Σήμερα, η συνάφεια της μελέτης και της εφαρμογής αυτής της έννοιας είναι δύσκολο να υπερεκτιμηθεί. Ο ρόλος της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας είναι σημαντικός στη ζωή κάθε συγκεκριμένου οργανισμού και έχει επίσης μεγάλη σημασία σε διεθνές επίπεδο. Αρμόδια κατοχή επιχειρηματικό στυλαυξάνει τη θέση και την εξουσία ενός ατόμου, ανοίγοντας νέα καριέρα και προσωπικές προοπτικές γι 'αυτόν. Μπορεί να περιγραφεί ως μια φόρμουλα επιτυχίας, το αποτέλεσμα της οποίας επηρεάζεται από την ομιλία, τη συμπεριφορά και τον κώδικα ενδυμασίας ενός ατόμου.
Ορισμός και προέλευση του επιχειρηματικού στυλ στην ομιλία
Επιχειρηματικό στυλ στην ομιλίαείναι ένα σύνολο γλωσσικών και άλλων μέσων που μπορούν να εφαρμοστούν στον τομέα των επίσημων επικοινωνιών. Τέτοιες σχέσεις μπορεί να προκύψουν μεταξύ ανθρώπων, οργανισμών και κρατών. Αυτή η μορφή επικοινωνίας έχει τις ρίζες της στην αρχαιότητα. Στην εποχή κράτος Κιέβουάρχισαν να εμφανίζονται έγγραφα που είχαν νομική ισχύ. Μεταξύ άλλων μορφών βιβλίων, προέλευση επιχειρηματικό στυλ ξεκίνησε τον 10ο αιώνα. Αυτήν τη στιγμή χρησιμοποιείται για τη μεταγλώττιση νομοθετικά έγγραφα, εντολές, συμφωνίες, σε επίσημη αλληλογραφία.
Επίσημο επιχειρηματικό στυλ- ένα λειτουργικό είδος γλώσσας, που χαρακτηρίζεται από σταθερότητα και τυποποίηση. Δεν επιτρέπει διφορούμενες και κακώς δομημένες προτάσεις και φράσεις. Οι λέξεις χρησιμοποιούνται αποκλειστικά σε άμεσο νόημα. Παραδείγματα αυτού του στυλ είναι οι αναφορές προσωπικοτήτων σε επίσημες και επίσημες συναντήσεις και συναντήσεις. Χρησιμοποιείται επίσης στην ατμόσφαιρα εργασίας σε συναντήσεις, παρουσιάσεις, συναντήσεις.
Μορφές εκδήλωσης επιχειρηματικού στυλ
Η επίσημη μορφή βρίσκει την εφαρμογή της γραπτώς, προφορική επικοινωνία, γκαρνταρόμπα. Ο τρόπος ντυσίματος είναι περίεργος επαγγελματική κάρταπρόσωπο, είτε είναι στην προεδρία, είτε διευθύνει την εταιρεία είτε ασκεί τακτικά καθήκοντα σε αυτήν. Εκτός από την πρώτη εντύπωση, τα ρούχα μπορούν να έχουν ψυχολογικό αντίκτυπο στους συνομιλητές. Ρούχα επαγγελματικού στυλαπαιτεί περισσότερη προσοχή.
Οι εταιρικοί τρόποι εκδηλώνονται στην ανθρώπινη συμπεριφορά. Συστατικά: η ικανότητα να παραμείνετε ήρεμοι και να συμπεριφέρεστε με αξιοπρέπεια σε μια μη τυπική κατάσταση, η θέληση για δράση, η προθυμία να αναλάβετε ευθύνη, να μην φοβάστε να είστε ευέλικτοι, να είστε αντικειμενικοί. Επιχειρηματική συμπεριφοράυπόκειται σε ορισμένα: ΚΟΙΝΗ ΛΟΓΙΚΗ, ηθική, σκοπιμότητα, συντηρητισμός, αποτελεσματικότητα και άλλα.
Επιχειρηματικό στυλ ομιλίας
Ενδυματολογικός κώδικας της εταιρείας και οι λειτουργίες της
Κάθε μεγάλη εταιρεία έχει το δικό της ενδυματολογικό κώδικα. Βοηθά στην ενοποίηση εμφάνισηεργαζόμενους και διατήρηση της εικόνας της εταιρείας. επηρεάζει θετικά τη φήμη της εταιρείας και δημιουργεί μια συνολική εντύπωση για αυτήν στα μάτια των πελατών. Κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να έχει τουλάχιστον τέσσερα κοστούμια στην γκαρνταρόμπα του, τα οποία θα πρέπει να αλλάζουν περιοδικά. Το περπάτημα με το ίδιο κοστούμι για δύο ή περισσότερες συνεχόμενες ημέρες δεν συνιστάται.
Σε ορισμένες μεγάλες εταιρείεςπροβλέπονται ειδικές και μάλλον αυστηρές απαιτήσεις. Ο ενδυματολογικός κώδικας στη σύμβαση με τον εργαζόμενο δίνεται σε πολλές σελίδες με λεπτομερή περιγραφή του ρουχισμού και των υλικών από τα οποία πρέπει να κατασκευαστεί. Σε σύγκριση με ξένες εταιρείες, στις χώρες της ΚΑΚ είναι πιο πιστές στη στολή των εργαζομένων. Καθορίζονται ξεχωριστές απαιτήσεις για υποχρεωτικές επιχειρηματικό στυλ για διαπραγματεύσεις, παρουσιάσεις ή επιτόπιες συναντήσεις. Η Παρασκευή θεωρείται «ημέρα χωρίς ισοπαλία» εάν δεν έχουν προγραμματιστεί σημαντικές συναντήσεις για εκείνη την ημέρα.
Η εισαγωγή ενός κώδικα ενδυμασίας επηρεάζει όχι μόνο τη γενική εταιρική κουλτούρα. Η καλαίσθητα επιλεγμένη γκαρνταρόμπα κάνει τον εργαζόμενο πιο πειθαρχημένο. Νιώθει την προσωπική ευθύνη που βαραίνει όταν. Τέτοιοι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να πετύχουν στις διαπραγματεύσεις.
Η σημασία του επιχειρηματικού στυλ στην επιχείρηση
Στον επιχειρηματικό κόσμο, είναι εξαιρετικά σημαντικό να ακολουθείτε ένα συγκεκριμένο σύνολο κανόνων και κανόνων που υπαγορεύουν τον τρόπο ομιλίας και συμπεριφοράς διαφορετικές καταστάσεις. Τηρώντας αυτές τις απαιτήσεις, μπορείτε να βασιστείτε σε μια αποτελεσματική συνάντηση, διαπραγματεύσεις, υπογραφή σύμβασης. Ακόμα και ένα δείπνο ή μια συνάντηση χωρίς γραβάτες πρέπει να γίνεται με τον κατάλληλο τρόπο.
Συμμόρφωση με το επιχειρηματικό στυλδεν είναι κάτι ανέφικτο για αρχάριους. Ο καθένας μπορεί να μάθει τις βασικές αρχές σύμφωνα με τις οποίες πρέπει να γίνεται μια συνάντηση, συνομιλία, παρουσίαση. Θεωρητικά, τα κύρια μοντέλα συμπεριφοράς έχουν καθοριστεί, περιγραφεί εδώ και καιρό σημαντικές αρχέςκαι νόρμες. Για παράδειγμα, στην πρώτη συνάντηση, ο αλγόριθμος χρονολόγησης είναι ο εξής: χαιρετισμός, εισαγωγή και ανταλλαγή επαγγελματικών καρτών.
Στην πράξη μπορεί να προκύψουν δυσκολίες, αφού σε όλα χρειάζεται εμπειρία. Μη φοβάσαι δικά τους λάθη. καλός τόνοςθεωρείται ότι ζητά άμεσα συμβουλές από ένα άτομο με μεγαλύτερη γνώση. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να διατηρεί κανείς μια αποδεκτή απόσταση, να αποφεύγει την εξοικείωση στη συμπεριφορά και να μην επιλέγει την εύνοια του συνομιλητή.
Κανόνες επιχειρηματικού στυλ σε συναντήσεις χωρίς γραβάτες
Σε τέτοιες συναντήσεις δεν επιλύονται σημαντικά θέματα και δεν υπογράφονται έγγραφα. Άτυπη ατμόσφαιρα που ευνοεί τη συζήτηση κοινές προοπτικέςκαι σχέδια για το μέλλον, περιστασιακές συζητήσεις για την οικογένεια και τα χόμπι. Μπορείτε να χαλαρώσετε και να αποκλίνετε από τη συμμόρφωση με αυστηρούς κανόνες. άτυπη επαγγελματική ενδυμασίασας επιτρέπει να φοράτε πιο άνετα πράγματα. Σε όποιο ελεύθερο σχήμα κι αν γίνεται η επικοινωνία, οι συνομιλητές θα πρέπει να συμπεριφέρονται με αξιοπρέπεια και φιλικότητα για να περάσουν καλά μαζί.
Η σύνταξη κειμένων επιχειρηματικού στυλ στη σωστή μορφή δεν δίνεται σε όλους. Η βασική παγίδα στην οποία πέφτουν καθημερινά χιλιάδες συγγραφείς είναι η εντελώς εσφαλμένη ερμηνεία των επιχειρηματικών κειμένων και η παρανόηση των αρχών της δουλειάς τους.
Σύμφωνα με επίσημες πηγές, λοιπόν:
Το κείμενο του επίσημου επιχειρηματικού στυλ είναι το κύριο μέσο επικοινωνίας σε επιχειρηματικά, νομικά και άλλα περιβάλλοντα που περιλαμβάνουν την ανταλλαγή απρόσωπων επίσημων πληροφοριών.
Πολύ απλός ορισμός, σωστά;! Κι όμως, για άγνωστο λόγο, χιλιάδες δικηγόροι, οικονομολόγοι, διευθυντές, ακόμη και διπλωμάτες προσπαθούν καθημερινά να προσθέσουν το ίδιο λανθασμένο πρόσημο σε τέτοια κείμενα. Ξερεις κατι?
Το λάθος της σύγχρονης επιχειρηματικής αλληλογραφίαςείναι ότι οι άνθρωποι σκόπιμα το περιπλέκουν. Για κάποιο λόγο, είναι γενικά αποδεκτό ότι όσο πιο σύνθετο είναι το μήνυμα, όσο πιο πονηρή είναι η ορολογία και όσο μεγαλύτερη είναι η πρόταση, τόσο πιο έντονο θα είναι το υλικό. Λένε ότι δεν μπορείς να χαλάσεις το χυλό με βούτυρο.
Σε αυτό το άρθρο θα προσπαθήσουμε να μιλήσουμε για το τι πρέπει να είναι πραγματικά καλό κείμενοεπιχειρηματικό στυλ, ποια πρέπει να είναι η δομή του, σε τι πρέπει να δοθεί προσοχή και ποια λάθη δεν πρέπει να γίνουν. Υποσχόμαστε ότι μετά από αυτή τη σημείωση θα μπορείτε να ρίξετε μια ελαφρώς διαφορετική ματιά στους κανόνες για τη σύνταξη επιχειρηματικών κειμένων.
Απαιτήσεις για το επιχειρηματικό κείμενο και η δομή του
Σε γενικές γραμμές, πολλά έγγραφα είναι γραμμένα με επίσημο επιχειρηματικό στυλ, που κυμαίνονται από το σύνταγμα και τις κρατικές πράξεις, που τελειώνουν με επεξηγηματικές και απολυτικές. Μας ενδιαφέρουν, πρώτα απ' όλα, κείμενα για επαγγελματικούς λόγους και ως εκ τούτου η κύρια έμφαση θα δοθεί σε αυτό.
Τα κείμενα επαγγελματικών κειμένων έχουν τα δικά τους διακριτικά χαρακτηριστικά που δεν έχουν άλλα στυλ. Εδώ είναι τα κύρια σημάδια:
Περιεκτικότητα. Η δημιουργία ενός επαγγελματικού κειμένου απαιτεί οίκτο για τον αναγνώστη. Εάν οι γραφειοκράτες έχουν την πολυτέλεια να δημιουργούν «αριστουργήματα» σε πολλά φύλλα, τότε αυτό δεν είναι ευπρόσδεκτο στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Δεδομένου ότι οι επιχειρηματίες είναι πολυάσχολοι άνθρωποι, τότε τα κείμενα πρέπει να γίνονται με τέτοιο τρόπο ώστε ένα άτομο να μπορεί να εξοικειωθεί μαζί τους χωρίς Corvalol. Μόνο γεγονότα, μόνο αριθμοί, μόνο σημαντικές λεπτομέρειες.
Κατανοήστε σωστά: συντομία δεν σημαίνει παράλειψη ορισμένων σημαντικών λεπτομερειών. Πρέπει να δοθούν όλες οι εξηγήσεις και σημαντικά σημεία- που αναφέρθηκαν. Συνοπτικότητα σε αυτή την περίπτωση είναι η απόρριψη του βερμπαλισμού για χάρη του βερμπαλισμού.
Σαφής δομή.Πρέπει να σκεφτείτε εκ των προτέρων τη δομή μιας επαγγελματικής επιστολής. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από ένα κείμενο στο οποίο το νόημα πηδά συνεχώς από τόπο σε τόπο. Συνιστούμε να επιλέξετε ένα σημείο εκκίνησης από το οποίο θα ξεκινήσετε να ξεδιπλώνετε την αφήγηση.
Εάν αναφέρετε ένα γεγονός, προσπαθήστε να εισάγετε αμέσως όλα όσα θέλετε να αναφέρετε σχετικά με αυτό το γεγονός. : δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να διαβάζεις ένα αδόμητο «φύλλο» κειμένου. Ιδανικά, αν κάθε παράγραφος έχει μια ολοκληρωμένη σκέψη. Αυτό θα κάνει την ανάγνωση πολύ πιο εύκολη.
Έλλειψη συναισθήματος.Όταν γράφετε ένα κείμενο επιχειρηματικού στυλ, συνιστούμε να θυμάστε τους Άγγλους άρχοντες, οι οποίοι δεν μπορούν να ντρέπονται ακόμη και από μια έκρηξη βόμβας. Χωρίς συναισθήματα, μόνο γεγονότα με ίσιο πρόσωπο. Ωστόσο, υπάρχουν και εξαιρέσεις εδώ: εάν είστε σε αλληλογραφία με ένα άτομο που σας αρέσει, αλλά η μορφή εργασιακή επικοινωνίαδεν επιτρέπει ειδικές ελευθερίες, μπορεί κανείς μόνο να υπαινίσσεται προφανή συμπάθεια.
Για παράδειγμα, βάλε θαυμαστικάσε δύο προτάσεις στη σειρά ή εισάγετε κάποια λέξη από το λογοτεχνικό ύφος. Φαίνεται να είναι ασήμαντο, αλλά ένα άτομο με εμπειρία στην επαγγελματική αλληλογραφία θα καταλάβει τα πάντα τέλεια.
Ευκολία Παρουσίασης. Εάν σέβεστε το άτομο που θα διαβάσει το κείμενό σας, κρατήστε το υλικό απλό. Όχι απλοποιημένο, αλλά απλό. Παρά το γεγονός ότι οι κανόνες για τη σύνταξη κειμένων επιχειρηματικού στυλ επιτρέπουν τη χρήση κληρικαλισμού και ειδικών όρων, δεν πρέπει να επιδεινώσετε το υλικό με πολύπλοκες δομές. Αλίμονο, αλλά συχνά οι προτάσεις είναι τόσο μπερδεμένες και μεγάλες που στο τέλος ξεχνάς ήδη την αρχή.
Βλέπετε πώς η πρόταση γίνεται πολύ περίπλοκη; Χωρίστε το σε δύο ή τρεις μικρότερες προτάσεις. Δεν θα σας βλάψει, αλλά είναι βολικό για ένα άτομο.
Χρήση προθέσεων και σύνθετων συνδέσμων. Ίσως τα επαγγελματικά κείμενα είναι η μόνη μορφή όπου μαζική χρήσηπροθέσεις (με βάση, σύμφωνα με, και ούτω καθεξής) και συνδέσμους (λόγω του γεγονότος ότι, σε σχέση με το γεγονός ότι, και ούτω καθεξής). Φυσικά, δεν χρειάζεται να τα διατυπώσετε στη λέξη, αλλά για να δώσετε στο κείμενο την εμφάνιση ενός επαγγελματικού μηνύματος, αυτή είναι μια πολύ, πολύ καλή τεχνική.
Λοιπόν, ας επαναλάβουμε τους βασικούς κανόνες για τη δημιουργία ενός επιχειρηματικού κειμένου για άλλη μια φορά:
Θα πρέπει να είναι ένα σαφώς δομημένο υλικό μικρού μεγέθους.
Σε ένα τέτοιο κείμενο δεν υπάρχει χώρος για συναισθήματα και απώλεια λογικών νημάτων.
Θα πρέπει να προσπαθήσετε για την απλότητα της παρουσίασης, αρνούμενοι περίπλοκες προτάσεις.
Ο στόχος σας είναι να μεταφέρετε επιχειρηματικές πληροφορίες στο άτομο, αλλά να τις κάνετε όσο το δυνατόν απλούστερες.
Επιχειρησιακό κείμενο σημάδιαΤρία παραδείγματα μίνι κειμένων σε επιχειρηματικό στυλ
Παράδειγμα ένα. Επαγγελματική επιστολή σε πελάτη:
Αγαπητέ Sergey Sergeevich! Σε απάντηση του αιτήματός σας για τοποθέτηση νέας πόρτας, σας ενημερώνουμε ότι στις 25 Δεκεμβρίου θα σας επισκεφθεί εκπρόσωπος της εταιρείας μας. Συνήθως, ο χρόνος εγκατάστασης της πόρτας δεν υπερβαίνει τη μία ώρα. Ελπίζουμε ότι θα μείνετε ικανοποιημένοι με την ποιότητα της δουλειάς μας.
Δεύτερο παράδειγμα. Ένα κείμενο για μικρές επιχειρήσεις για τους υπαλλήλους της εταιρείας:
Στις 5 Δεκεμβρίου 2015, η Εταιρεία Ν ξεκινά να συμμετέχει στον ετήσιο κοινωνικό μαραθώνιο Feed the Cat. Στο πλαίσιο αυτό, η διοίκηση της εταιρείας συνιστά σε όλους τους εργαζόμενους να φέρνουν καθημερινά ΧΩΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 2 λίτρα γάλα με περιεκτικότητα σε λιπαρά τουλάχιστον 2,5%.
Εάν βρεθεί γάτα ή γάτα οποιασδήποτε ηλικίας, θα πρέπει να δοθεί αμέσως γάλα στο ζώο. Οι εργαζόμενοι που πίνουν τον μέγιστο αριθμό ζώων θα ανταμειφθούν στο τέλος του τρέχοντος τριμήνου.
Τρίτο παράδειγμα. Επιστολή αρχηγού:
Εγώ, ο Ivanov Ivan Ivanovich, από τις 5 Δεκεμβρίου έως τις 12 Φεβρουαρίου του τρέχοντος έτους, στο πλαίσιο του κοινωνικού μαραθωνίου "Feed the Cat", έδωσα γάλα σε 12 γάτες και 10 γάτες. Ξόδεψα τα μπόνους που έλαβα για τη νίκη στον εταιρικό διαγωνισμό για προσωπικούς σκοπούς.
Δεδομένου ότι τα ζώα έχουν συνηθίσει να παίρνουν γάλα από εμένα και δεν έχω χρήματα για τη μετέπειτα σίτιση τους, σας ζητώ να διαθέσετε ένα ποσό 100.000 ρούβλια για να αγοράσετε γάλα σε βάρος της εταιρείας.
Κανόνες γραφής επιστολές των επιχειρήσεων
Αν δεν το γνωρίζατε ήδη, το επιχειρηματικό στυλ χωρίζεται σε δύο διαφορετικούς τύπους:
Επίσημο επιχειρηματικό στυλ.
Καθημερινό επιχειρηματικό στυλ.
Το πρώτο είναι μηδενικά συναισθήματα, ένα σακάκι με όλα τα κουμπιά και το απρόσωπο του συγγραφέα. Το δεύτερο είναι πιο δημοκρατικό και συναισθηματικό (αν μπορείτε να το πείτε αυτό για τα επιχειρηματικά κείμενα). Παρεμπιπτόντως, είναι στο καθημερινό στυλ που γράφονται οι περισσότερες επαγγελματικές επιστολές. Επιπλέον, είναι ενδιαφέρον ότι συχνά η ανάπτυξη της επιχειρηματικής αλληλογραφίας συμβαίνει ως εξής:
Στάδιο πρώτο. Επίσημο επιχειρηματικό στυλ.
Στάδιο δεύτερο. Καθημερινό επιχειρηματικό στυλ.
Στάδιο τρίτο. Συμπεριλήψεις στοιχείων άτυπης επικοινωνίας.
Στάδιο τέταρτο. Άτυπη επικοινωνία «χωρίς γραβάτες».
Είναι σαφές ότι αν γράψετε κάτι σαν «Γεια σου, Κόλια! Τι έχετε εκεί για τις τιμές των συνδυασμών;», τότε αυτό δεν θα αξιολογηθεί σωστά. Εάν περάσετε από όλα τα στάδια της επαγγελματικής αλληλογραφίας "σύμφωνα με τους κανόνες", τότε με την πάροδο του χρόνου η μορφή επικοινωνίας μπορεί να αλλάξει σημαντικά. Αυτή είναι μια κοινή τάση.
Έχουμε ήδη αναλύσει τους κανόνες για τη σύνταξη επιχειρηματικών κειμένων και επομένως δεν θα επαναλάβουμε τον εαυτό μας: τα γράμματα γράφονται με τον ίδιο τρόπο όπως τα κείμενα. Ωστόσο, υπάρχουν και κάποιοι ανείπωτοι κανόνες αλληλογραφίας, για τους οποίους δεν έχουμε μιλήσει ακόμη. Δεδομένου ότι δεν τα γνωρίζουν όλοι, αξίζει να μιλήσουμε για αυτά ξεχωριστά:
Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να περιέχει ένα θέμα. Είναι κακή μορφή να αφήνετε κενό το πεδίο "Θέμα".
Μην αλλάζετε τη γραμμή θέματος ενός επαγγελματικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μην διαγράφετε το ιστορικό email σας χωρίς καλό λόγο.Ναι, μπορεί να θυμάστε όλες τις λεπτομέρειες της επικοινωνίας, αλλά το άτομο από την άλλη πλευρά του γραμματοκιβωτίου μπορεί να μην τις θυμάται.
Ουδέτερη συναισθηματικότητα. Ακόμα κι αν είστε πραγματικά έτοιμοι να ρίξετε μια βαριοπούλα στον παραλήπτη, αυτό δεν πρέπει να παρακολουθείται με κανέναν τρόπο σε μια επαγγελματική επιστολή. Η εταιρική κουλτούρα διδάσκει να «βάζει» τον συνομιλητή με πιο πονηρά κόλπα: να «ξεχνάει» την αναφορά του ονόματος, να αρνείται τα θαυμαστικά στην αρχή του γράμματος, να αγνοεί κάποιες ερωτήσεις κ.λπ.
Χωρίς emoticon. Δεν υπάρχουν emoticon έως ότου η μορφή επικοινωνίας φτάσει τουλάχιστον στο τρίτο στάδιο (στοιχεία άτυπης επικοινωνίας).
Η αποστολή μιας επιστολής με λάθη είναι το ύψος της άγνοιας.
Επεξήγηση αποτυχίας. Αρκεί οι τράπεζες να μην εξηγούν τον λόγο της άρνησης έκδοσης δανείων. Να είστε πιο φιλικοί: ακόμα κι αν αναγκαστείτε να αρνηθείτε, φροντίστε να απαλύνετε τον τόνο του γράμματος και να εξηγήσετε τον λόγο.
Δες το και μονος σου:
Πρώτο παράδειγμα επαγγελματικής επιστολής
Γειά σου! Δεν σκοπεύουμε να αγοράσουμε θρυμματισμένη πέτρα φέτος. Τα καλύτερα.
Δεύτερο παράδειγμα επαγγελματικής επιστολής
Γεια σου Ιβάν! Δυστυχώς, η εταιρεία μας δεν σκοπεύει να αγοράσει επιπλέον παρτίδες θρυμματισμένης πέτρας φέτος. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι έχουμε ήδη συμφωνήσει πλήρως για ολόκληρη τη λίστα των μελλοντικών εξόδων και η εταιρεία δεν έχει χρήματα για την αγορά θρυμματισμένης πέτρας. Το ελπίζουμε ειλικρινά του χρόνουθα συμφωνήσουμε μαζί σας εκ των προτέρων για την αγορά θρυμματισμένης πέτρας προκειμένου να προϋπολογίσουμε τα απαραίτητα κεφάλαια εκ των προτέρων.
Νομίζω ότι μπορείτε να δείτε και μόνοι σας ότι η πρώτη έκδοση γράφτηκε από ένα άψυχο ρομπότ και η δεύτερη από ένα άτομο που μετανιώνει ειλικρινά. Δύο γράμματα επαγγελματικού στυλ για το ίδιο θέμα, αλλά είναι τόσο διαφορετικά!
Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από μακριά.Αν έχετε κάτι να πείτε, πείτε το αμέσως. Όταν ένας άνθρωπος αρχίζει να μπαίνει από μακριά, είναι πιο εκνευριστικό.
Αυτό είναι το πιο σημαντικούς κανόνεςγράφοντας γράμματα σε επαγγελματικό στυλ που σίγουρα θα χρειαστείτε. Το κύριο πράγμα είναι να θυμάστε ότι δεν αναμένεται πάντα κάποιο είδος προφανούς επίσημης εξουσίας από εσάς. Αν δείτε ότι ένα άτομο δεν είναι αντίθετο με τη μετάβαση σε ένα πιο άτυπο επίπεδο επικοινωνίας, μη διστάσετε να προχωρήσετε. Δεν υπάρχει τίποτα κακό σε αυτό.
Αυτά είναι όλα φίλοι. Όλα όσα θέλαμε να πούμε για τη δημιουργία κειμένων σε επιχειρηματικό στυλ, τα είπαμε. Εάν έχετε ερωτήσεις, σχόλια ή προσθήκες, μη διστάσετε να γράψετε ένα σχόλιο. Είμαστε σίγουροι ότι αυτό θα ωφελήσει μόνο το υλικό.
14-13 ΕΠΙΣΗΜΟ ΦΟΡΕΜΑ
Το επίσημο επιχειρηματικό στυλ είναι ένα είδος λογοτεχνικής γλώσσας που εξυπηρετεί τη σφαίρα των επίσημων επιχειρηματικών σχέσεων: τη σχέση μεταξύ κρατικής εξουσίας και πληθυσμού, μεταξύ χωρών, μεταξύ επιχειρήσεων, οργανισμών, θεσμών, μεταξύ ατόμου και κοινωνίας.
Η λειτουργία του επιχειρηματικού στυλ είναι ότι περιγράφει τη φύση του εγγράφου και ως εκ τούτου μεταφράζει τις διάφορες πτυχές των ανθρώπινων σχέσεων που αντικατοπτρίζονται σε αυτό το έγγραφο στην κατηγορία των επίσημων εργασιών.
Το επίσημο επιχειρηματικό στυλ χωρίζεται σε δύο ποικιλίες:
επίσημο ντοκιμαντέρ,
Καθημερινή επιχείρηση.
Επίσημο ντοκιμαντέρτο υποστυλ περιλαμβάνει τη γλώσσα της διπλωματίας και τη γλώσσα των νόμων. Τα κύρια είδη του είναι ομιλίες σε δεξιώσεις, εκθέσεις, νόμοι, διεθνείς συνθήκες και επίσημες ανακοινώσεις.
Καθημερινή επιχείρησηΤο υποστυλ περιλαμβάνει την επίσημη αλληλογραφία και τα επαγγελματικά έγγραφα (δήλωση, πιστοποιητικό, εντολή, πράξη κ.λπ.)
Το πιο κοινό χαρακτηριστικό γνώρισμα του επίσημου επιχειρηματικού στυλ είναι μια εσκεμμένα συγκρατημένη, αυστηρή, απρόσωπη-αντικειμενική τονικότητα (επίσημος χρωματισμός), η οποία χρησιμεύει για να εκφράσει τον προσδιοριστικό και ρυθμιστικό χαρακτήρα των εγγράφων. Στο επίσημο επιχειρηματικό στυλ, το επίπεδο γενίκευσης και ταυτόχρονα συγκεκριμενοποίησης είναι υψηλό, αφού τα κείμενα αντικατοπτρίζουν συγκεκριμένες καταστάσεις, υπάρχει ένδειξη συγκεκριμένων προσώπων, αντικειμένων, ημερομηνιών. Ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό του στυλ είναι επίσης η ευρεία χρήση των τυπικών γλωσσικών εκφραστικών μέσων. Επιπλέον, η τυποποίηση στο επίσημο επιχειρηματικό στυλ δεν επηρεάζει μόνο τα γλωσσικά εργαλεία, τα στοιχεία φόρμας, αλλά ολόκληρο το έγγραφο ή την επιστολή ως σύνολο.
Τα κύρια χαρακτηριστικά της γλώσσας των επίσημων εγγράφων είναι τα ακόλουθα:
Η χρήση γραμματοσήμων - αναπαραγώγιμη λεξιλογική
φρασεολογικές μονάδες που συσχετίζονται με συχνά επαναλαμβανόμενες καταστάσεις, κοινές έννοιες (κατά την περίοδο αναφοράς, λαμβάνοντας υπόψη, εκδίδονται για παρουσίαση, ακρόαση και συζήτηση ...).
Η χρήση λέξεων-ονομάτων προσώπων κατά πράξη, κατάσταση (συντελεστής,
ενοικιαστής); συλλογικά ουσιαστικά (εκλογές, παιδιά, γονείς). ονόματα προσώπων κατά επάγγελμα και κοινωνική θέσητην αξία του πληθυσμού (πολίτες, εργαζόμενοι).
Η εισαγωγή ειδικής ορολογίας που δεν έχει συνώνυμα στο
κοινό λεξιλόγιο (παραγγελία, πρωτόκολλο, συμφωνημένο, κατά σειρά, κόμμα, υλοποίηση ...).
Περιορισμός της δυνατότητας λεξιλογικής συμβατότητας των λέξεων. Για παράδειγμα, συντάσσεται μια επαγγελματική επιστολή (δεν έχει γραφτεί, δεν έχει σταλεί, δεν έχει σταλεί).
Επικράτηση ουσιαστικών.
Χρήση λεκτικά ουσιαστικά(ταξίδι, εκτέλεση).
Οι περισσότερες μορφές της αόριστης πράξης με την έννοια της υποχρέωσης (να εξετάσει, να αποδεχτεί, να πρέπει, πρέπει).
Η σχεδόν παντελής απουσία προσωπικών αντωνυμιών 1ου και 2ου προσώπου και των αντίστοιχων προσωπικών τύπων του ρήματος.
Η χρήση μορφών του ρήματος κατ' εξοχήν ενεστώτα με την έννοια της παραγραφής ή υποχρέωσης, καθώς και των ρηματικών μορφών με τη σημασία μιας δήλωσης (η επιτροπή εξέτασε).
Ευρεία χρήση σύνθετων ονομαστικών προθέσεων (κατά σειρά, σε ισχύ, κατά μήκος της γραμμής, εν μέρει).
Η χρήση των ακόλουθων συντακτικών κατασκευών κατά κύριο λόγο: απλές προτάσεις (κατά κανόνα, αφηγηματικές, προσωπικές, κοινές, πλήρεις), με ομοιογενή μέλη, μεμονωμένες στροφές, με εισαγωγικές και πρόσθετες κατασκευές, η υπεροχή των συμμαχικών έναντι της μη ένωσης στις προτάσεις ; απρόσωπες προσφορές.
Χρήση άμεσης σειράς λέξεων στις προτάσεις.
Ας εξετάσουμε λεπτομερέστερα τα είδη στα οποία εφαρμόζεται η καθημερινή επιχείρηση.
υποστυλ (επίσημα έγγραφα).
Τεκμηρίωση- πρόκειται για γραπτά κείμενα που έχουν νομική (νομική) σημασία. Τα επίσημα έγγραφα έχουν τις ακόλουθες υποχρεωτικές ιδιότητες:
αξιοπιστία και αντικειμενικότητα
ακρίβεια, αποκλείοντας τη διπλή κατανόηση του κειμένου
μέγιστη συντομία, λακωνισμός διατύπωσης
νομική ακεραιότητα
τυποποίηση της γλώσσας στην παρουσίαση τυπικών καταστάσεων επιχειρηματικής επικοινωνίας
ουδέτερος τόνος παρουσίασης
συμμόρφωση με τους κανόνες της επίσημης εθιμοτυπίας, η οποία εκδηλώνεται στην επιλογή
σταθερές μορφές προσφώνησης και αντίστοιχες με το είδος των λέξεων και των φράσεων, στην κατασκευή της φράσης και ολόκληρου του κειμένου.
Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται και να εκτελούνται με βάση τους κανόνες που ορίζονται στο Ενιαίο Σύστημα Τήρησης Αρχείων Κράτους (EGSD).
Ο τύπος του εγγράφου πρέπει να αντιστοιχεί στη δεδομένη κατάσταση και στην αρμοδιότητα του ιδρύματος. Η μορφή εγγράφων διαφορετικών τύπων είναι ενοποιημένη. Πολλά έγγραφα αποτελούνται από ξεχωριστά στοιχεία - λεπτομέρειες, το σύνολο των οποίων καθορίζεται από τον τύπο και τον σκοπό του εγγράφου (για παράδειγμα, παραλήπτης, παραλήπτης, ημερομηνία, όνομα εγγράφου, υπογραφή). Στο κείμενο του εγγράφου, συνήθως διακρίνονται δύο σημασιολογικά μέρη: το ένα καθορίζει τους λόγους, τους λόγους και τους στόχους για τη σύνταξη του εγγράφου, το άλλο περιέχει συμπεράσματα, προτάσεις, αιτήματα, συστάσεις, εντολές. Ορισμένα έγγραφα μπορεί να αποτελούνται από ένα μέρος: αίτηση, παραγγελία, επιστολή.
Τα έγγραφα δεν είναι ομοιογενή ως προς το βαθμό ενοποίησης και τυποποίησης. Η μία ομάδα αποτελείται από έγγραφα στα οποία όχι μόνο η μορφή είναι ενιαία, αλλά και το τυπικό περιεχόμενο, για παράδειγμα, διαβατήριο, διπλώματα, λογιστικοί λογαριασμοί κ.λπ. Η άλλη ομάδα περιλαμβάνει έγγραφα που έχουν ενιαία μορφή, αλλά μεταβλητό περιεχόμενο, δηλαδή , διαφέρουν σημαντικά στις πληροφορίες που περιέχουν (αυτοβιογραφία, πράξη, αναφορά, δήλωση, παραγγελία κ.λπ.)
Οι ακόλουθοι τύποι εγγράφων διακρίνονται ανάλογα με τη λειτουργική τους αξία:
Επιστολές των επιχειρήσεων
Οργανωτική και διοικητική
Πληροφορίες και παραπομπή
Διδακτική μεθοδολογική
Οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα- αυτή είναι μια απόφαση
εντολή, εντολή κ.λπ.
Η σειρά είναι το πιο κοινό είδος διοικητικών εγγράφων. Δημοσιεύεται για τα κύρια θέματα, δηλαδή για την εσωτερική ζωή ενός ιδρύματος, οργανισμού, επιχείρησης, για τη δημιουργία, την εκκαθάριση, την αναδιοργάνωση ιδρυμάτων κ.λπ.
Το κείμενο του διοικητικού εγγράφου πρέπει να έχει επικεφαλίδα. Ο τίτλος ξεκινά με την πρόθεση ο (περίπου) και διατυπώνεται χρησιμοποιώντας ουσιαστικά που ονομάζουν το κύριο θέμα του εγγράφου. (Περί διορισμού..., Περί μέτρων...).
Το κείμενο αποτελείται από δύο αλληλοεξαρτώμενα μέρη - διαπιστωτικό και διοικητικό.
Το διαπιστωτικό μέρος είναι μια εισαγωγή στην ουσία του υπό εξέταση θέματος. Μπορεί να απαριθμήσει γεγονότα, γεγονότα, να αξιολογήσει, να επαναφέρει την πράξη ανώτερης αρχής, κατ' εφαρμογή της οποίας εκδίδεται αυτό το διοικητικό έγγραφο.
Το διοικητικό μέρος αναφέρεται σε επιτακτική μορφή. Ανάλογα με το είδος του εγγράφου, ξεκινά με τις λέξεις: αποφασίζει, αποφασίζει, προτείνει, παραγγέλνει, οι οποίες τυπώνονται με κεφαλαία γράμματα, δηλαδή ξεχωρίζουν οπτικά.
Οι προβλεπόμενες ενέργειες εκφράζονται με ρήματα σε αόριστο τύπο (προετοιμάζω, εγγράφω, παρέχω, οργανώνω).
Μερικές φορές, μετά την ανάγνωση του επόμενου συμβολαίου, γίνεται σαφές γιατί συνηθίζεται να χρησιμοποιούνται ειδικά εκπαιδευμένοι άνθρωποι για να συνεργαστούν μαζί τους. Αυτό συμβαίνει λόγω των ιδιαιτεροτήτων του επίσημου επιχειρηματικού στυλ, καθιστώντας δύσκολη την κατανόηση. Αλλά αυτό το στυλ παρουσίασης έχει τα πλεονεκτήματά του, διαφορετικά θα είχε εγκαταλειφθεί εδώ και πολύ καιρό.
Σημάδια ενός επίσημου επιχειρηματικού στυλ ομιλίας
Φυσικά, για εμάς, οι κύριοι δείκτες της επισημότητας του εγγράφου είναι η σφραγίδα του οργανισμού και η υπογραφή υπεύθυνο άτομο, αλλά όσον αφορά το ύφος της ομιλίας, έρχονται στο προσκήνιο εντελώς διαφορετικά σημάδια.
- Αντικειμενικότητα, πληροφόρηση και αξιοπιστία.
- Η απουσία λέξεων που μπορούν να ερμηνευθούν με δύο τρόπους.
- Η τελειοποίηση της κατασκευής φράσεων και του εγγράφου από νομική άποψη.
- Συνοπτικότητα στη διατύπωση, επιθυμία για μέγιστη συντομία, χρήση σύνθετων προτάσεων με συχνή χρήση σύνθετων συνδέσμων και λεκτικών ουσιαστικών.
- Ουδετερότητα παρουσίασης, έλλειψη συναισθηματικού χρωματισμού, προτίμηση στην άμεση σειρά λέξεων, σχεδόν πλήρης αδιαφορία για την εξατομίκευση του στυλ.
- Χρήση κλισέ ομιλίαςκατά την κατασκευή προτάσεων.
- Η χρήση τυπικών φράσεων στην περίπτωση της περιγραφής τυπικών καταστάσεων.
- Λογική παρουσίαση, ο αφηγηματικός χαρακτήρας της.
Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά του επίσημου επιχειρηματικού στυλ ομιλίας το καθιστούν το πιο κλειστό και σταθερό μεταξύ όλων των στυλ βιβλίων. Ο χρόνος φέρνει τις αλλαγές του σε αυτή τη γλώσσα, αλλά τα κύρια σημεία - φρασεολογικές ενότητες, συγκεκριμένες ομιλίες και συντακτικές στροφές, παραμένουν αμετάβλητα. Σε άλλα στυλ ομιλίας, η χρήση γραμματοσήμων θεωρείται από καιρό μειονέκτημα, αλλά στις επίσημες συνομιλίες είναι μόνο ευπρόσδεκτη. Στην πραγματικότητα, ένα τέτοιο στερεότυπο κείμενο, σε συνδυασμό με την έλλειψη συναισθηματικού χρωματισμού και μεγάλο ποσόαπαριθμήσεις, που είναι επίσης σημάδι επίσημου στυλ, και κάνουν τα έγγραφα τόσο δύσκολο στην ανάγνωση και .
Ο σκοπός του επίσημου επιχειρηματικού στυλ ομιλίας
Με την πρώτη ματιά, όλη αυτή η γλωσσική αδράνεια και ο συντηρητισμός επινοούνται για να τονίσουν την απομόνωση των επιχειρήσεων από άλλους τομείς της ζωής. Ως αποτέλεσμα, ο μέσος άνθρωπος έχει πονοκέφαλο από την προσπάθεια να καταλάβει όλες τις περιπλοκές και αναγκάζεται να μεταφέρει χρήματα σε ειδικούς.
Από τη μία πλευρά, είναι αλήθεια, ένας αριθμός ειδικών (ειδικοί εγγράφων, δικηγόροι, αρχειοφύλακες) είναι εν μέρει μεταφραστές με επίσημους επαγγελματική ομιλίασε μια καθομιλουμένη γλώσσα κατανοητή στην πλειοψηφία του πληθυσμού. Αλλά δεν πρέπει να αναζητήσετε τα επίμονα πόδια μιας παγκόσμιας συνωμοσίας εδώ, γιατί από την άλλη πλευρά, το επίσημο-επαγγελματικό στυλ ομιλίας έχει σχεδιαστεί για να ελαχιστοποιεί την πιθανότητα σφαλμάτων και να απλοποιεί την εργασία με διάφορα είδη τεκμηρίωσης. Στην καθομιλουμένη χρησιμοποιούμε συχνά εκφράσεις με έντονο συναισθηματικό χρωματισμό, αγαπάμε την ασάφεια, χρησιμοποιούμε συχνά την αργκό και δεν περιφρονούμε την ειρωνεία. Μπορείτε να φανταστείτε πώς, για παράδειγμα, γράφτηκε μια σύμβαση προμήθειας προφορική γλώσσα? Σχετικά με την τήρηση των όρων παράδοσης, την ευθύνη για παραβίαση της συμφωνίας και τη συμμόρφωση των παραδοθέντων εμπορευμάτων 
η παραγγελία θα μπορούσε να ξεχαστεί. Δηλαδή, δημιουργήθηκε ένα ειδικό στυλ παρουσίασης για επίσημες εργασίες για να αποκλειστεί η πιθανότητα εικασιών και ποικίλων ερμηνειών πληροφοριών ανάλογα με την εκπαίδευση των ανθρώπων που εργάζονται μαζί τους. Και για να επιταχυνθεί η εργασία με έγγραφα διαφόρων ειδών, εφευρέθηκαν πρότυπα σύνταξης. Όλα ρυθμίζονται: από τη θέση των στοιχείων μέχρι τη σειρά εγγραφής της διεύθυνσης στον φάκελο. Αυτό σας επιτρέπει να βρίσκετε γρήγορα τις πληροφορίες που χρειάζεστε χωρίς να επισκέπτεστε ξανά ολόκληρο το έγγραφο. Για παράδειγμα, ένας λογιστής που πληρώνει για το ενοίκιο ενός δωματίου ενδιαφέρεται μόνο για τους όρους πληρωμής, τις λεπτομέρειες και τη διάρκεια της σύμβασης. Η σαφής δομή του εγγράφου σάς επιτρέπει να έχετε γρήγορη πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες, διαφορετικά ο χρόνος επεξεργασίας της σύμβασης θα είχε αυξηθεί σημαντικά.
Το επίσημο επιχειρηματικό στυλ εξυπηρετεί τις νομικές σχέσεις μεταξύ πολιτών και κράτους και χρησιμοποιείται σε διάφορα έγγραφα - από κρατικές πράξεις και διεθνείς συνθήκες μέχρι επιχειρηματική αλληλογραφία. Οι πιο σημαντικές λειτουργίες αυτού του στυλ - επικοινωνία και επιρροή - εφαρμόζονται σε επίσημα έγγραφα όπως νόμοι, διατάγματα, διατάγματα, διαταγές, συνθήκες, συμφωνίες, επαγγελματική αλληλογραφία, δηλώσεις, αποδείξεις κ.λπ.
Αυτό το στυλ ονομάζεται επίσης διοικητικό, καθώς εξυπηρετεί τη σφαίρα των επίσημων, των επιχειρηματικών σχέσεων, του τομέα του δικαίου και της δημόσιας πολιτικής. Το άλλο του όνομα - επαγγελματική ομιλία - υποδηλώνει ότι αυτό το στυλ είναι το πιο αρχαίο από τα στυλ βιβλίων, η προέλευσή του είναι στην επιχειρηματική ομιλία της εποχής του κράτους του Κιέβου, στην οποία υπήρχαν νομικά έγγραφα (συμβάσεις, "Russkaya Pravda", διάφορα γράμματα). δημιουργήθηκε ήδη τον Χ αιώνα.
Το επίσημο επιχειρηματικό στυλ ξεχωρίζει μεταξύ άλλων στυλ βιβλίων και χαρακτηρίζεται από σταθερότητα, σχετικά σαφή στυλιστική απομόνωση, εξαιρετική τυποποίηση και ενοποίηση, μέγιστη ιδιαιτερότητα και απόλυτη ακρίβεια.
Παρά τη μεγάλη ποικιλία επαγγελματικών εγγράφων, η γλώσσα τους υπόκειται αυστηρά στις απαιτήσεις μιας επίσημης επιχειρηματικής παρουσίασης: την ακρίβεια της διατύπωσης των νομικών κανόνων και την ανάγκη απόλυτης επάρκειας της κατανόησής τους, τη σύνθεση των υποχρεωτικών στοιχείων του εγγράφου, διασφαλίζοντας τη νομική του εγκυρότητα, την τυποποιημένη φύση της παρουσίασης, σταθερές μορφές τακτοποίησης του υλικού σε ορισμένες λογικές ακολουθίες κ.λπ.
Για όλες τις μορφές επιχειρηματικής γραφής, είναι υποχρεωτική η αυστηρή συμμόρφωση με τον λογοτεχνικό κανόνα σε όλα τα γλωσσικά επίπεδα - η χρήση:
1) λεξιλογικά και φρασεολογικά μέσα καθομιλουμένης, καθομιλουμένης φύσης, διαλεκτικές, επαγγελματικές λέξεις ορολογίας.
2) μη λογοτεχνικές παραλλαγές κλίσης και σχηματισμού λέξεων.
3) καθομιλουμένες συντακτικές κατασκευές.
Το επίσημο επιχειρηματικό στυλ δεν δέχεται εκφραστικά στοιχεία: αξιολογικό λεξιλόγιο, υψηλές ή μειωμένες λέξεις (αστείο, ειρωνικό), μεταφορικές εκφράσεις. Η πιο σημαντική προϋπόθεση για τη γλώσσα ενός εγγράφου είναι η αντικειμενικότητα και η «απαθής» παρουσίαση των γεγονότων.
Το επίσημο επιχειρηματικό στυλ λειτουργεί κυρίως γραπτώς, αλλά δεν αποκλείεται η προφορική του μορφή - ομιλίες του κράτους και δημόσια πρόσωπασε επίσημες συναντήσεις, συναντήσεις, δεξιώσεις. Η προφορική μορφή του επαγγελματικού λόγου χαρακτηρίζεται από πλήρες στυλ προφοράς, ιδιαίτερη εκφραστικότητα του τονισμού και λογικές πιέσεις. Ο ομιλητής μπορεί να επιτρέψει κάποια συναισθηματική έξαρση του λόγου, ακόμη και διάσπαρτη με άλλα γλωσσικά μέσα, χωρίς ωστόσο να παραβιάσει τη λογοτεχνική νόρμα. Δεν επιτρέπονται λανθασμένες προφορές, μη λογοτεχνική προφορά.
Το λεξιλόγιο του επίσημου λόγου χαρακτηρίζεται από την ευρεία χρήση θεματικά καθορισμένων ειδικών λέξεων και όρων (νομικές, διπλωματικές, στρατιωτικές, λογιστικές, αθλητικές κ.λπ.).
Η επιθυμία για συντομία οδηγεί στη χρήση συντομογραφιών, σύνθετων συντομευμένων ονομάτων κρατικών φορέων, ιδρυμάτων, οργανισμών, κοινωνιών, κομμάτων κ.λπ. (Συμβούλιο Ασφαλείας, Αερομεταφερόμενες Δυνάμεις, Υπουργείο Έκτακτης Ανάγκης, Πολεμική Αεροπορία, Ινστιτούτο Επιστημονικών Ερευνών, DEZ, LDPR, NZ, PE, CIS, GVMU MO RF, Υπουργείο Οικονομικών, Υπουργείο Υγείας), καθώς και μειώσεις (μη ρευστοποιήσιμα περιουσιακά στοιχεία , μετρητά (μαύρο), ομοσπονδιακό κ.λπ.).
Τα επαγγελματικά κείμενα διακρίνονται από τη χρήση λέξεων και εκφράσεων που δεν γίνονται δεκτές σε άλλα στυλ (τα παραπάνω, τα παρακάτω, τα παραπάνω, ορθό, απαγορευμένο, προληπτικό μέτρο, πράξη, τιμωρία κ.λπ.). Αυτές περιλαμβάνουν σταθερές φράσεις: καταγγελία αναίρεσης, πράξη αστικού (κράτος), πράξη ανυπακοής, γραπτή δέσμευση να μην φύγω κ.λπ. Η τακτική χρήση τέτοιων λέξεων και εκφράσεων που δεν έχουν συνώνυμα συμβάλλει στην ακρίβεια του λόγου , αποκλείει άλλες ερμηνείες.
Η ακαταλληλότητα του εκφραστικού χρωματισμού του επίσημου λόγου καθιστά αδύνατη τη χρήση παρεμβάσεων, τροπικών λέξεων, πλήθους σωματιδίων, λέξεων με υποκειμενικά επιθήματα αξιολόγησης, επιθέτων σε συγκριτικούς και υπερθετικούς βαθμούς. Τα ουσιαστικά που δηλώνουν θέσεις χρησιμοποιούνται συνήθως στον αρσενικό τύπο (λογιστής, διευθυντής, βοηθός εργαστηρίου, ταχυδρόμος, ελεγκτής κ.λπ.).
Στην επίσημη ομιλία, οι μη πεπερασμένες μορφές ρημάτων είναι πιο συνηθισμένες - μετοχές, γερουνδίων, ενεστώτα, τα οποία ιδιαίτερα συχνά ενεργούν με την έννοια της προστακτικής διάθεσης (λάβετε υπόψη, κάντε μια πρόταση, συστήνετε, αποσύρετε από τη χρήση κ.λπ.).
Η σύνταξη του επίσημου επιχειρηματικού στυλ αντικατοπτρίζει την απρόσωπη φύση του λόγου (Οι καταγγελίες υποβάλλονται στον εισαγγελέα, πραγματοποιείται μεταφορά εμπορευμάτων). Από αυτή την άποψη, χρησιμοποιούνται ευρέως παθητικές κατασκευές, οι οποίες σας επιτρέπουν να αφαιρέσετε από συγκεκριμένους καλλιτέχνες και να εστιάσετε στις ίδιες τις ενέργειες (Σύμφωνα με τον διαγωνισμό, εγγράφηκαν ... 10 ασθενείς έγιναν δεκτοί, 120 αιτήσεις καταχωρήθηκαν. Η προθεσμία για την παραγγελία είναι παρατείνεται με την προϋπόθεση ...).
Οι συντακτικές κατασκευές στον επίσημο λόγο είναι γεμάτες από κλισέ φράσεις με ονομαστικές προθέσεις: κατά σειρά, σε σχέση με, κατά μήκος της γραμμής, βάσει κ.λπ. (προκειμένου να βελτιωθεί η δομή, σε σχέση με τις υποδεικνυόμενες επιπλοκές της συνεργασίας και της αλληλοβοήθειας· στη βάση της απόφαση). Αυτά τα συντακτικά κλισέ είναι ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό του επίσημου επιχειρηματικού στυλ. Η χρήση τέτοιων συντακτικών κατασκευών είναι απαραίτητη για την έκφραση τυπικών καταστάσεων. Διευκολύνουν και απλοποιούν τη σύνταξη τυπικών κειμένων.
Ταυτοχρονα χαρακτηριστικό στοιχείοΗ επαγγελματική ομιλία είναι η κυριαρχία σύνθετων προτάσεων: μια απλή πρόταση δεν μπορεί να αντικατοπτρίζει τη σειρά των γεγονότων που πρέπει να ληφθούν υπόψη σε ένα επίσημο επιχειρηματικό σχέδιο.
Προκειμένου να επιτευχθεί συνοπτικότητα και ακρίβεια σε ένα επιχειρηματικό στυλ, χρησιμοποιούνται συχνά παράλληλες συντακτικές κατασκευές (συμμετοχικές και επιρρηματικές φράσεις, κατασκευές με λεκτικά ουσιαστικά).
Η σύνταξη επιχειρηματικού στυλ χαρακτηρίζεται από μια αυστηρή και καθορισμένη σειρά λέξεων σε μια πρόταση. Αυτό οφείλεται στην απαίτηση συνέπειας, συνέπειας, ακρίβειας παρουσίασης σκέψεων στα επιχειρηματικά κείμενα.
Στιλιστικό χαρακτηριστικό του επαγγελματικού λόγου είναι επίσης η κυρίαρχη χρήση του έμμεσου λόγου. Η ευθεία ομιλία σε επίσημο επιχειρηματικό στυλ καταφεύγει μόνο σε περιπτώσεις όπου είναι απαραίτητη η κατά λέξη αναφορά νομοθετικών πράξεων και άλλων εγγράφων.
Στο σχεδιασμό των κειμένων, το επίσημο επιχειρηματικό στυλ, η διαίρεση παραγράφων και η επικεφαλίδα διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο, οι λεπτομέρειες είναι σταθερά στοιχεία του περιεχομένου του εγγράφου: ονόματα, ημερομηνίες, υπογραφές, καθώς και αποδεκτά για αυτό το έγγραφογραφικό σχέδιο. Όλα αυτά είναι υψίστης σημασίας στην εργασία γραφείου, μαρτυρούν τον εγγραμματισμό του συντάκτη εγγράφων, τον επαγγελματισμό και την κουλτούρα του λόγου του.
Ανάλογα με την περιοχή χρήσης Το επίσημο επιχειρηματικό στυλ χωρίζεται σε υπο-στυλ:
1) διπλωματικό, που εφαρμόζεται στα κείμενα μιας ανακοίνωσης, σημείωσης, σύμβασης, μνημονίου, διεθνούς συμφωνίας.
2) νομοθετική (νομική), που εκπροσωπείται στα κείμενα του νόμου, του συντάγματος, του διατάγματος, του χάρτη, των αστικών και ποινικών πράξεων.
3) διοικητικά και γραφεία, που χρησιμοποιούνται σε γραμματειακή αλληλογραφία, σε διοικητικές πράξεις, εντολές, συμβάσεις, διάφορα έγγραφα (αιτήσεις, πληρεξούσια, αυτοβιογραφίες, αποδείξεις, χαρακτηριστικά, πρωτόκολλα κ.λπ.).
Τα επίσημα επιχειρηματικά έγγραφα διαφέρουν ως προς τον βαθμό τυποποίησης του λόγου.
Υπάρχουν τρεις τύποι:
1) έγγραφα που χάνουν τη νομική τους ισχύ χωρίς τυποποιημένο έντυπο (διαβατήριο, πιστοποιητικό γάμου, πιστοποιητικό γέννησης, πιστοποιητικό εγγραφής, δίπλωμα).
2) έγγραφα που δεν έχουν τυποποιημένο έντυπο, αλλά για τη διευκόλυνση της χρήσης τους, που συντάσσονται σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο μοντέλο (σημειώσεις, συμβόλαια κ.λπ.).
3) έγγραφα που δεν απαιτούν υποχρεωτικό καθορισμένο έντυπο κατά τη σύνταξη (πρακτικά, ψηφίσματα, εκθέσεις, επιχειρηματικές επιστολές). Ωστόσο, για αυτούς τους τύπους επιχειρηματικών εγγράφων, έχουν αναπτυχθεί ορισμένα πρότυπα που διευκολύνουν τις εργασίες γραφείου.
Η ποικιλία των ειδών στο επίσημο επιχειρηματικό στυλ δίνει λόγο να ξεχωρίσουμε τα επίσημα ντοκιμαντέρ και τα καθημερινά επιχειρηματικά είδη στη σύνθεσή του. το πρώτο παρουσιάζει τα χαρακτηριστικά της γλώσσας της διπλωματίας, τους νόμους και, δεύτερον, την επίσημη αλληλογραφία, τα επαγγελματικά έγγραφα.
Σημείωση γλωσσικά χαρακτηριστικά επίσημα έγγραφαανήκουν σε διαφορετικά είδη.
Η γλώσσα των διπλωματικών εγγράφων είναι πολύ περίεργη: έχει τη δική της ορολογία (ακολούθος, ανακοινωθέν, διάβημα, σύνοδος κορυφής, σύμφωνο, σύμβαση), ορισμένοι όροι είναι γηγενείς ρωσικοί (πρεσβευτής, απεσταλμένος, επιτετραμμένος). Μερικές φορές οι λέξεις στη διπλωματία αποκτούν μια ιδιαίτερη, ιδιαίτερη σημασία. Για παράδειγμα, η λέξη πρωτόκολλο, γνωστή σε εμάς με την κοινή της έννοια (πρακτικά συνάντησης - έγγραφο που καταγράφει όλα όσα συνέβησαν σε μια συνάντηση, βλ.: πρωτόκολλο ανάκρισης - ακριβής αντανάκλαση ερωτήσεων και απαντήσεων), στην ομιλία του οι διπλωμάτες αποκτούν διαφορετικό νόημα: είναι «ένα σύνολο γενικά αποδεκτών δεσμευτικών κανόνων, που τηρούνται παραδοσιακά στη διεθνή επικοινωνία.
Οι κανόνες της διπλωματικής ευγένειας απαιτούν προσφυγή αξιωματούχοιαναφέροντας τους τίτλους και τις μορφές του τίτλου τους (Πρίγκιπας, Βασίλισσα, Αυτού Υψηλότης, Εξοχότατε κ.λπ.).
Έχουν αναπτυχθεί αυστηρές μορφές της αρχής και του τέλους διαφόρων εγγράφων. Για παράδειγμα, μια προσωπική σημείωση πρέπει να γράφεται σε πρώτο πρόσωπο (εκ μέρους αυτού που την υπογράφει). Η προσφυγή απαιτεί την προσθήκη της λέξης σεβαστή και στο τέλος, πριν από την υπογραφή, είναι υποχρεωτική μια φόρμουλα ευγένειας («κομπλιμέντο»): Σας παρακαλώ, κύριε Πρέσβη, να δεχτείτε τις διαβεβαιώσεις της πολύ μεγάλης μου εκτίμησης.
Η σύνταξη των διπλωματικών εγγράφων είναι πολύπλοκη, κυριαρχείται από μεγάλες προτάσεις, περίπλοκη μερικοί κύκλοι εργασιών, δευτερεύουσες προτάσεις (κυρίως οριστικές και επεξηγηματικές), εκτενής κατάλογος ομοιογενή μέλη, υπογραμμίζεται συχνά γραφικά με τη βοήθεια της διαίρεσης παραγράφου της δομής.
Για παράδειγμα, το εισαγωγικό μέρος (προοίμιο) του Χάρτη των Ηνωμένων Εθνών μοιάζει με αυτό:
ΕΜΕΙΣ ΟΙ ΛΑΟΙ ΤΩΝ ΗΝΩΜΕΝΩΝ ΕΘΝΩΝ ΕΙΜΑΣΤΕ ΑΠΟΦΑΛΙΣΜΕΝΟΙελευθερώστε τις μελλοντικές γενιές από τη μάστιγα του πολέμου, που δύο φορές στη ζωή μας έχει φέρει ανείπωτη θλίψη στην ανθρωπότητα, καιεπιβεβαιώνουν την πίστη στα θεμελιώδη ανθρώπινα δικαιώματα, στην αξιοπρέπεια και την αξία τους ανθρώπινη προσωπικότητα, στην ισότητα ανδρών και γυναικών, και στην ισότητα των δικαιωμάτων των εθνών μεγάλων και μικρών, καιδημιουργία συνθηκών υπό τις οποίες μπορεί να τηρηθεί η δικαιοσύνη και ο σεβασμός των υποχρεώσεων που απορρέουν από συνθήκες και άλλες πηγές διεθνούς δικαίου, καινα προωθήσει την κοινωνική πρόοδο και καλύτερες συνθήκες διαβίωσης με μεγαλύτερη ελευθερία,ΚΑΙ ΓΙΑ ΑΥΤΟΥΣ ΤΟΥΣ ΣΚΟΠΟΥΣνα είστε ανεκτικοί και να ζείτε μαζί, ειρηνικά μεταξύ τους, ως καλοί γείτονες, καινα συνδυάσουμε τις δυνάμεις μας για να διατηρήσουμε τη διεθνή ειρήνη και ασφάλεια καινα διασφαλίσει, με την υιοθέτηση αρχών και τη θέσπιση μεθόδων, ότι οι ένοπλες δυνάμεις δεν θα χρησιμοποιούνται παρά μόνο για το γενικό συμφέρον, καιχρησιμοποιούν τον διεθνή μηχανισμό για την προώθηση της οικονομικής και κοινωνικής προόδου όλων των λαώνΑΠΟΦΑΣΙΣΑΜΕ ΝΑ ΣΥΝΔΥΑΣΟΥΜΕ ΤΙΣ ΠΡΟΣΠΑΘΕΙΕΣ ΜΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΤΕΥΞΗ ΤΩΝ ΣΤΟΧΩΝ ΜΑΣ.
Όλο αυτό το μεγάλο κομμάτι κειμένου είναι μια πρόταση, στην οποία οι ατελείωτες φράσεις υπογραμμίζονται με παραγράφους, εσοχές παραγράφου και σημαντικά μέρη (θέμα της σύμβασης, στόχοι κ.λπ.) είναι με γραμματοσειρά.
Η γλώσσα των νόμων διακρίνεται από ένα διαφορετικό στυλιστικό σχέδιο: πρέπει πάντα να είναι απλή και συνοπτική, το κύριο πράγμα σε αυτήν είναι η ακρίβεια της έκφρασης της σκέψης. Η σαφήνεια και η ακρίβεια της διατύπωσης είναι απολύτως απαραίτητη εδώ, καθώς οι νόμοι έχουν σχεδιαστεί για ξεκάθαρη αντίληψη, δεν πρέπει να ερμηνεύονται με διαφορετικούς τρόπους.
Ας δώσουμε ένα παράδειγμα κλασικές συνθέσειςανθρώπινα δικαιώματα από την Οικουμενική Διακήρυξη που εγκρίθηκε Γενική Συνέλευσητα Ηνωμένα Έθνη πριν από μισό αιώνα.
Άρθρο 1 Όλοι οι άνθρωποι γεννιούνται ελεύθεροι και ίσοι ως προς την αξιοπρέπεια και τα δικαιώματα. Είναι προικισμένοι με λογική και συνείδηση και πρέπει να συμπεριφέρονται μεταξύ τους με πνεύμα αδελφοσύνης.
Άρθρο 3 Καθένας έχει δικαίωμα στη ζωή, την ελευθερία και την προσωπική του ασφάλεια.
Άρθρο 4 Κανείς δεν μπορεί να κρατηθεί σε σκλαβιά ή υποτέλεια. η δουλεία και το δουλεμπόριο απαγορεύονται σε όλες τις μορφές τους.
Άρθρο 5 Κανείς δεν πρέπει να υποβάλλεται σε βασανιστήρια ή σκληρή, απάνθρωπη ή ταπεινωτική μεταχείριση ή τιμωρία.
Λεξιλόγιο τέτοιων σημαντικά έγγραφαδεν στερείται κάποιας μεγαλοπρέπειας, η οποία καθορίζεται από το περιεχόμενο του κειμένου. Ο ανεβασμένος ήχος της ομιλίας είναι αρκετά φυσικός σε τέτοιες περιπτώσεις. Έτσι γράφονται οι κυβερνητικές σημειώσεις, διεθνείς συνθήκεςκαι τα λοιπά. Ωστόσο, μεταξύ των νομοθετικών εγγράφων υπάρχουν αρκετά που διακρίνονται από στεγνή, ακόμη και βαρετή γλώσσα. Τέτοια φήμη του δημιουργείται με τη χρήση ειδικών λέξεων και εκφράσεων, τους λεγόμενους κληρικαλισμούς (ζωτικός χώρος, διαβίωση, εγγραφή, παροχή άδειας (διακοπές), εγκρίνω, ακούσω, σωστά, μετά τη λήξη της θητείας, σε με τον προβλεπόμενο τρόπο, τίθεται σε ισχύ κ.λπ. .). Αυτό το στυλ είναι γεμάτο με τυπική διατύπωση, πολλή επανάληψη, η οποία είναι επίσης λειτουργικά ρυθμισμένη.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα αποσπάσματος από τον "Νόμο για τις συντάξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας":
II. σύνταξη γήρατος
Άρθρο 10. Γενικοί λόγοι καθορισμού του δικαιώματος σε σύνταξη.
Η σύνταξη σε γενική βάση καθορίζεται:
- για άνδρες - όταν συμπληρώσουν την ηλικία των 60 ετών και με συνολική εργασιακή εμπειρία τουλάχιστον 25 ετών.
- γυναίκες - με τη συμπλήρωση της ηλικίας των 55 ετών και με συνολική εργασιακή εμπειρία τουλάχιστον 20 ετών.
Η επανάληψη καταστάσεων που εξετάζονται στα νομοθετικά έγγραφα οδηγεί στην τυποποίηση των τρόπων έκφρασης, κάτι που αφήνει σημάδι στη μορφολογία αυτού του υποστυλ. Χαρακτηρίζεται από τη συχνή χρήση ονομαστικών προθέσεων (για σκοπούς, σε βάρος, στην επιχείρηση, στην περιοχή), οι οποίες, κατά κανόνα, «τραβούν» λεκτικά ουσιαστικά (επίτευγμα, διακανονισμός, ανάκτηση, εγκατάσταση, έκκληση, έρευνα , και τα λοιπά.).
Εκτός από τα λεκτικά ουσιαστικά, συχνά είναι και τα προσωπικά, δηλαδή ουσιαστικά που δηλώνουν τα ονόματα των ανθρώπων σύμφωνα με τις πράξεις τους, τους κοινωνικούς ρόλους, άλλα σημάδια: θετός γονέας, μάρτυρας, κρατούμενος, παραθεριστής, πελάτης, αιτών, αγοραστής, επισκέπτης, θεατής, επιβάτης κ.λπ. Όλες αυτές και παρόμοιες λέξεις λαμβάνουν μια αρνητική αξιολόγηση εκτός του επίσημου επιχειρηματικού λόγου ως τυπικοί κληρικαλισμοί, αλλά εδώ η χρήση τους δικαιολογείται, επιτελούν μια λειτουργία διαμόρφωσης στυλ.
Η γλώσσα των νόμων χαρακτηρίζεται από μια απρόσωπη μορφή παρουσίασης, αφού η βούληση του κράτους δεν αντικατοπτρίζεται στη νομοθεσία (Η σύνταξη εκχωρείται. Στο τέλος της έρευνας συντάσσεται κατηγορητήριο). Αυτό εξηγεί την αφθονία των ρημάτων παθητικής φωνής (πρβλ.: Το σπίτι χτίζεται από την ανώνυμη εταιρεία «Θέμα»· Το στάδιο κατασκευάστηκε και εξοπλίστηκε από τους χορηγούς του οικοτροφείου). Από τους άλλους ρηματικούς τύπους, τα αόριστα είναι ιδιαίτερα κοινά εδώ: χρειάζονται για προστακτικές κατασκευές που εκφράζουν μια συνταγή, μια εντολή (για να εξασφαλιστεί η έγκαιρη πληρωμή των μισθών, η αποκατάσταση, η αναφορά ... να αρνηθεί).
Η σύνταξη των νομοθετικών εγγράφων χαρακτηρίζεται από την κυριαρχία πολύπλοκων προτάσεων. σε σύνθετες δευτερεύουσες προτάσεις, οι υπό όρους προτάσεις είναι κοινές. Υπάρχουν πολλές υπό όρους αόριστες κατασκευές εδώ, το οποίο καθορίζεται από το στόχο στόχο - να ορίσει την προϋπόθεση του νομικού κανόνα, καθώς και το γεγονός ότι οι νόμοι δεν έχουν αναδρομική ισχύ.
Στη νομοθετική γλώσσα, έχει αναπτυχθεί ένας τύπος πρότασης, που σχετίζεται με μια ειδική σύνθεση του κειμένου των νόμων. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η ρουμπρικοποίηση, η οποία αντανακλά τη συνθετική δομή του κειμένου, παίζει σημαντικό ρόλο. Η απλούστερη επικεφαλίδα είναι μια παράγραφος, η οποία χρησιμεύει ως δείκτης της μετάβασης από τη μια σκέψη (θέμα) στην άλλη. Μια παράγραφος είναι πάντα μια εσωτερικά κλειστή σημασιολογική ενότητα.
Χαρακτηριστικό γνώρισμα του νομοθετικού υπο-στυλ είναι η χρήση ειδικών συντονιστικών συνδέσμων: καθώς και, καθώς, καθώς, καθώς, ως ... και. Εδώ, σημειώνεται η κυρίαρχη χρήση του έμμεσου λόγου (ο άμεσος λόγος είναι δυνατός μόνο όταν ο νομοθετικές πράξεις, καθώς και στον προφορικό λόγο δικηγόρων, εισαγγελέων και άλλων μελών του δικαστηρίου).
Ο τρόπος παρουσίασης στο νομοθετικό υπό-ύφος είναι κατευθυντικός.
Η γλώσσα του διοικητικού και γραφειακού υποστυλ αξίζει ιδιαίτερης προσοχής, καθώς η γνώση της είναι σημαντική για κάθε πολίτη, καθώς τέτοια επαγγελματικά έγγραφα όπως αίτηση, απόδειξη, επεξηγηματική επιστολήκαι πολλοί άλλοι, μας συντροφεύουν συνεχώς στη δουλειά ακόμα και στις διακοπές. Η ικανότητα γραφής του απαραίτητου «χαρτιού» είναι αναπόσπαστο χαρακτηριστικό του γραμματισμού, της κουλτούρας του ανθρώπινου λόγου.
Ωστόσο, ο σκοπός του διοικητικού και γραφειακού υποστυλ είναι ευρύτερος από την προετοιμασία της καθημερινής επιχειρηματικής τεκμηρίωσης. Το εύρος λειτουργίας του υπηρεσιακού υποστυλ είναι οι διοικητικές-τμηματικές σχέσεις με τις οποίες διάφορα είδηγραφεία υπεύθυνα για την επίσημη αλληλογραφία, τη γραφειοκρατία.
Το διοικητικό και υπαλληλικό υποστυλ έχει δύο λειτουργίες:
Ενημερωτικό περιεχόμενο (ημερήσια διάταξη, ανακοίνωση)
Οργανωτική και κανονιστική (οδηγία, παραγγελία, επαγγελματική αλληλογραφία).
Το διοικητικό και γραφικό υπο-στυλ περιλαμβάνει πολλά είδη. Αυτά περιλαμβάνουν τα λεγόμενα δευτερεύοντα (δηλαδή, που εκδίδονται βάσει και σύμφωνα με νόμους) έγγραφα που εκδίδονται από εκτελεστικά και διοικητικά όργανα (διοικητικές πράξεις, εγκύκλιοι, διαταγές, οδηγίες) και συμβατικά έγγραφα, καθώς και διάφορα γραφεία : αίτηση, περιγραφή, αυτοβιογραφία , πληρεξούσιο, απόδειξη κ.λπ.
Τα διοικητικά και γραφικά έγγραφα ξεχωρίζουν σε σχέση με άλλα επιχειρηματικά κείμενα από ορισμένα χαρακτηριστικά στη χρήση γλωσσικών εργαλείων.
Το λεξιλόγιο αυτής της τεκμηρίωσης περιλαμβάνει διάφορες ορολογίες (επαγγελματικές, λογιστικές, εμπορικές, αθλητικές κ.λπ.), η χρήση των οποίων καθορίζεται από την κατάσταση.
Χρησιμοποιούνται οι ονοματολογικές ονομασίες διαφόρων επιχειρήσεων, ιδρυμάτων ( κεντρική ΤράπεζαΡωσία, Κρατική Φορολογική Επιθεώρηση, Ανοιχτό Ανώνυμη Εταιρεία(OAO), Χρηματιστήριο Εμπορευμάτων της Μόσχας, κ.λπ.) τίτλοι θέσεων, ακαδημαϊκοί τίτλοι, πτυχία. ειδική ορολογία που σχετίζεται με την εκτέλεση επιχειρηματικών εγγράφων (εισερχόμενα, εξερχόμενα (έγγραφο), ροή εγγράφων (μετακίνηση εγγράφων σε ίδρυμα), ευρετήριο ( συµβάσειςανατίθενται σε έγγραφα κατά τη διαδικασία της λογιστικής (καταχώρισης) και της εκτέλεσής τους), σφραγίδα (ένα σήμα που υποδεικνύει την ειδική φύση του εγγράφου - "απόρρητο", "επείγον", "προσωπικά"), μητρώο (κατάλογος, λίστα με κάτι που χρησιμοποιείται σε εργασία γραφείου), λεπτομέρειες (υποχρεωτικά στοιχεία ενός επίσημου εγγράφου), έντυπο εγγράφου (ένα σύνολο λεπτομερειών εγγράφου που βρίσκονται στην καθορισμένη σειρά) κ.λπ.
Πολλές στροφές του λόγου που χρησιμοποιούνται συνεχώς στην επαγγελματική αλληλογραφία έχουν αποκτήσει σταθερό χαρακτήρα.
Το οπλοστάσιο αυτών των κενών γλωσσών είναι αρκετά εκτεταμένο, για παράδειγμα:
Με το παρόν απαντώ στην επιστολή σας...
Σύμφωνα με το Πρωτόκολλο για τις αμοιβαίες παραδόσεις, σας ζητώ...
Ελπίζω σε περαιτέρω εποικοδομητική συνεργασία...
Ανυπομονούμε να λάβουμε την απάντησή σας το συντομότερο δυνατό...
Η απεύθυνσή τους στον συγγραφέα της επιστολής απλοποιεί την εργασία: επιλέγει μια έτοιμη διατύπωση, εισάγοντάς την στο κατάλληλο μέρος του κειμένου.
Η τυποποίηση της επαγγελματικής γραφής οδήγησε στη δημιουργία έτοιμων κειμένων (τυπικά κείμενα, στένσιλ γράμματα), στα οποία χρειάζεται μόνο να εισάγετε συγκεκριμένες πληροφορίες. Η εμφάνιση τέτοιων δειγμάτων για επαγγελματικές επιστολές συνδέεται με την ανάγκη επίλυσης του ίδιου τύπου προβληματικών καταστάσεων στην παραγωγή, τη μεταφορά και το εμπόριο.
Τέτοια γράμματα έχουν πλεονεκτήματα λόγω του πολύ μικρότερου χρόνου εργασίας που δαπανάται για τη σύνθεσή τους (με γράμματα στένσιλ - πλήρωση των κενών) και την επεξεργασία τους.
Ένα τυπικό κείμενο βασίζεται όχι μόνο σε κλισέ φράσεις, αλλά και σε κλισέ προτάσεις:
Σε απάντηση στο αίτημά σας, σας αποστέλλουμε τις πληροφορίες που σας ενδιαφέρουν.
Επιβεβαιώνουμε τη συμμετοχή μας στην έκθεση.
Η έκφραση είναι ξένη προς τη διοικητική και γραφική ομιλία, αλλά σε ειδικές περιπτώσεις (διαταγή διακοπών για ένα ίδρυμα, δίπλωμα, διεύθυνση στον ήρωα της ημέρας), είναι δυνατή η χρήση αξιολογικών επιθημάτων, βαθμών σύγκρισης επιθέτων, εικονιστικών εκφράσεων.
Η σύνταξη των γραφικών εγγράφων είναι πολύπλοκη: χρησιμοποιούνται σύνθετες προτάσεις, ένας μακρύς κατάλογος ομοιογενών μελών, συμμετοχικές και επιρρηματικές φράσεις. Στα γραφικά έγγραφα, η αφήγηση, η περιγραφή και ο συλλογισμός συνδυάζονται πολύ συχνά μεταξύ τους. Ο οδηγικός τρόπος παρουσίασης σε αυτά τα έγγραφα είναι σπάνιος (κυρίως σε παραγγελίες, οδηγίες).
Σημαντικό ρόλο στη γραφική ύλη παίζουν τα γραφικά, η γραφή και η θέση των λεπτομερειών.