγελία - εισάγουμε όλα τα δεδομένα που πρέπει να εισαχθούν. Επισυνάπτουμε έναν λόγο στην παραγγελία, για παράδειγμα, μια δήλωση. Εάν οι εφαρμογές σας είναι αποθηκευμένες σε άλλο αρχείο, τότε αντίγραφο της αίτησης πρέπει να επισυναφθεί στην παραγγελία. Αν και, για να μην υπερφορτώνετε τα πράγματα, μην ξεκινήσετε τους περιττούς φακέλους.

Η εντολή υπογράφεται από τον διευθυντή και τα πρόσωπα που αναφέρονται σε αυτήν. Μετά από αυτό, το έγγραφο τοποθετείται στο αρχείο και τα αντίγραφα διανέμονται σε όλους τους ενδιαφερόμενους. Εάν το έγγραφο προσωπικού, τότε στέλνουμε αντίγραφό του στον προσωπικό φάκελο του υπαλλήλου.

Απόσπασμα από την παραγγελία

Μερικές φορές οι επιθεωρητές ή οι εισαγγελείς του GIT απαιτούν κάποιου είδους εντολή. Εάν το έγγραφο αφορά πολλούς υπαλλήλους και το ζήτημα εξετάζεται μόνο σε σχέση με έναν, τότε μπορεί να γίνει απόσπασμα.

Ένα απόσπασμα από την παραγγελία είναι, στην πραγματικότητα, ένα απόσπασμα από το διοικητικό μέρος της παραγγελίας, αλλά για τον προορισμό της - ένα ξεχωριστό έγγραφο. Δείτε πώς συντάσσεται η δήλωση ():

• η επικεφαλίδα και το προοίμιο της παραγγελίας, ο αριθμός και η ημερομηνία της αντιγράφονται πλήρως (μόνο η λέξη «Παραγγελία» αντικαθίσταται με «Απόσπασμα από την παραγγελία»).
• μόνο το απαραίτητο κομμάτι μεταφέρεται στο διοικητικό μέρος.
• αναγράφεται η θέση, τα αρχικά και το επώνυμο του υπογράφοντος της παραγγελίας (χωρίς προσωπική υπογραφή!).
• το απόσπασμα είναι πιστοποιημένο (με τη λέξη «Αληθινό», ημερομηνία, υπογραφή, θέση και σφραγίδα).

Σημείωση

Δεδομένου ότι τα είδη των παραγγελιών στον οργανισμό διαφέρουν, οι δηλώσεις θα διαφέρουν επίσης. Δεν μπορείτε να ξεκινήσετε ξεχωριστή υπόθεση για δηλώσεις, καταχωρίστε τα στην εξερχόμενη τεκμηρίωση.

Μεταξύ της εσωτερικής τεκμηρίωσης της εταιρείας, οι παραγγελίες για βασικές δραστηριότητες αποτελούν το μεγαλύτερο μέρος. Σχετικά με το πώς να τα τακτοποιήσετε σωστά και τι είναι - αυτή τη στιγμή.

Από το όνομα προκύπτει ότι αυτές οι παραγγελίες συνδέονται με την κύρια, δηλ. τρέχουσες δραστηριότητες της εταιρείας. Ορίζονται ως όλα εκείνα τα έγγραφα που παραμένουν μετά την εξέταση τύπων όπως:

1. Οι εντολές για το προσωπικό είναι όλη η εσωτερική τεκμηρίωση που σχετίζεται με την αντανάκλαση των εργασιακών σχέσεων τόσο με κάθε εργαζόμενο όσο και με την ομάδα ως σύνολο. PLS είναι Κανονισμοίεταιρείες που ρυθμίζουν

• πρόσληψη και απόλυση από την εργασία·
• μπόνους?
• ποινικές ρήτρες;
• πειθαρχικές ποινές·
• αποστολή σε τρέχουσα και μη προγραμματισμένη άδεια.
• επαγγελματικά ταξίδια κ.λπ.

1. Διαταγές που ρυθμίζουν τις σχέσεις στον τομέα των διοικητικών και ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑεταιρείες (PAD). Αυτό περιλαμβάνει έγγραφα που περιέχουν οδηγίες για τη χρήση της εταιρικής περιουσίας, υλική υποστήριξη, προστασία της εγκατάστασης - δηλ. όλα τα καθήκοντα που σχετίζονται με την υλική πλευρά της εργασίας και της διαχείρισης της εταιρείας.

Έτσι, οι παραγγελίες που σχετίζονται με τις κύριες δραστηριότητες της εταιρείας (POD) περιέχουν την πιο διαφορετική ομάδα εγγράφων, η οποία με τη σειρά της χωρίζεται σε 8 υποομάδες:

1. Διαρθρωτικά - σχετίζονται με την προσαρμογή της εσωτερικής ιεραρχίας στην εταιρεία, τη δομή της ως ενιαίο σύστημα. Βασικά, τέτοια έγγραφα ρυθμίζουν τη σύσταση και τον τερματισμό των εργασιών υποκαταστημάτων, χωριστών τμημάτων, τη δημιουργία και εκκαθάριση νέων τμημάτων ή χωριστών ομάδων εντός υφιστάμενων τμημάτων. Σε αυτήν την ομάδα περιλαμβάνονται επίσης εντολές σε σχέση με την εξαγορά από εταιρεία μικρότερων επιχειρήσεων ή σε σχέση με συγχώνευση με μεγαλύτερες εταιρείες. Με αυτόν τον τρόπο, αν οντότηταέχει μικρό αριθμό εργαζομένων πλήρους απασχόλησης και δεν έχει δικά της υποκαταστήματα, τότε οι διαρθρωτικές της δραστηριότητες ουσιαστικά απουσιάζουν.
2. Ρυθμιστικό - στην πραγματικότητα, όλα αυτά είναι εσωτερικά έγγραφα που έχουν ρυθμιστικό χαρακτήρα: εσωτερικό δίκαιο της εταιρείας. Εδώ καθορίζονται οι ώρες εργασίας, η καθημερινότητα, οι λόγοι για επιδόματα, οι αρχές αμοιβών, οι οδηγίες για κάθε συγκεκριμένο εργαζόμενο κ.λπ. Από αυτή την άποψη, δεν πρέπει να συγχέονται με το PLC: για παράδειγμα, η ίδια η παροχή μπόνους είναι AML και η παραγγελία για μπόνους για έναν συγκεκριμένο υπάλληλο είναι PLC.
3. Τα οργανωτικά είναι κοντά στα κανονιστικά, αλλά δεν περιέχουν τους κανόνες της εργασίας της εταιρείας, αλλά περιγράφουν συγκεκριμένες εργασίεςπου αντιμετωπίζουν μεμονωμένους υπαλλήλους, τμήματα ή ολόκληρο το κράτος αυτή τη στιγμή. Για παράδειγμα, η διοίκηση ανακοινώνει τη μετάβαση σε πρόγραμμα εργασίας σε βάρδιες για ένα ολόκληρο τμήμα, εισάγει έναν νέο πίνακα προσωπικού ή ανακοινώνει τη δημιουργία μιας επιτροπής που θα διερευνήσει ένα ατύχημα κ.λπ.
4. Οι επόπτες ρυθμίζουν το επόμενο προγραμματισμένους ή μη προγραμματισμένους ελέγχους, με στόχο τον έλεγχο των εργασιών ενός τμήματος ή ολόκληρης της εταιρείας, καθώς και την εκ νέου πιστοποίηση, την υποβολή ετήσιων οικονομικών καταστάσεων, την οργάνωση απογραφής κ.λπ.
5. Η υποβολή εκθέσεων είναι μια πολύ σημαντική υποομάδα της AML: είναι αυτά τα έγγραφα που έχουν πρωταρχικό ενδιαφέρον για τους φορείς επιθεώρησης. Αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει όλους τους τύπους αναφορών- όχι μόνο χρηματοοικονομικής και οικονομικής φύσης (λογιστική), αλλά αναλυτικές εκθέσεις, εκθέσεις για την υλοποίηση σχεδίων από υπηρεσίες με παραρτήματα που εξηγούν το σχέδιο για παρόμοια περίοδο στο μέλλον, καθώς και στατιστικές εκθέσεις (σε μεγάλες επιχειρήσεις).
6. Οι οικονομικές εντολές δεν είναι λογιστικά έγγραφα, αλλά εκείνες οι εντολές που σκιαγραφούν μια οικονομική στρατηγική, σχέδια πωλήσεων για την προβλέψιμη μελλοντική περίοδο, ανάλυση οικονομικών κινδύνων ανάπτυξης στη θέση όπου βρίσκεται η εταιρεία κ.λπ. Εκείνοι. αυτό περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα που περιγράφουν τα οικονομικά σχέδια της διοίκησης για μια συγκεκριμένη περίοδο.
7. Εντολές ασφαλείας - όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με θέματα προμήθειας υλικώνδραστηριότητες της εταιρείας: από τις προμήθειες Προμήθειεςπριν αγοράσετε τις απαραίτητες πρώτες ύλες, εξοπλισμό γραφείου κ.λπ.
8. Ενημερωτική - η πιο ποικιλόμορφη υποομάδα, η οποία ουσιαστικά περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα που δεν περιλαμβάνονται στις προηγούμενες 7 ομάδες. Συνήθως πρόκειται για κανονιστικές εντολές που ρυθμίζουν την καταχώριση της κυκλοφορίας εγγράφων, την τοποθέτηση της θήκης στο αρχείο, τα σχεδιαστικά χαρακτηριστικά των εσωτερικών εγγράφων κ.λπ.

Έτσι, οι εντολές που ρυθμίζουν τις κύριες δραστηριότητες της εταιρείας είναι μια ομάδα εγγράφων που συνδυάζονται υπό όρους σε μία κατηγορία. Η επιλογή συνδέεται σύμφωνα με τη μέθοδο "από το αντίθετο" - οτιδήποτε δεν περιλαμβανόταν στο PLS και το PAD θεωρείται ότι είναι AML. Τα πιο συνηθισμένα έγγραφα αυτής της κατηγορίας που βρίσκονται σε οποιαδήποτε εταιρεία είναι τα εξής:

• σχετικά με την κατάρτιση του πίνακα προσωπικού, την προσαρμογή ή την πλήρη αλλαγή του·
• σχετικά με την εισαγωγή της διαδικασίας εργασίας για κάθε εργαζόμενο: τρόπος λειτουργίας, ώρες εργασίας, αριθμός βάρδιων, χρόνος για ένα ρυθμιζόμενο διάλειμμα κ.λπ.
• σχετικά με την εισαγωγή οποιασδήποτε τοπικής πράξης στην εταιρεία, για παράδειγμα, κανόνες ασφάλειας εργασίας σε μια συγκεκριμένη εγκατάσταση, διατάξεις για μπόνους κ.λπ.
• σχετικά με την απογραφή όλων των περιουσιακών αντικειμένων της εταιρείας με τη θέσπιση της διαδικασίας απογραφής, πλήρης κατάλογος ειδών με αριθμούς κ.λπ.
• σχετικά με την εισαγωγή του τρέχοντος προγράμματος διακοπών για κάθε εργαζόμενο·
• σχετικά με τη διαδικασία των εργασιών της επιτροπής που οργανώθηκε για τη διερεύνηση των συνθηκών του ατυχήματος.

Οι παραγγελίες για τους κύριους τύπους δραστηριοτήτων αποθηκεύονται στον οργανισμό επ 'αόριστον, ενώ για το προσωπικό, καθώς και διοικητικές και οικονομικές - για 5 χρόνια. Επομένως, στο περιεχόμενο ενός εγγράφου, είναι καλύτερο να μην αναμειγνύεται διαφορετικές ερωτήσεις- τότε θα πρέπει να αποθηκεύσετε πάρα πολλά πραγματικά περιττά χαρτιά.

Πώς να συντάξετε ένα έγγραφο: οδηγίες βήμα προς βήμα

Ένα παράδειγμα τέτοιου εγγράφου φαίνεται στο σχήμα.

Η δομή της παραγγελίας, ανεξάρτητα από το είδος της κύριας δραστηριότητας της εταιρείας που ρυθμίζει, είναι η ίδια:

1. Πλήρες όνομα του οργανισμού - εδώ πρέπει να καθορίσετε όχι μόνο τη συντομογραφία, αλλά και το αρχικό όνομα. Όλα τα στοιχεία, οι επαφές και άλλες πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία δεν θα πρέπει να καταχωρούνται, καθώς η παραγγελία προορίζεται μόνο για εσωτερική χρήση στην εταιρεία.
2. Όνομα, δηλ. Στην πραγματικότητα "Παραγγελία". Είναι καλύτερα να γράψετε κεφαλαία όλα τα γράμματα και να τα τοποθετήσετε στη μέση - όπως στα περισσότερα παρόμοια έγγραφα.
3. Στοιχεία εγγράφου, π.χ. ημερομηνία δημοσίευσης / έναρξης ισχύος (μερικές φορές αυτές είναι διαφορετικές ημέρες), αριθμός (σύμφωνα με τους ενοποιημένους κανόνες για την εσωτερική αρίθμηση), τόπος δημοσίευσης (αυτό ισχύει για μεγάλες εταιρείες που έχουν τοπικά διαρθρωτικά τμήματα και υποκαταστήματα). Δίπλα στον αριθμό του εγγράφου, μπορείτε να βάλετε την ονομασία OD, η οποία ταξινομεί τη σειρά ως ρύθμιση της κύριας δραστηριότητας. Δεν είναι απαραίτητο να το κάνετε αυτό, αν και για λόγους ευκολίας συνιστάται να χρησιμοποιείτε πάντα την κατάλληλη ετικέτα για κάθε χαρτί.
4. Στην πραγματικότητα, το θέμα της παραγγελίας, το οποίο λειτουργεί ταυτόχρονα ως η κύρια επικεφαλίδα που προηγείται ολόκληρου του κειμένου.
5. Λόγος εισαγωγής τροποποίησης ή νέου κανόνα: «Σε σχέση με τη βελτιστοποίηση», «Σε εκτέλεση εντολής» (δηλαδή αναφορά σε απόφαση ανώτερου διοικητικού οργάνου της εταιρείας ή συγκεκριμένου υπαλλήλου), «Για να φέρει το σύστημα ή μεμονωμένα στοιχεία σύμφωνα με το GOST (ή άλλο κανονιστικό έγγραφο)», «Σε σχέση με την ανάγκη παραγωγής» κ.λπ.
6. Η λέξη «ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ».
7. Η πραγματική περιγραφή της παραγγελίας και του καστ υπεύθυνα πρόσωπα(όνομα και θέση) για την εκτέλεσή του. Υπάρχουν και περιπτώσεις που δεν υπάρχουν συγκεκριμένοι υπεύθυνοι, αφού η αλλαγή είναι αρκετά μεγάλης κλίμακας και αφορά όλη την ομάδα συνολικά. Στη συνέχεια, ορίζεται ότι ο ίδιος ο διευθυντής αφήνει τον έλεγχο της εκτέλεσης στον εαυτό του.
8. Πλήρες όνομα, υπογραφή του εξουσιοδοτημένου προσώπου. Εδώ θα πρέπει να προσέξετε ότι η σφραγίδα του οργανισμού δεν τίθεται στην παραγγελία - αυτό εσωτερικό έγγραφο, λοιπόν, αρκεί μια υπογραφή ότι βγήκε όντως επίσημα για λογαριασμό της εταιρείας. Εκείνοι. η εντολή για τον κύριο τύπο δραστηριότητας ισχύει μόνο με βάση την υπογραφή του διευθυντή.

Έτσι, στην πραγματικότητα, μια τέτοια παραγγελία αποτελείται από όλα τα τυπικά τμήματα για αυτόν τον τύπο εγγράφου:

1. Προϋποθέσεις, επωνυμία εταιρείας (εισαγωγικό μέρος).
2. Το δηλωτικό (περιγραφικό) μέρος, στο οποίο δίνεται ο τίτλος (δηλαδή ποια πλευρά της σχέσης ρυθμίζεται από την παραγγελία) και η βάση για την εισαγωγή της καινοτομίας: "Για να βελτιώσουμε ...".
3. Στην πραγματικότητα το διοικητικό μέρος, που ακολουθεί μετά τη λέξη «ΔΙΑΤΑΓΗ». Εδώ περιγράφονται οι καινοτομίες, η προθεσμία για την υλοποίησή τους και οι υπεύθυνοι για την υλοποίηση της ιδέας.
4. Εφαρμογές - εάν είναι απαραίτητο, αφαιρέστε μεγάλες πληροφορίες - την ονοματολογία, τις λίστες επωνύμων, άλλα μεγάλα μπλοκ εκτός του κειμένου της παραγγελίας. Όλες οι αιτήσεις είναι αριθμημένες (αν υπάρχουν πολλές) και αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της παραγγελίας.

Οποιοδήποτε POD, ανεξάρτητα από τον σκοπό του, έχει ένα μειονέκτημα. περιέχει τις θέσεις και τα ονόματα των υπαλλήλων:

1. Με τον οποίο συμφωνήθηκε η αναθεώρηση του εγγράφου.
2. Το οποίο πρέπει να είναι εξοικειωμένο με αυτό κάτω από την υπογραφή.
3. που έκανε την παραγγελία. ΣΤΟ μεγάλες εταιρείεςο γενικός διευθυντής δεν μπορεί καν να εξοικειωθεί φυσικά, πόσο μάλλον να αναπτύξει, ολόκληρη τη ροή των εγγράφων που χρειάζεται η εταιρεία. Ως εκ τούτου, αναθέτει μέρος της εξουσίας του σε ένα έμπιστο άτομο - έναν άλλο υπάλληλο. Τις περισσότερες φορές αυτό είναι ένα υποκατάστατο.

Για την AML, υπάρχει ένα ειδικό ημερολόγιο στο οποίο καταγράφονται μόνο αυτές οι παραγγελίες. Έχει το ίδιο όνομα - το ημερολόγιο εγγραφής παραγγελιών για την κύρια δραστηριότητα.

Κατά κανόνα, πρόκειται για ένα φυλλάδιο Α4 64 σελίδων σε εξώφυλλο από χαρτόνι, στυλιζαρισμένο ως αρχειακά έγγραφα (χρυσό χρώμα). Το αριστερό άκρο είναι ελαφρώς μεγαλύτερο, όπως συμβαίνει με όλα τα άλλα έγγραφα - το περιθώριο χρησιμοποιείται για τη δημιουργία οπών για αρχειοθέτηση.

Οι εγγραφές σε αυτό το έγγραφο εισάγονται σε τυποποιημένη φόρμα, όπως φαίνεται στο δείγμα.

Οι αριθμοί αναγράφονται πάντα με τη σειρά. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στα πεδία "ημερομηνία" και "όνομα εγγράφου" - τα σφάλματα είναι απαράδεκτα εδώ τόσο από την άποψη της ευκολίας εύρεσης όσο και από την άποψη της επαλήθευσης από εκπροσώπους διαφόρων αρχών. Θα πρέπει επίσης να ληφθεί υπόψη ότι Οι τίτλοι των παραγγελιών θα πρέπει να διατηρούνται όσο το δυνατόν συντομότεροι.ώστε αργότερα να τα βρείτε εύκολα ανάμεσα σε πολλά παρόμοια χαρτιά.

Πρέπει να καταχωρήσετε ένα έγγραφο αμέσως μετά την υπογραφή του, γιατί αυτό είναι το γεγονός που επιβεβαιώνει έννομο αποτέλεσμαΣειρά. Εάν το χαρτί βγήκε, αλλά δεν είναι καταχωρημένο, επίσημα δεν υπάρχει, όπως μπορεί να γίνει κατανοητό από το GOST R 51141-98 (περιγράφει ότι είναι η εγγραφή που διορθώνει το γεγονός της δημιουργίας παραγγελίας).

Το αρχείο καταγραφής τηρείται για ημερολογιακό έτος. Παράλληλα, για κάθε χρόνο είναι υποχρεωτική η έναρξη νέο περιοδικόανεξάρτητα από την κατάσταση του βιβλίου. Εάν δεν υπάρχει άλλος χώρος σε ένα αντίγραφο (κάτι που συμβαίνει μόνο στην περίπτωση του μεγάλους οργανισμούς), ξεκινάει η συνέχεια του περιοδικού, στην οποία αναγράφεται το «Μέρος 2».

ΣΗΜΕΙΩΣΗ. Το AML και το PLS καταχωρούνται πάντα ως ξεχωριστά έγγραφα - π.χ. στο περιεχόμενο αυτής της παραγγελίας δεν μπορούν να υπάρχουν στοιχεία άλλης. Ταυτόχρονα, το AML και το PAD μπορούν να συνδυαστούν σε ένα έγγραφο κατά την κρίση των υπαλλήλων της εταιρείας.

Πώς αποθηκεύονται τα POD

Παρά το γεγονός ότι ο οργανισμός υποχρεούται να διατηρεί όλα τα AML, ανεξάρτητα από την παραγραφή, επιτρέπεται η αποστολή σε μακροχρόνια αποθήκευσηεκείνα τα έγγραφα στα οποία δεν απαιτείται πρόσβαση στην τρέχουσα δραστηριότητα.

Η σειρά σε αυτή την περίπτωση είναι αρκετά απλή:

1. Στο τέλος κάθε ημερολογιακού έτους, οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι αξιολογούν εάν η παραγγελία θα πρέπει να διευθετηθεί ή αν έχει πράγματι χάσει τη συνάφειά της.
2. Όλα τα έγγραφα που έχουν καταστεί άκυρα αποστέλλονται σε ειδικό αποθετήριο ή μεταφέρονται στο αρχείο.
3. Για το γεγονός αυτό συντάσσεται μια πληροφοριακή εντολή για τον κύριο τύπο δραστηριότητας, η οποία, ως συνήθως, καταγράφεται στο περιοδικό.

Παραδείγματα κοινών τύπων παραγγελιών το 2019

1. Κατά την ανάληψη των καθηκόντων του ως διευθυντής Διευθύνων Σύμβουλος, διευθυντής υποκαταστήματος κ.λπ.).
2. Περί έγκρισης πίνακα προσωπικού (θέση νέου, τροποποιήσεις παλαιού, θεσμός για 1 φορά).
3. Σχετικά με τη μεταφορά καθηκόντων (στο παράδειγμα ενός υπαλλήλου που εκτελεί τη διαχείριση αρχείων προσωπικού).
4. Σχετικά με την ίδρυση, τις τροποποιήσεις ή την εισαγωγή νέα έκδοσηέγγραφο "Κανόνες εσωτερικού κανονισμού εργασίας".
5. Σχετικά με το πρόγραμμα εργασίας της εταιρείας σε συγκεκριμένες περιόδους (για παράδειγμα, κατά τις αργίες του Μαΐου).
6. Για τη διαδικασία για τις ενέργειες όλων των εργαζομένων σε περίπτωση πυρκαγιάς.
7. Για την απαγόρευση του καπνίσματος.
8. Περί ορισμού υπευθύνου (για παράδειγμα υπεύθυνου πυρασφάλειας).
9. Σχετικά με τη μεταβίβαση του δικαιώματος υπογραφής (στο παράδειγμα του δικαιώματος υπογραφής σε όλα τα έγγραφα προσωπικού).
10. Περί πρόωρης παύσης της άσκησης καθηκόντων από τον προϊστάμενο.

Κάθε μια από τις διαχειριστικές ενέργειες ξεκινά με μια εντολή. Αυτό είναι ένα συγκεκριμένο έγγραφο διοικητικής φύσης, που εκδίδεται για την επίλυση τυχόν προβλημάτων ενός οργανισμού (υποδιαίρεσης) - διοικητικό, προσωπικό κ.λπ. Η παραγγελία είναι ένα από τα τυπικά έγγραφα και έχει μια σαφώς ρυθμισμένη δομή. Οι κανόνες για το σχεδιασμό του ορίζονται στο GOST R 6.30-2003.

Σχετικά με το περιεχόμενο

Οι παραγγελίες μπορούν να αγγίξουν οτιδήποτε - τη διαδικασία εργασίας με έγγραφα, σχέσεις στην ομάδα εργασίας, κίνητρα ή κυρώσεις και άλλες πτυχές των δραστηριοτήτων της επιχείρησης. Υπάρχει μια υπό όρους διαίρεση σε δύο μεγάλες ομάδες- που σχετίζονται με διαδικασίες εργασίας γραφείου (ονομάζονται εντολές για βασικές δραστηριότητες) και θέματα προσωπικού - που σχετίζονται με το προσωπικό. Η ευθύνη για την εκτέλεσή της, που ανατίθεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο, εξαρτάται επίσης από τον σκοπό της παραγγελίας.

Συντάσσεται παραγγελία σε ειδικά έντυπα που έχουν το καθιερωμένο έντυπο. Ένα τέτοιο έντυπο μπορεί να περιέχει το εθνόσημο της Ρωσικής Ομοσπονδίας (εάν το ίδρυμα ανήκει σε ομοσπονδιακό επίπεδο) ή το δικό του έμβλημα ή εμπορικό σήμα. Τα υποχρεωτικά στοιχεία της παραγγελίας περιλαμβάνουν την αναφορά της νομικής μορφής της επιχείρησης με την πλήρη επωνυμία της και τον αριθμό εγγραφής του εγγράφου, δηλαδή αυτόν στο οποίο καταχωρίζεται η παραγγελία σε ειδικό ημερολόγιο. Επιπλέον, υποχρεωτική προϋπόθεση είναι η ημερομηνία και το έτος δημοσίευσης ή η ημερομηνία υπογραφής από τον επικεφαλής.

Πώς φαίνονται?

Σύμφωνα με τους κανόνες επαγγελματική αλληλογραφία, η φόρμα παραγγελίας για την κύρια δραστηριότητα (όπως και κάθε άλλη) έχει περιθώρια (10 mm δεξιά, 20 mm πάνω και κάτω). Στην περίπτωση μεγάλου όγκου κειμένου, συνηθίζεται να αριθμούνται μεμονωμένα φύλλα, ξεκινώντας από το δεύτερο από αυτά. Ο αριθμός τοποθετείται στο κέντρο της επάνω γραμμής. Το όνομα «ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ» είναι τυπωμένο ολόκληρο κεφαλαία γράμματα. Παρακάτω είναι ο τίτλος της παραγγελίας χωρίς εισαγωγικά - αυτή είναι μια σύντομη απάντηση στην ερώτηση σχετικά με το περιεχόμενο του εγγράφου.

Ακολουθεί ο λόγος της παραγγελίας. Ξεκινούν με ένα προοίμιο - τον λόγο που προκάλεσε την έκδοση μιας διαταγής ή ενός γεγονότος που προηγήθηκε. Η επίσημη αρχή αυτής της παραγράφου ακούγεται συνήθως ως "Για να ...", "Σύμφωνα με ...", "Σε σχέση με ...", "Σε εκτέλεση ...". Αυτή η παράγραφος μπορεί να αναφέρεται στο επίσημο έγγραφοπου χρησίμευσε ως βάση για την έκδοση της διαταγής. Στο τέλος του προοιμίου τίθεται η λέξη «παραγγέλλω».

Παρακάτω είναι η διοικητική ενότητα. Διατυπώνεται εξαιρετικά συγκεκριμένα και περιέχει περιγραφές εκείνων των ενεργειών που ορίζονται από το έγγραφο και υποδεικνύει επίσης τον εκτελεστή στον οποίο έχει ανατεθεί ο έλεγχος. Εάν αυτό το μέρος περιέχει έναν αριθμό ενεργειών, είναι δυνατή, αλλά όχι απαραίτητη, η αρίθμησή τους. Δεν υπάρχει παράδειγμα έκδοσης εντολής σε αυτό το μέρος του - το καθένα συγκεκριμένη περίπτωσηεξαρτάται από την περίσταση.

Αλλες πληροφορίες

Στο ρόλο των εκτελεστών μπορεί να είναι τμήματα του οργανισμού ή άτομα. Όταν πρόκειται για συγκεκριμένες προθεσμίες, θα πρέπει να προσδιορίζονται. Σε περίπτωση τακτικής παραγγελίας, τέτοιες προθεσμίες δεν συζητούνται. Η τελευταία παράγραφος μπορεί να περιέχει ένδειξη του ατόμου που είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση της παραγγελίας. Η παραγγελία τελειώνει με την υπογραφή της κεφαλής που υποδεικνύει τη θέση και την αποκωδικοποίηση.

Η διατύπωση "ανακοινώσου" συνήθως δεν περιλαμβάνεται στην παραγγελία. Για το σκοπό αυτό, το έγγραφο συνοδεύεται από μια λεγόμενη λίστα αλληλογραφίας, όπου η ουσία αντιγράφεται σε αυθαίρετη μορφή με κατάλογο προσώπων που απαιτείται να είναι εξοικειωμένοι με το έγγραφο. Μια τέτοια λίστα αλληλογραφίας προορίζεται για περαιτέρω εργασία με την παραγγελία στο γραφείο γραφείου. Μπορείτε να το κάνετε χωρίς αυτό, εάν οι υπάλληλοι υπογράψουν χωρίς περιττές διατυπώσεις για την εξοικείωση με το περιεχόμενο του εγγράφου.

Σε περίπτωση μεγάλου όγκου πληροφοριών που συνοδεύουν την παραγγελία, αυτή συντάσσεται με τη μορφή αίτησης. Μπορεί να αποτελείται από πίνακες προσωπικού, χρονοδιαγράμματα, σχήματα, οδηγίες ή κανονισμούς. Κάθε αίτηση πρέπει να είναι αριθμημένη.

Οι αρχικές παραγγελίες έχουν διάρκεια ζωής πέντε χρόνια. Όταν πρόκειται για προσλήψεις και απολύσεις, Δοσμένος χρόνοςείναι 75 ετών. Όταν ο οργανισμός εκκαθαριστεί, τα έγγραφα μεταφέρονται στο αρχείο της πόλης.

Ένα παράδειγμα μιας παραγγελίας καθαυτής (ανεξάρτητα από τον σκοπό της) μπορείτε να βρείτε παρακάτω.

Τι είναι το POD;

Ας εξετάσουμε λεπτομερέστερα ποιες είναι οι παραγγελίες και ας σταθούμε σε αυτές που αποτελούν το θέμα αυτού του άρθρου. Όπως αναφέρθηκε ήδη, η ονοματολογία τέτοιων παραγγελιών χωρίζεται σε δύο μέρη - εντολές του οργανισμού για την κύρια δραστηριότητα και για το προσωπικό. Σήμερα καθήκον μας είναι να εξετάσουμε την πρώτη από τις κατηγορίες. Θα φροντίσουμε επίσης να προσφέρουμε στον αναγνώστη ένα δείγμα παραγγελίας για την κύρια δραστηριότητα για έλεγχο.

Τέτοιες εντολές συγκαταλέγονται στα κανονιστικά έγγραφα τοπικής φύσης, τα οποία αντικατοπτρίζουν διαχειριστικές αποφάσεις που επηρεάζουν τον προγραμματισμό της παραγωγής και τις οικονομικές δραστηριότητες, τη χρηματοδότηση, οικονομικές δηλώσεις, δανεισμού κ.λπ. Εκδίδει τη διαρθρωτική τους μονάδα, άμεσα εμπλεκόμενη στις σχετικές δραστηριότητες. Ξεχωριστή θέση μεταξύ όλων των παραγγελιών της ενότητας ΟΔ (για την κύρια δραστηριότητα) μπορεί να εκχωρηθεί σε παραγγελίες διοικητικής, οργανωτικής ή οικονομικής φύσης. Αποθηκεύονται χωριστά από άλλα λόγω της δικής τους διάρκειας ζωής, που δεν υπερβαίνει τα 5 χρόνια.

Πώς να το καταλάβω;

Μερικές φορές οι υπάλληλοι αντιμετωπίζουν δυσκολίες στην ανάθεση μιας παραγγελίας σε ML ή προσωπικό. Είναι δυνατό να ξεπεραστούν αυτές οι δυσκολίες με βάση τη βασική αρχή: εάν το έγγραφο αφορά τις εργασιακές σχέσεις με την οργάνωση ορισμένων προσώπων (απόλυση και πρόσληψη, επαγγελματικό ταξίδι, διακοπές κ.λπ.), τότε είναι μια από τις παραγγελίες για το προσωπικό. Όταν λέγεται για τον οργανισμό στο σύνολό του, αυτή η εντολή αναφέρεται σε εντολές για την κύρια δραστηριότητα, ακόμη και στην περίπτωση έκδοσης οδηγιών σε συγκεκριμένους υπαλλήλους και ορισμού ορισμένων υπευθύνων.

Παράδειγμα εντολής για την κύρια δραστηριότητα μπορεί να είναι ένα έγγραφο για την ανάληψη ενός διευθυντή σε θέση, για την ανάθεση καθηκόντων προϊσταμένου λογιστή, για την παραχώρηση του δικαιώματος υπογραφής κ.λπ. Καθένας από τους τρεις τύπους εντολών αναφέρεται σε μια από τις διευρυμένες ομάδες ντοκιμαντέρ, που συντάσσονται εντός της εταιρείας. Παρακάτω στο άρθρο μας θα δώσουμε στον αναγνώστη ένα παράδειγμα παραγγελίας για την κύρια δραστηριότητα.

Η διαβάθμιση όλων των παραγγελιών για AML (παραγγελίες για βασικές δραστηριότητες), PLS (εντολές για προσωπικό) και PAD (εντολές για διοικητικές και οικονομικές δραστηριότητες) είναι ένα σύνηθες φαινόμενο στον τομέα της εργασίας γραφείου. Αλλά για όσους δεν έχουν ξεκάθαρη ιδέα για μια τέτοια διάκριση, μερικές φορές είναι δύσκολο να καταλάβουν για ποιον τομέα δραστηριότητας της εταιρείας πρόκειται και σε ποια ομάδα παραγγελιών θα πρέπει να ανήκει αυτή ή η άλλη παραγγελία. αποδίδεται. Για παράδειγμα, οι σχολικές παραγγελίες για τις κύριες δραστηριότητες περιέχουν συχνά πληροφορίες που σχετίζονται με διαδικασία εκμάθησης, και στο πρόγραμμα διακοπών του διδακτικού προσωπικού.

Σχετικά με διαφορετικούς τύπους παραγγελιών

Για να διευκρινίσουμε αυτό το ζήτημα, ας προσπαθήσουμε να χαρακτηρίσουμε συνοπτικά κάθε μία από τις ομάδες προκειμένου να απομονώσουμε τον αντίστοιχο τομέα δραστηριοτήτων της εταιρείας.

Ο όμιλος PLS (σε επίπεδο προσωπικού), όπως ήδη αναφέρθηκε, σχετίζεται άμεσα με προσωπικόοργανώσεις. Εκτός από τις εντολές «αποδοχής» και «απόλυσης», περιλαμβάνει όλες εκείνες που σχετίζονται με εντολές διακοπών και κινήτρων, καθώς και πειθαρχική ενέργεια, αποστολή εργαζομένων σε επαγγελματικά ταξίδια και άλλες δραστηριότητες που σχετίζονται με τις δραστηριότητες συγκεκριμένων υπαλλήλων.

Η ομάδα PAD (διοικητική και οικονομική δραστηριότητα) περιλαμβάνει ολόκληρο το σύνολο των διοικητικών εντολών και εντολών, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο που σχετίζονται με την επίλυση ζητημάτων λειτουργίας οικονομικής περιουσίας, ασφάλειας, εσωτερικών επικοινωνιών και υποστήριξης μεταφορών.

Εάν η παραγγελία δεν σχετίζεται με κανέναν τρόπο με το θέμα μιας από τις δύο αναφερόμενες ομάδες, μπορεί να ταξινομηθεί ως AML (παραγγελίες για βασικές δραστηριότητες).

Περισσότερα για την AML

Τώρα ας προχωρήσουμε σε περισσότερα αναλυτική μεταγραφήαυτή η ομάδα, δηλαδή, ας δούμε τι παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα υπάρχουν στην πράξη. Μπορεί να θεωρηθεί το πιο ογκώδες και απρόβλεπτο ως προς τον αριθμό και την ποικιλία των θεμάτων που τίθενται. Υπάρχουν διάφοροι τύποι εντολών για τις κύριες δραστηριότητες διαφορετικών υποομάδων - εντολές διαρθρωτικής φύσης, κανονιστικής φύσης, οργανωτικής, εποπτικής, αναφοράς, χρηματοοικονομικής, ασφάλειας, πληροφοριών.

Τα δομικά AML εκδίδονται από τη στιγμή της ίδρυσης της επιχείρησης. Το περιεχόμενό τους αντικατοπτρίζει το όραμα της διοίκησης για τη δομή της εταιρείας και τα μέτρα που λαμβάνονται για τη διαμόρφωσή της. Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει όλες τις παραγγελίες που αφορούν σημαντικούς μετασχηματισμούς, συγχωνεύσεις, επεκτάσεις κ.λπ.

Η ρυθμιστική AML αναφέρεται σε εκείνες τις εντολές διαχείρισης που στοχεύουν στον εξορθολογισμό των παραγωγικών δραστηριοτήτων. Με εντολή αυτού του τμήματος εγκρίνονται τυχόν εσωτερικές (σχετικά με το ωράριο εργασίας, διατάξεις για επιδόματα και επαγγελματικά ταξίδια, μισθολογικά θέματα, τον τρόπο καταγραφής του χρόνου εργασίας κ.λπ.). μεθοδολογικές εξελίξειςκ.λπ. Για λόγους σαφήνειας, τοποθετούμε παρακάτω ένα δείγμα παραγγελίας για την κύρια δραστηριότητα αυτής της κατηγορίας.

Τι άλλο είναι;

Οι οργανωτικές εντολές για τις βασικές δραστηριότητες αποτελούνται από εντολές για την έγκριση του πίνακα προσωπικού, τη ρύθμιση της δημιουργίας δομικών μονάδων, τον ορισμό της σύνθεσης της επιτροπής για τη διερεύνηση εργατικών ατυχημάτων και άλλες παρόμοιες πράξεις.

Το καθήκον της εποπτικής AML, όπως υποδηλώνει το όνομα, είναι να παρέχει λειτουργίες ελέγχου και εποπτείας στην εταιρεία. Ως παράδειγμα, μπορούμε να αναφέρουμε την απογραφή και τις υποχρεώσεις για τη σύνταξη ετήσιων οικονομικών καταστάσεων, τον ορισμό μέτρων ελέγχου που σχετίζονται με την προστασία της εργασίας, τη ρύθμιση θεμάτων πιστοποίησης προσωπικού κ.λπ.

Η AML που σχετίζεται με την αναφορά εμφανίζεται συχνότερα σε μεγάλες εταιρείες χαρτοφυλακίου. Σε τέτοιους οργανισμούς, εκτός από τις τυπικές οικονομικές καταστάσεις, υπάρχουν πολλοί άλλοι τύποι τεκμηρίωσης οικονομικής, διαχειριστικής, στατιστικής, αναλυτικής φύσης. Τέτοιες εντολές ρυθμίζουν τη συχνότητα ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΙ ΤΥΠΟΙεκθέσεις, προσδιορίζει τον διορισμό των ερμηνευτών και των υπεύθυνων προσώπων. Μερικές φορές οι παραγγελίες από αυτήν την ομάδα επικαλύπτονται ως προς το περιεχόμενό τους με την προηγούμενη (εποπτική) υποομάδα.

Άλλοι τύποι παραγγελιών για βασικές δραστηριότητες

Το AML οικονομικής φύσης αναφέρεται στην υλική σφαίρα δραστηριότητας του οργανισμού. Το περιεχόμενό τους αφορά τη στρατηγική της εταιρείας στο θέμα αυτό, αποφάσεις διοίκησης για μεγάλα νομισματικά ζητήματα, είδη και μορφές επενδύσεων κ.λπ.

Ασφάλεια AML. Με τη βοήθειά τους, η διοίκηση επιλύει ζητήματα που σχετίζονται με την επιμελητεία των δραστηριοτήτων, οργανώνει τις προμήθειες και ρυθμίζει άλλα παρόμοια θέματα.

Η AML πληροφοριακού χαρακτήρα μπορεί να επηρεάσει το ευρύτερο φάσμα αποφάσεων και ζητημάτων. Εδώ πέφτουν εντολές, για παράδειγμα, σχετικά με την οργάνωση της εργασίας του αρχείου ή την εισαγωγή ενός προγράμματος ροής εργασιών, καθώς και πολλές παρόμοιες.

για βασική επιχείρηση;

Πώς μοιάζει ένα τυπικό POD; Στο δικό του γενική εικόναΟι μορφές παραγγελιών για την κύρια δραστηριότητα είναι αρκετά τυπικές και αποτελούνται από τρία στοιχεία:

1. Το τμήμα τίτλου που περιέχει, εκτός από το όνομα της εταιρείας, το όνομα του ίδιου του εγγράφου με την ημερομηνία και τον αριθμό.
2. Μια ουσιαστική ενότητα που περιγράφει την κατάσταση και την αντίστοιχη εντολή διαχείρισης.
3. Το τελευταίο μέρος, που συνήθως αποτελείται από τις υπογραφές της διοίκησης και άλλων προσώπων, με πληροφοριακό ή συμβιβαστικό χαρακτήρα.

Σχεδόν όλες οι παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα έχουν παρόμοια μορφή. Η δομή τους είναι παρόμοια με τα παραπάνω. Οι διαφορές αφορούν μόνο τον τίτλο και το περιεχόμενο της 2ης παραγράφου.

Πώς αριθμούνται τα POD;

Η διαδικασία εκχώρησης αύξοντα αριθμού σε παραγγελία δεν ρυθμίζεται από το νόμο. Γενικά, μια ξεχωριστή αρίθμηση των PDS υιοθετείται ξεχωριστά από άλλες κατηγορίες - PLS και PAD. Η αντίστροφη μέτρηση ξεκινά με την έναρξη του νέου ημερολογιακού έτους. Ένα τέτοιο σύστημα αρίθμησης επιτρέπει όχι μόνο να βάλετε τα πράγματα σε τάξη στο ημερολόγιο παραγγελιών για την κύρια δραστηριότητα, αλλά σας επιτρέπει επίσης να βρείτε γρήγορα οποιαδήποτε η σωστή σειράαπό τον αριθμό του ανάμεσα σε έναν τεράστιο αριθμό εγγράφων διαχείρισης του οργανισμού.

Οι εκμεταλλεύσεις μεγάλης κλίμακας, των οποίων η ροή εγγράφων είναι πολύ σημαντική και ποικίλη, μπορούν να αναπτύξουν το δικό τους σύστημα αρίθμησης εγγράφων, οι κανόνες του οποίου καθορίζονται και καθορίζονται σε ένα ειδικά δημοσιευμένο έγγραφο. τοπική πράξη, που περιέχει δείγμα παραγγελίας για τις κύριες δραστηριότητες της εταιρείας. Έτσι, η επιχείρηση μπορεί να έχει το δικό της ενιαίο σύστημα αρίθμησης για όλα τα τμήματα διοικητικών εγγράφων της.

Σε τέτοιες περιπτώσεις χαρακτηριστικό- εκχώρηση αριθμών με σύνθετη σύνθεση, ευρετήρια μετά από παύλα ή διαχωριστική γραμμή. Όσοι ενδιαφέρονται να αποκρυπτογραφήσουν την έννοια κάθε ευρετηρίου μπορούν να εξοικειωθούν με μια ειδική ξεχωριστή οδηγία που είναι διαθέσιμη σε αυτόν τον λογαριασμό ή μια τοπική πράξη.

Έχοντας μια ιδέα για το πώς φαίνεται ένα δείγμα παραγγελίας για την κύρια δραστηριότητα, θα είναι ευκολότερο για τον αναγνώστη να περιηγηθεί στην ατελείωτη θάλασσα της επιχειρηματικής τεκμηρίωσης, ειδικά σε μια κατάσταση προστασίας των δικών του εργασιακών δικαιωμάτων.

Στο στάδιο της προετοιμασίας της Παραγγελίας εκτελούνται οι παρακάτω πράξεις

• προετοιμασία του σχεδίου διαταγής·
• σύνταξη της Διαταγής.

Η προετοιμασία και η εκτέλεση σχεδίων Εντολών πραγματοποιείται από υπαλλήλους - Προϊσταμένους τμημάτων (ειδικούς) για λογαριασμό του Προϊσταμένου της επιχείρησης.

1. Προετοιμασία του σχεδίου Διαταγής

Κατά την προετοιμασία ενός σχεδίου Διαταγής μελετάται το θέμα και συντάσσεται το κείμενο του σχεδίου Διαταγής.

Το κείμενο του Διατάγματος, κατά κανόνα, αποτελείται από δύο μέρη: διαπιστωτικό και διοικητικό.

Στο διαπιστωτικό σκέλος αναφέρουν τους λόγους (γεγονότα, γεγονότα, έγγραφα κ.λπ.) και δίνουν κίνητρα για τον σκοπό της έκδοσης της Διαταγής.

Το αναγραφόμενο μέρος της Διαταγής παραλείπεται εάν το διοικητικό της μέρος δεν χρειάζεται διευκρίνιση (δηλαδή ο λόγος έκδοσης της Διαταγής είναι προφανής).

Το διαπιστωτικό τμήμα της Παραγγελίας χωρίζεται από το διοικητικό με τη διαχωριστική λέξη «ΠΑΡΑΓΓΕΛΩ:», η οποία τυπώνεται σε ξεχωριστή γραμμή από τη μηδενική θέση του πίνακα, με κεφαλαία γράμματα με άνω και κάτω τελεία, χωρίς κενό και εισαγωγικά.

Στο διοικητικό σκέλος της Παραγγελίας αναφέρουν «σε ποιον» (τον ανάδοχο ή δομική μονάδα – αρμόδια για την υλοποίηση), «τι πρέπει να γίνει» (αναφέρετε τη συγκεκριμένη εργασία), «μέχρι ποια ημερομηνία» (τις προθεσμίες ολοκλήρωσής της. ). Εάν η εντολή στον ερμηνευτή δοθεί μόνιμα, τότε η προθεσμία εκτέλεσης μπορεί να απουσιάζει.

Το διοικητικό μέρος του κειμένου του Τάγματος, κατά κανόνα, χωρίζεται σε παραγράφους, οι οποίες αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς. Η τελευταία παράγραφος υποδεικνύει το πρόσωπο ή τη δομική μονάδα στην οποία έχει ανατεθεί ο έλεγχος της εκτέλεσης της Εντολής στο σύνολό της.

Εάν είναι απαραίτητο, σε ξεχωριστή παράγραφο στο τέλος της Εντολής παρατίθενται έγγραφα που έχουν εκδοθεί προηγουμένως (Διαταγές, Αποφάσεις κ.λπ.) ή τμήματα αυτών, τα οποία ακυρώνονται, τροποποιούνται ή συμπληρώνονται με την παρούσα Διαταγή.

Ξεχωριστές εργασίες (για παράδειγμα, μια εργασία που περιέχει ψηφιακά δεδομένα) ή κανονιστικά έγγραφα που τίθενται σε ισχύ από το Διάταγμα (Οδηγίες, Κανονισμοί, Κανόνες κ.λπ.), κατά κανόνα, συντάσσονται με τη μορφή προσαρτήματος της εντολής με αναφορά σε αυτούς στις σχετικές παραγράφους της Διαταγής. Στην πρώτη σελίδα του Παραρτήματος στην επάνω δεξιά γωνία αναγράφεται η επιγραφή: «Παράρτημα εντολής του Προϊσταμένου ΚΕΠ «ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ» με ημερομηνία 00.00.00 Αρ. 000».

Οι σελίδες της παραγγελίας και οι αιτήσεις αριθμούνται ως ένα ενιαίο έγγραφο.

2. Καταχώρηση του σχεδίου Διαταγής

Η εκτέλεση του σχεδίου εντολής συνίσταται στην τοποθέτηση σε αυστηρά καθορισμένες θέσεις ενός εντύπου ή ενός τυπικού φύλλου των απαραίτητων (που ορίζονται για αυτού του τύπουέγγραφα) ένα σύνολο λεπτομερειών (σύμφωνα με το GOST 6.38-90). Σε αυτό το στάδιο, οι ακόλουθες λεπτομέρειες επικολλούνται στο σχέδιο Διαταγής:

• το έμβλημα του οργανισμού·
• κωδικός οργανισμού σύμφωνα με το OKPO.
• κωδικός εγγράφου σύμφωνα με το OKUD.
• όνομα εταιρείας;
• όνομα του τύπου του εγγράφου·
• τόπος σύνταξης ή δημοσίευσης·
• τίτλος του κειμένου·
• κείμενο;
• ένα σημάδι σχετικά με την παρουσία της αίτησης·
• όνομα καλλιτέχνη και αριθμό τηλεφώνου.

Οι παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα (το πρώτο φύλλο) συντάσσονται, κατά κανόνα, στο Γενικό επιστολόχαρτο της επιχείρησης.

Υπογραφή της Διαταγής

• έγκριση του σχεδίου διαταγής·
• μεταφορά του σχεδίου Παραγγελίας στην υπηρεσία DOW·
• έλεγχος της ορθότητας της εκτέλεσης του σχεδίου εντολής·
• προσαρμογή του σχεδίου διαταγής·
• την επικόλληση της απαιτούμενης «σφραγίδας περιορισμού πρόσβασης στο έγγραφο»·
• υπογραφή του σχεδίου διαταγής.

3. Έγκριση σχεδίου Διαταγής

Η υπογραφή του σχεδίου Διαταγής αρχίζει με την έγκρισή του. Ο υπάλληλος που προετοιμάζει το σχέδιο Διαταγής το συντονίζει με:

• προϊστάμενοι διαρθρωτικών τμημάτων·
• δικηγόρος;
• αρχιλογιστής;
• άλλους ενδιαφερόμενους υπαλλήλους.

Η έγκριση αυτή γίνεται με τη μορφή τοποθέτησης της απαιτούμενης «θεώρησης» σε αυστηρά καθορισμένο σημείο του Γενικού Εντύπου ή του τυποποιημένου φύλλου στο οποίο συντάσσεται το σχέδιο Εντολής (εφεξής «στο Έντυπο Παραγγελίας»). Εάν προκύψουν σχόλια κατά τη διάρκεια του συντονισμού, τότε υποδεικνύονται είτε στην ίδια τη θεώρηση (εάν το σχόλιο είναι σύντομο), είτε σε ξεχωριστό φύλλο με κατάλληλη σημείωση στο Έντυπο Παραγγελίας ("Τα σχόλια επισυνάπτονται" δίπλα στη βίζα). Οι βίζες συλλέγονται στην τελευταία σελίδα του προσχέδιου Διαταγής.

4. Μεταφορά του σχεδίου Παραγγελίας στην υπηρεσία DOW

Μετά την ολοκλήρωση της έγκρισης, το σχέδιο Εντολής υποβάλλεται από τον Υπάλληλο που το εκπόνησε στην υπηρεσία DOW για υπογραφή από τον Επικεφαλής της επιχείρησης (ή τον αναπληρωτή του, ο οποίος έχει τα κατάλληλα δικαιώματα - εφεξής «ο αναπληρωτής του»).

5. Έλεγχος της ορθότητας εκτέλεσης του σχεδίου Εντολής

Πριν από τη μεταφορά του σχεδίου εντολής για υπογραφή στον επικεφαλής της επιχείρησης (τον αναπληρωτή του), ο υπάλληλος της υπηρεσίας DOW ελέγχει την ορθότητα της εκτέλεσής του σύμφωνα με την τρέχουσα κρατικά πρότυπασχετικά με την οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση. Ένα λανθασμένα εκτελεσμένο σχέδιο Διαταγής επιστρέφεται στον Υπάλληλο που το ετοίμασε για αναθεώρηση.

6. Διόρθωση σχεδίου Διαταγής

Ο επικεφαλής της επιχείρησης (ο αναπληρωτής του) μπορεί να κάνει αλλαγές και προσθήκες στο προσχέδιο Εντολής που έλαβε από τον ειδικό της υπηρεσίας DOW για υπογραφή. Τέτοιες αλλαγές και προσθήκες αποτελούν αναπόσπαστο μέρος του σχεδίου Διατάγματος και δεν παραβιάζουν τη νομική του ισχύ.

7. Καταχώρηση της απαιτούμενης "Σφραγίδα περιορισμού της πρόσβασης στο έγγραφο"

Εάν το προσχέδιο Εντολής περιέχει πληροφορίες που περιλαμβάνονται στον Κατάλογο πληροφοριών που αποτελούν εμπορικό απόρρητο της επιχείρησης, ο επικεφαλής (ο αναπληρωτής του) τοποθετεί στο προσχέδιο την εντολή "περιορισμός πρόσβασης στο έγγραφο".

8. Υπογραφή του σχεδίου Διαταγής

Η εντολή υπογράφεται (βάζει την απαραίτητη «υπογραφή» στο Έντυπο Παραγγελίας) από τον Επικεφαλής της επιχείρησης (ή τον αναπληρωτή του, ο οποίος έχει τα κατάλληλα δικαιώματα). Το πρώτο αντίγραφο της Διαταγής υπογράφεται (πρωτότυπο). Η εντολή τίθεται σε ισχύ από τη στιγμή της υπογραφής της, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά στο κείμενό της.

Εγγραφή παραγγελίας

Σε αυτό το στάδιο εκτελούνται τεχνολογικές εργασίες που σχετίζονται με:

• εγγραφή της παραγγελίας·
• επιθέτοντας το απαιτούμενο «Σήμα ελέγχου».

9. Καταχώρηση Παραγγελίας

Μια πλήρως προετοιμασμένη, εκτελεσθείσα και υπογεγραμμένη Εντολή, πριν τη μεταφορά της στον Ανάδοχο για εργασία (εκτέλεση), καταχωρείται από ειδικούς της υπηρεσίας DOW. Η εγγραφή είναι απαραίτητη για τη διασφάλιση της ασφάλειας των εγγράφων, της άμεσης αναζήτησης, της λογιστικής και του ελέγχου τους. Υπάρχουν διάφορες μορφές καταχώρισης εγγράφων: συγκεντρωτική, αποκεντρωμένη και μικτή (σε αυτό το υλικό δεν θα σταθούμε στα λεπτομερή χαρακτηριστικά τους).

Η εγγραφή μιας παραγγελίας είναι μια σταθεροποίηση του γεγονότος της δημιουργίας της, τοποθετώντας σε αυτήν τα στοιχεία "ευρετήριο" και "ημερομηνία" (στη Φόρμα Παραγγελίας) με την επακόλουθη καταγραφή των απαραίτητων πληροφοριών σχετικά με την Παραγγελία σε φόρμες εγγραφής (περιοδικά και / ή κάρτες).

Η παραγγελία καταχωρείται μόνο μία φορά - την ημέρα της υπογραφής της. Κατά τη μεταφορά εγγεγραμμένης Παραγγελίας από μια διαρθρωτική μονάδα της επιχείρησης σε άλλη, δεν γίνεται εκ νέου εγγραφή.

Η απαιτούμενη "ημερομηνία" τοποθετείται στην παραγγελία μετά την υπογραφή της (από ειδικούς της υπηρεσίας DOW).

Το απαιτούμενο «ευρετήριο» του Τάγματος, κατά κανόνα, είναι αραβικοί αριθμοί χωρίς αλφαβητικούς χαρακτήρες, τοποθετημένοι σε χρονολογική σειρά(απλή αύξουσα αρίθμηση) από την αρχή του ημερολογιακού έτους. Αυτή η απαίτηση επικολλάται στην εντολή (στο έντυπο της παραγγελίας) από ειδικούς των σχετικών δομικών τμημάτων (η υπηρεσία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, η διαρθρωτική διεύθυνση του οποίου ο επικεφαλής εκπόνησε το σχέδιο διαταγής), ανάλογα με τη μορφή εγγραφής των εγγράφων που υιοθετήθηκε στην επιχείρηση.

Τα ευρετήρια δεν τοποθετούνται στα Παραρτήματα της Διαταγής.

Οι παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα καταχωρούνται σε ξεχωριστές φόρμες εγγραφής (Ημερολόγια εγγραφής παραγγελιών για την κύρια δραστηριότητα). Η μορφή του αρχείου καταγραφής εγγραφής δεν ρυθμίζεται, δηλαδή, η βέλτιστη σύνθεση και διάταξη των στηλών εγγραφής (λεπτομέρειες) καθορίζεται από την υπηρεσία DOW της επιχείρησης κατά την κρίση της. Η μορφή και η διαδικασία για τη διατήρηση τέτοιων περιοδικών καθορίζονται στις "Οδηγίες για τη διατήρηση ημερολογίου (κάρτες) για την καταχώριση παραγγελιών για βασικές δραστηριότητες" που αναπτύσσει η επιχείρηση. Κατά κανόνα, τα ακόλουθα πεδία εγγραφής χρησιμοποιούνται στις φόρμες εγγραφής:

• ευρετήριο και ημερομηνία·
• συγγραφέας (προγραμματιστής)
• ποιος υπέγραψε?
• τίτλος ή/και περίληψη·
• εφαρμογές?
• ψήφισμα (περιεχόμενο της παραγγελίας, εκτελεστής, συγγραφέας της παραγγελίας, ημερομηνία).
• την απόδειξη παραλαβής της παραγγελίας από τον ανάδοχο·
• περίοδος εκτέλεσης·
• σήμα ελέγχου·
• πρόοδος εκτέλεσης·
• Σημείωση απόδοσης·
• αριθμός υπόθεσης;
• μεταφορά δεδομένων σε φορέα μηχανής

Εάν η Εντολή περιέχει πληροφορίες που περιλαμβάνονται στον Κατάλογο πληροφοριών που συνιστούν εμπορικό μυστικό της επιχείρησης, η Εντολή καταχωρείται σε ειδικό έντυπο λογιστικής (εγγραφής). Η τεχνολογία διαβίβασης εγγράφων που περιέχουν εμπορικά μυστικά στην επιχείρηση δεν λαμβάνεται υπόψη σε αυτό το υλικό.

10. Καταχώρηση του απαιτούμενου "Σήμα ελέγχου"

Η εγγραφή της παραγγελίας μπορεί να θεωρηθεί ως Πρώτο στάδιοέλεγχο της εφαρμογής του. Αφού ο Επικεφαλής (ο αναπληρωτής του) της επιχείρησης υποδείξει ότι η εντολή πρέπει να τεθεί υπό έλεγχο, ο ειδικός του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος βάζει το απαραίτητο "σημάδι στον έλεγχο" στο αριστερό περιθώριο της παραγγελίας απέναντι από την απαιτούμενη "επικεφαλίδα προς το κείμενο» (λιγότερο συχνά - απέναντι από τα ελεγχόμενα σημεία αυτής της Διαταγής).

Εκτέλεση και έλεγχος εκτέλεσης της παραγγελίας

Σε αυτό το στάδιο εκτελούνται τεχνολογικές εργασίες που σχετίζονται με:

• αναπαραγωγή της παραγγελίας·
• πιστοποίηση των αντιγράφων της παραγγελίας.
• διανομή της παραγγελίας (αντίγραφα) σε εκτελεστές·
• την υποβολή παραγγελίας για έλεγχο·
• έλεγχος της έγκαιρης παραλαβής της εντολής (αντίγραφα) από τους εκτελεστές·
• εκτέλεση της εντολής·
• επαλήθευση και ρύθμιση της εκτέλεσης της εντολής·
• αναφορά στον επικεφαλής της επιχείρησης σχετικά με την εφαρμογή της εντολής·
• συμφωνώντας να αλλάξετε τους όρους και τη διαδικασία για την εκτέλεση της Εντολής·
• αλλαγή των όρων και της διαδικασίας για την εκτέλεση της Εντολής·
• ολοκλήρωση της εκτέλεσης της παραγγελίας.

Η παραγγελία, υπογεγραμμένη από τον επικεφαλής (ο αναπληρωτής του) και εγγεγραμμένη από τους ειδικούς της υπηρεσίας DOW, μεταφέρεται στους αναδόχους που υποδεικνύονται σε αυτήν έναντι παραλαβής για εργασίες για την υλοποίησή της.

11. Αναπαραγωγή της Παραγγελίας

Εάν στην Εντολή αναφέρονται περισσότεροι Εκτελεστές, τότε για να διασφαλιστεί η έγκαιρη εκτέλεση της Εντολής, επιτρέπεται η αναπαραγωγή της στον απαιτούμενο αριθμό αντιγράφων. Η ανάγκη αναπαραγωγής της Εντολής και ο αριθμός των αντιγράφων (λίστα αλληλογραφίας) καθορίζεται από το άτομο που οργανώνει την εκτέλεσή της (Υπεύθυνος εκτελεστής). Η λίστα αλληλογραφίας υποδεικνύει το όνομα της παραγγελίας, το όνομα του εκτελεστή, τη δομική μονάδα, τον αριθμό των αντιγράφων που μεταφέρθηκαν, την ημερομηνία. Την ευθύνη για τον καθορισμό της κυκλοφορίας και τη σωστή σύνταξη της λίστας αλληλογραφίας έχει ο υπάλληλος που συνέταξε την παρούσα εντολή.

12. Πιστοποίηση διπλών αντιγράφων της Παραγγελίας

Τα αντίγραφα της παραγγελίας είναι πιστοποιημένα από ειδικούς της υπηρεσίας DOW. Για την επικύρωση ενός αντιγράφου της Παραγγελίας, ένας ειδικός της υπηρεσίας DOW επιθέτει στο Έντυπο Παραγγελίας, στο οποίο εκδίδεται κάθε αντίγραφο της Εντολής, την "πιστοποίηση του αντιγράφου".

Όλα τα αναπαραγόμενα και επικυρωμένα αντίγραφα της Παραγγελίας είτε μεταφέρονται από τους ειδικούς της υπηρεσίας DOW στον Υπεύθυνο Εκτελεστή για αυτοδιανομή στους Εργολάβους είτε οι ίδιοι οι ειδικοί της υπηρεσίας DOW τα διανέμουν σε κάθε Ανάδοχο. Αντίγραφα της Παραγγελίας μεταφέρονται στους Ανάδοχους με προσωπική υπογραφή, η οποία τίθεται από αυτούς στη λίστα αλληλογραφίας (συνήθως στο πίσω μέρος της τελευταίας σελίδας της αρχικής παραγγελίας). Στην πρώτη περίπτωση υπογράφει ο Υπεύθυνος Εκτελεστής, αναφέροντας τον αριθμό των αντιγράφων που ελήφθησαν, στη δεύτερη περίπτωση, υπογράφουν όλοι οι Εκτελεστές που έχουν λάβει αντίγραφο της Εντολής.

Η διεκπεραίωση των Παραγγελιών και η μεταφορά τους για εργασία (εκτέλεση) στους Εργολάβους πρέπει να πραγματοποιηθεί εντός μίας εργάσιμης ημέρας από τη στιγμή της παραλαβής τους μετά την υπογραφή τους στην υπηρεσία DOW.

14. Δήλωση Εντολής για έλεγχο

Η εκτέλεση όλων των καταχωρισμένων Παραγγελιών υπόκειται σε έλεγχο.

Υπεύθυνος για την οργάνωση του ελέγχου στην εκτέλεση της Εντολής είναι ο Επικεφαλής (ο αναπληρωτής του) της επιχείρησης. Ο κύριος στόχος της οργάνωσης του ελέγχου είναι η εξασφάλιση έγκαιρης και υψηλής ποιότητας εκτέλεσης της παραγγελίας. Ο έλεγχος της εκτέλεσης της εντολής διενεργείται από ειδικούς της υπηρεσίας DOW και τον υπάλληλο που εκπόνησε αυτήν την εντολή.

Για να θέσουν την παραγγελία υπό έλεγχο, οι ειδικοί του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος συμπληρώνουν τις κατάλληλες στήλες στις φόρμες εγγραφής (περιοδικά ή/και κάρτες).

15. Έλεγχος έγκαιρης παραλαβής της Εντολής (αντίγραφα) από τους εκτελεστές

Εάν η διανομή της παραγγελίας (των αντιγράφων της) στους Εργολάβους πραγματοποιήθηκε ανεξάρτητα από τον Υπεύθυνο Ανάδοχο, τότε οι ειδικοί της υπηρεσίας DOW πρέπει να ελέγξουν την έγκαιρη παραλαβή τους από τους Ανάδοχους προκειμένου να ξεκινήσουν οι εργασίες για την εκτέλεση των οδηγιών που καταγράφονται στο το.

16. Εκτέλεση της Διαταγής

Εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών από τον Ανάδοχο στο πλαίσιο της ανάθεσης (εργασίας) που αναγράφεται στην Παραγγελία.

17. Επαλήθευση και ρύθμιση της εκτέλεσης της Εντολής

Ο υπεύθυνος εκτελεστής ελέγχει ανεξάρτητα προσωπικά την πρόοδο της εκτέλεσης της Εντολής.

Ειδικοί της υπηρεσίας DOW ελέγχουν την προθεσμία για την εκτέλεση της Εντολής. Ο όρος για την εκτέλεση της Εντολής είναι η χρονική περίοδος που διατίθεται για την εκτέλεση της Εντολής ή η ημερολογιακή ημερομηνία κατά την οποία έχει προγραμματιστεί η εκτέλεση. Οι όροι εκτέλεσης της Εντολής μπορεί να είναι τυπικοί ή ατομικοί.

Οι τυπικές προθεσμίες για την εκτέλεση των εγγράφων καθορίζονται με πράξεις των ανώτατων οργάνων της κρατικής εξουσίας και διοίκησης. Διατίθενται 10 ημέρες για εξέταση και αναφορά σχετικά με την εκτέλεση των εντολών με τυπικές προθεσμίες εκτέλεσης, εάν η προθεσμία για την εκτέλεση δεν καθορίζεται στην Εντολή.

Οι επιμέρους όροι εκτέλεσης υποδεικνύονται από τον συντάκτη της εντολής στο κείμενό της ή ορίζονται από τον επικεφαλής (ο αναπληρωτής του) της επιχείρησης. Οι τυπικοί και μεμονωμένοι όροι υπολογίζονται σε ημερολογιακές ημέρες από τη στιγμή της υπογραφής (θέσης σε ισχύ) της Διαταγής. Εάν η μεμονωμένη προθεσμία για την εκτέλεση της Εντολής διαφέρει από την τυπική, τότε η μεμονωμένη προθεσμία θεωρείται ως η προθεσμία για την εκτέλεση. Εάν είναι απαραίτητο να εκπληρωθούν τα σημεία της Παραγγελίας σε διαφορετικές χρονικές στιγμές, κάθε στοιχείο έχει τη δική του προθεσμία για την εκτέλεση.

Ο έλεγχος της εκτέλεσης της εντολής διενεργείται καθημερινά, εάν απομένουν από 1 έως 5 ημέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας εκτέλεσης και δύο φορές κατά τη διάρκεια της περιόδου - εάν απομένουν από 5 έως 10 ημέρες πριν από την προθεσμία εκτέλεσης.

18. Αναφορά στον Προϊστάμενο της επιχείρησης για την εφαρμογή της Διαταγής

Ο υπεύθυνος εκτελεστής και οι ειδικοί της υπηρεσίας DOW, με βάση τα αποτελέσματα του ελέγχου, ενημερώνουν τον επικεφαλής (τον αναπληρωτή του) της επιχείρησης για την πρόοδο της εκτέλεσης της παραγγελίας, τα αποτελέσματα που επιτεύχθηκαν και τις περιστάσεις που έχουν προκύψει που εμποδίζουν την εκτέλεση του Τάγματος έγκαιρα.

19. Συντονισμός αλλαγών στο χρονοδιάγραμμα και τη διαδικασία για την εκτέλεση της Εντολής

Εάν είναι απαραίτητο, ο Επικεφαλής (ο αναπληρωτής του) της επιχείρησης και ο Υπεύθυνος εκτελεστής θα συμφωνήσουν για αλλαγή του χρόνου και της διαδικασίας για την εκτέλεση της Εντολής. Βάση για αυτό είναι το υπόμνημα του Υπεύθυνου Στελέχους με κίνητρο την ανάγκη τέτοιων αλλαγών. Η απόφαση για αλλαγή του χρόνου και της διαδικασίας για την εκτέλεση της εντολής αντικατοπτρίζεται στην απόφαση του επικεφαλής (του αναπληρωτή του) της επιχείρησης.

Η αλλαγή των όρων και της διαδικασίας για την εκτέλεση της Εντολής πρέπει να εκτελεστεί τουλάχιστον δύο ημέρες πριν από τη λήξη της Εντολής.

20. Αλλαγή όρων και διαδικασίας για την εκτέλεση της Εντολής

Με βάση την απόφαση του επικεφαλής (του αναπληρωτή του) της επιχείρησης, οι ειδικοί της υπηρεσίας DOW αλλάζουν τους όρους και τη διαδικασία εκτέλεσης της παραγγελίας κάνοντας τις απαραίτητες προσαρμογές στις κατάλληλες στήλες στα έντυπα εγγραφής (περιοδικά ή/και καρτέλλες).

21. Ολοκλήρωση της εκτέλεσης της Διαταγής

Η εντολή θεωρείται εκτελεσθείσα εάν όντως εκτελούνται τα προβλεπόμενα σε αυτήν μέτρα (ολοκληρώνεται συγκεκριμένη εργασία, συντάσσεται έγγραφη απάντηση κ.λπ.) ή συντάσσεται άλλο έγγραφο για την εκτέλεσή της.

Μεταφορά της εκτελεσθείσας εντολής στην υπόθεση

Σε αυτό το στάδιο εκτελούνται τεχνολογικές εργασίες που σχετίζονται με:

• επιστροφή της εκτελεσθείσας Εντολής στην υπηρεσία DOW·
• πρακτικό εκτέλεσης της εντολής·
• αφαίρεση της εκτελεσθείσας Εντολής από τον έλεγχο και κατάθεσή της στη δικογραφία.

22. Επιστροφή της εκτελεσθείσας Εντολής στην υπηρεσία DOW

Η παραγγελία που καταχωρήθηκε από τους ειδικούς της υπηρεσίας DOW, μετά την εκτέλεση, πρέπει να επιστραφεί από τον Υπεύθυνο Εκτελεστή στην υπηρεσία DOW για κατάθεση στη δικογραφία (σχηματισμός υποθέσεων).

23. Πρακτικό εκτέλεσης της Διαταγής

Το αποτέλεσμα της εκτέλεσης της Εντολής παρουσιάζεται σε γραπτή έκθεση ή σημειώνεται σε σύντομη μορφήστην ίδια την παραγγελία (Ο υπεύθυνος εκτελεστής ή/και οι ειδικοί της υπηρεσίας DOW συμπληρώνουν το πεδίο " σύντομες πληροφορίεςσχετικά με την εκτέλεση του "απαιτούμενου" ένα σήμα για την εκτέλεση του εγγράφου και την αποστολή του στην υπόθεση"). Επιπλέον, οι ειδικοί της υπηρεσίας DOW κάνουν τα απαραίτητα σημάδια (αρχεία) στις κατάλληλες στήλες των εντύπων εγγραφής ( περιοδικά ή/και κάρτες).

24. Αφαίρεση της εκτελεσθείσας Εντολής από έλεγχο και αρχειοθέτησή της στο αρχείο

Η εντολή αφαιρείται από τον έλεγχο μετά την εκτέλεσή της. Εάν η ανάγκη εκτέλεσης της Εντολής έχει εκλείψει, τότε αφαιρείται από τον έλεγχο από το άτομο που την έθεσε υπό έλεγχο. Ταυτόχρονα, οι ειδικοί του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος κάνουν τα απαραίτητα σημάδια (αρχεία) στις κατάλληλες στήλες των εντύπων εγγραφής (περιοδικά ή/και κάρτες).

Η κατάθεση Εντολής σε υπόθεση (σχηματισμός υποθέσεων) είναι μια ομαδοποίηση εκτελεσμένων Εντολών σε υποθέσεις σύμφωνα με την Ονοματολογία Υποθέσεων μιας επιχείρησης. Ο σχηματισμός υποθέσεων πραγματοποιείται από ειδικό στην υπηρεσία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος υπό την άμεση επίβλεψη του Προϊσταμένου της επιχείρησης.

Στο Έντυπο της Εντολής που κατατέθηκε στην υπόθεση, οι ειδικοί της υπηρεσίας DOW βάζουν το απαιτούμενο "σημείο για την εκτέλεση του εγγράφου και την αποστολή του στην υπόθεση" και κάνουν τα απαραίτητα σημάδια (αρχεία) στις κατάλληλες στήλες του τις φόρμες εγγραφής (περιοδικά ή/και κάρτες).

Κατά τη δημιουργία περιπτώσεων, πρέπει να τηρούνται οι ακόλουθες απαιτήσεις:

• Μόνο οι εκτελεσθείσες και σωστά εκτελεσμένες εντολές τοποθετούνται στην θήκη.
• Οι παραγγελίες για βασικές δραστηριότητες ομαδοποιούνται χωριστά από τις παραγγελίες για το προσωπικό.
• Κατά κανόνα, οι εντολές ενός έτους ομαδοποιούνται στην περίπτωση (με εξαίρεση τις περαστικές).
• ένα (πρωτότυπο) αντίγραφο της Διαταγής περιλαμβάνεται στη θήκη.
• Οι παραγγελίες εντός της υπόθεσης ταξινομούνται με αριθμητική (σε αύξουσα σειρά των αριθμών εγγραφής τους (σειριακούς) αριθμούς)·
• Τα παραρτήματα (το έγγραφο φέρει την ένδειξη "Παράρτημα") της Εντολής καταχωρούνται στο αρχείο μαζί με την αντίστοιχη Εντολή.
• τα έγγραφα για τις Παραγγελίες ομαδοποιούνται και αρχειοθετούνται χωριστά και φυλάσσονται από το άτομο που ετοίμασε τα προσχέδιά τους·
• Οι παραγγελίες που περιέχουν πληροφορίες που περιλαμβάνονται στον Κατάλογο πληροφοριών που αποτελούν εμπορικό μυστικό της επιχείρησης ομαδοποιούνται και καταχωρούνται σε ξεχωριστό αρχείο.

Εισαγωγή

Τα έγγραφα συνοδεύουν ένα άτομο για αρκετούς αιώνες. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, έχουν αλλάξει πέρα ​​από την αναγνώριση. Από τα αρχαία χρόνια έχουν έρθει σε εμάς διαφορετικά είδηέγγραφα με τη βοήθεια των οποίων μαθαίνουμε την ιστορία της χώρας μας, τα χαρακτηριστικά της ζωής και τις διάφορες σχέσεις που αναπτύχθηκαν σε εκείνες τις μακρινές εποχές. Τα έγγραφα προέκυψαν μαζί με τη γραφή, στην αρχή ως μέσο διασφάλισης περιουσιακών σχέσεων και στη συνέχεια, με την ανάπτυξη της γραφής, έγιναν μέσο επικοινωνίας, μεταφοράς πληροφοριών. Τα έγγραφα είναι ένα από τα πιο σημαντικά αποθετήρια της ανθρώπινης μνήμης.

Στην αρχαιότητα, τα έγγραφα συντάσσονταν κυρίως διάφορα υλικά. Στην Ασσυρία - σε πήλινες πλάκες, στην Ινδία και την Κεϋλάνη - σε φύλλα φοίνικα, στην Αίγυπτο - σε πέτρινες πλάκες και πάπυρους, στο Αρχαίο Νόβγκοροντ - σε φλοιό σημύδας. Εφευρέθηκε το 105 στην Κίνα, το χαρτί άνοιξε νέα εποχήστη ζωή των εγγράφων. Για πολλούς αιώνες, έχει γίνει σχεδόν το μοναδικό υλικό για διακόσμηση. Μια πραγματική εναλλακτική λύση στα έγγραφα που βασίζονται σε χαρτί εμφανίστηκε μόλις πριν από μερικές δεκαετίες με την εμφάνιση του υπολογιστή. Δεν χρειάζεται να αποδειχθεί ότι η γνώση της εργασίας γραφείου, η ικανότητα τεκμηρίωσης μιας απόφασης διαχείρισης μαζί με την ηθική εργασιακή επικοινωνίαγια έναν διευθυντή οποιουδήποτε επιπέδου, ένας ειδικός έχει γίνει αναπόσπαστο σημάδι επαγγελματισμού.

Κύριος σκοπός της εργασίας είναι η μελέτη και ανάλυση της εργασίας με οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα που συμβάλλουν στη βελτίωση και σωστή οργάνωση της εργασίας. Η δουλειά καθορίζει ενιαίο σύστημαοργάνωση εργασιών γραφείου, καθορίζει ενιαίες απαιτήσεις για έγγραφα, την εκτέλεσή τους στην επιχείρηση και τα δομικά της τμήματα, ενιαίες απαιτήσεις για λογιστική, χρήση και αποθήκευση εγγράφων.

Απαιτήσεις για την προετοιμασία και την εκτέλεση παραγγελιών

Οι ειδικοί της διαχείρισης πιστεύουν ότι η αποτελεσματικότητα μιας επιχείρησης κατά 75% εξαρτάται από την ικανότητα να συντάσσει σωστά οδηγίες, εντολές και να ελέγχει την εκτέλεσή τους.

Υπάρχουν τρεις τύποι παραγγελιών:

παραγγελία για την κύρια δραστηριότητα·

παραγγελία για το προσωπικό.

Διάταξη για διοικητικά και οικονομικά θέματα.

Παραγγελία για την κύρια δραστηριότητα

Εξετάστε τη μεθοδολογία για τη σύνταξη παραγγελίας για την κύρια δραστηριότητα. Οι εντολές για την κύρια δραστηριότητα είναι νομοθετικές κανονιστικές πράξεις που εφαρμόζουν τη δυνατότητα ελέγχου των αντικειμένων από πάνω προς τα κάτω, δηλαδή από τον φορέα διαχείρισης στον διαχειριζόμενο.

Η προετοιμασία της παραγγελίας περιλαμβάνει διάφορα στάδια:

Έναρξη έκδοσης εντολής.

συλλογή των απαραίτητων πληροφοριών·

προετοιμασία σχεδίου εγγράφου·

· Συμφωνία

Έλεγχος της ορθότητας του σχεδίου.

υπογραφή?

Φέρνοντας την παραγγελία στους ερμηνευτές.

Η επεξεργασία των διοικητικών εγγράφων μπορεί να ρυθμίζεται από τον κανονισμό για τη διαδικασία προετοιμασίας και έναρξης ισχύος των διοικητικών εγγράφων του οργανισμού ή με την εισαγωγή κατάλληλης ενότητας στις οδηγίες για τις εργασίες γραφείου του οργανισμού.

Το κείμενο της παραγγελίας αποτελείται από δύο αλληλένδετα μέρη: το διαπιστωτικό και το διοικητικό. Στο διαπιστωτικό μέρος αναφέρονται οι λόγοι που λειτούργησαν ως βάση για την έκδοση της εντολής. Συνήθως αυτό το μέρος αρχίζει με τις ακόλουθες φράσεις συνόλου: "Για να ...", "Βάσει ...", "Σε σχέση με ...".

Εάν η βάση για την έκδοση διαταγής είναι οποιαδήποτε κανονιστική πράξη ανώτερου οργάνου, τότε στο διαπιστωτικό μέρος είναι απαραίτητο να αναφέρεται το είδος της πράξης, ο συντάκτης της, το πλήρες όνομα (τίτλος), ο αριθμός και η ημερομηνία, δηλαδή δίνονται όλα τα δεδομένα αναζήτησης . Εάν δεν χρειάζεται να δοθούν διευκρινίσεις, τότε το διαπιστωτικό μπορεί να απουσιάζει.

Το διοικητικό μέρος χωρίζεται από το δηλωτικό με το ρήμα «παραγγέλλω», το οποίο γράφεται με κεφαλαία γράμματα από νέα γραμμή, χωρίς παράγραφο και εισαγωγικά, τοποθετείται άνω και κάτω τελεία στο τέλος του ρήματος. Το διοικητικό μέρος χωρίζεται σε παραγράφους και υποπαραγράφους, οι οποίες αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς. Κάθε παράγραφος του διοικητικού μέρους υποδεικνύει τον εκτελεστή, την προβλεπόμενη ενέργεια και την προθεσμία για την εκτέλεση. Τόσο μεμονωμένοι αξιωματούχοι όσο και οργανισμοί μπορούν να ενεργήσουν ως εκτελεστές. Ο αριθμός των ερμηνευτών για κάθε αντικείμενο δεν είναι περιορισμένος. Ο εκτελεστής υποδεικνύεται στη δοτική πτώση. Για παράδειγμα: "Στους διευθυντές εργοστασίων ...", "Στον επικεφαλής του τμήματος προσωπικού Ivanov V.P ...", κ.λπ. Η προβλεπόμενη ενέργεια εκφράζεται με ρήματα στον αόριστο τύπο "προετοιμασία", "εγγραφή", " παρέχω», «εγκρίνω». Η προθεσμία πρέπει να είναι ρεαλιστική, να αντιστοιχεί στο εύρος της προτεινόμενης εργασίας. Συνήθως, ορίζεται ξεχωριστή ημερομηνία λήξης για κάθε εργασία. Το τελευταίο στοιχείο στις παραγγελίες υποδεικνύει το άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί ο έλεγχος της εκτέλεσης του εγγράφου (θέση και πλήρες όνομα). Τα διοικητικά έγγραφα μπορεί να έχουν παραρτήματα, τα οποία αναφέρονται στις σχετικές παραγράφους του διοικητικού μέρους. Ωστόσο, η ιδιότητα «εφαρμογή» δεν χρησιμοποιείται σε αυτή την περίπτωση, οι αναφορές σε εφαρμογές δίνονται εντός παρενθέσεων στις σχετικές παραγράφους. Για παράδειγμα: "Έγκριση των οδηγιών για εργασίες γραφείου."

Στην ίδια την εφαρμογή, στην επάνω δεξιά γωνία του πρώτου φύλλου, τυπώνεται η λέξη «Αίτηση» (αν υπάρχουν πολλές αιτήσεις, είναι αριθμημένες) και αναγράφεται σε ποια σειρά ή παράγραφο της σειράς ανήκει η αίτηση, για παράδειγμα

Διαταγή - νομική πράξη που εκδίδεται από τον επικεφαλής ενός διοικητικού οργάνου που ενεργεί με βάση την ενότητα διοίκησης για τη διασφάλιση των κύριων και επιχειρησιακών δραστηριοτήτων.

Παράρτημα της παραγγελίας - πρόσθετα υλικά αναφοράς, τεκμηρίωση ή άλλης φύσης στο κύριο κείμενο της παραγγελίας.

Εάν το παράρτημα της παραγγελίας είναι έγγραφο προς έγκριση (κανονισμοί, κανόνες, οδηγίες κ.λπ.), σημειώνεται στην αντίστοιχη παράγραφο του διοικητικού μέρους: "(επισυνάπτεται)", και η σφραγίδα έγκρισης του εγγράφου είναι τοποθετείται στο παράρτημα στην επάνω δεξιά γωνία.

Σε πρόχειρες παραγγελίες που έχουν μία ή περισσότερες εφαρμογές, πρέπει να υπάρχει μια ενιαία σελιδοποίηση που να καλύπτει το κύριο κείμενο και όλες τις εφαρμογές.

Τα παραρτήματα των σχεδίων διαταγών πρέπει να επικυρώνονται από τον εκτελεστή που τα εκπόνησε, τους προϊσταμένους των διαρθρωτικών τμημάτων. Μια λίστα αλληλογραφίας επισυνάπτεται στο προσχέδιο παραγγελίας.

Η παραγγελία εκδίδεται σε κοινό έντυπο μορφής Α4. Περαιτέρω, κατά τη διάρκεια των εργασιών για το σχέδιο παραγγελίας, ακολουθούν τα στάδια έγκρισης και υπογραφής. Τα σχέδια εντολών που προετοιμάζονται για έγκριση συντάσσονται σε τυπικά φύλλα χαρτιού με όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες και μια ένδειξη στο επάνω πεδίο του εγγράφου στα δεξιά - "Έργο".

Πριν από την υπογραφή, το έργο υπόκειται σε συμφωνία με όλους ενδιαφερόμενα μέρη, καθώς και με διαρθρωτικών τμημάτωνκαι τους υπαλλήλους τους οποίους αφορά. Ο συντονισμός πραγματοποιείται με όραση. Βίζες ή σφραγίδα έγκρισης, κατά κανόνα, τοποθετούνται στο πρώτο αντίγραφο του έργου. Σε περίπτωση διαφωνίας με το έργο συντάσσεται αιτιολογημένο συμπέρασμα. Πριν από την υπογραφή, το έργο ελέγχεται προσεκτικά για ορθογραφικά ή στυλιστικά λάθη. Η εντολή υπογράφεται από τον επικεφαλής ή τον αναπληρωτή επικεφαλής της επιχείρησης.

Για να εξοικειωθείτε με την παραγγελία, μπορούν να προετοιμαστούν αποσπάσματα από την παραγγελία για κάθε είδος.

Ο εργοδότης οφείλει να οργανώνει τη σωστή και έγκαιρη τήρηση των βιβλίων εργασίας και την ευθύνη για την τήρηση, αποθήκευση, καταγραφή και έκδοση βιβλίων εργασίας φέρει ειδικά εξουσιοδοτημένο πρόσωπο που ορίζεται με εντολή (εντολή) του εργοδότη. Η έκδοση τέτοιας εντολής για την κύρια δραστηριότητα είναι υποχρεωτική, παρά το γεγονός ότι οι υποχρεώσεις εργασίας με βιβλία εργασίαςπεριλαμβάνονται πάντα στις περιγραφές θέσεων εργασίας και ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣυπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για την εργασία με βιβλία εργασίας. Σε σχέση με την περιοδική αλλαγή των υπαλλήλων προσωπικού, καθώς και την πιθανή προσωρινή απουσία τους, δεν φαίνεται επιθυμητό να αναφέρετε στο κείμενο της εντολής για τον διορισμό του ατόμου που είναι υπεύθυνο για την εργασία με βιβλία εργασίας το όνομα του υπαλλήλου που εργάζεστε αυτήν τη στιγμή και εσείς μπορεί να περιοριστείς στον τίτλο της θέσης (εάν της ανατεθεί μία μονάδα προσωπικού).