Λογαριασμοί πρωτογενούς τεκμηρίωσης. πρωτεύον έγγραφο

Πρωτοβάθμια λογιστικήαντιπροσωπεύει το αρχικό στάδιο της συστημικής αντίληψης της καταγραφής των επιμέρους λειτουργιών που χαρακτηρίζουν τις οικονομικές διαδικασίες και φαινόμενα που συμβαίνουν στον οργανισμό. Αντικείμενό του είναι: η προμήθεια, η απόκτηση και η δαπάνη υλικών πόρων, το κόστος παραγωγής, η μετακίνηση ημικατεργασμένων προϊόντων και των υπολειμμάτων σε εξέλιξη, ο όγκος της παραγωγής, η αποστολή και η πώλησή του, διακανονισμοί με προμηθευτές, αγοραστές, πελάτες, τράπεζες, οικονομικές αρχές, ιδρυτές κ.λπ.

Οι αρχικές πληροφορίες σχετικά με τις οικονομικές διαδικασίες και φαινόμενα αντικατοπτρίζονται στα πρωτογενή έγγραφα.

Πρωτεύον λογιστικό έγγραφο- πρόκειται για γραπτή βεβαίωση επιχειρηματικής συναλλαγής που έχει νομική ισχύ και δεν απαιτεί περαιτέρω εξηγήσεις και λεπτομέρειες.

Το κύριο λογιστικό έγγραφο πρέπει να έχει:

όνομα - το χρηματοοικονομικό και οικονομικό περιεχόμενο της επιχειρηματικής συναλλαγής. Ένα έγγραφο που δεν έχει τίτλο, καθώς και ένα έγγραφο με ασαφή, κακώς αναγνώσιμο τίτλο, δεν θα έχει νομική ισχύ.
όνομα, και σε ορισμένες περιπτώσεις διεύθυνση και λογαριασμούς διακανονισμούστις τράπεζες των μερών (νομικών και φυσικών προσώπων) που συμμετέχουν σε αυτή την επιχειρηματική συναλλαγή. Το κύριο έγγραφο, το οποίο δεν περιέχει το όνομα και τα αντίστοιχα χαρακτηριστικά τουλάχιστον ενός από τα μέρη της επιχειρηματικής συναλλαγής, χάνει τη στόχευσή του και δεν μπορεί να εκτελεστεί.
ημερομηνία σύνταξης. Σε περίπτωση απουσίας ή ασαφούς εγγραφής της ημερομηνίας, το έγγραφο χάνει έγκαιρα τη στόχευσή του. Στην πραγματικότητα, ένα τέτοιο έγγραφο δεν έχει νομική ισχύ.
το περιεχόμενο της επιχειρηματικής συναλλαγής (αντικείμενο τεκμηρίωσης) που προκύπτει από το όνομα του εγγράφου στο οποίο είναι διαθέσιμο σε γενική μορφή·
δείκτες για τις τρέχουσες επιχειρηματικές συναλλαγές. Η απουσία μετρητών στο έγγραφο στερεί από λογιστική και βάση υπολογισμού.
υπογραφές των υπευθύνων - του διευθυντή του οργανισμού και του επικεφαλής λογιστή.

Τα έγγραφα συμπληρώνονται από το λογιστικό προσωπικό με σαφήνεια, ευανάγνωστα χρησιμοποιώντας χειροκίνητη γραφή με μελάνι ή πάστα στυλό, σε γραφομηχανή ή χρησιμοποιώντας τεχνολογία υπολογιστών.

Κατά κανόνα, για έγγραφα χρησιμοποιούνται τυποποιημένα έντυπα με τη μορφή εντύπων που είναι διατμηματικού χαρακτήρα. Αυτό περιλαμβάνει έντυπα παραγγελιών, τιμολόγια, τιμολόγια, κουπόνια, αντίγραφα κ.λπ. Τα βασικά έγγραφα θα πρέπει να συντάσσονται τη στιγμή της συναλλαγής και εάν αυτό δεν είναι δυνατό για αντικειμενικούς λόγους, τότε αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της.

Εάν παρουσιαστεί σφάλμα σε λογαριασμούς στο αγρόκτημα, τότε μπορείτε να εφαρμόσετε τη μέθοδο αρνητικής ή αντίστροφης καταχώρισης. Σε αυτή την περίπτωση, η λανθασμένη καταχώριση επαναλαμβάνεται με κόκκινο μελάνι ή τυπικά χρώματα (μπλε, μαύρο) με την κατάληξή της σε ορθογώνιο πλαίσιο.

Ένα κόκκινο χρώμα ή ένα ορθογώνιο πλαίσιο θα ακυρώσει τη λανθασμένη καταχώριση, μετά την οποία γίνεται σωστή καταχώριση. Είναι δυνατή η διόρθωση σφαλμάτων στους λογαριασμούς με διαγραφή και περαιτέρω διόρθωση (μια λανθασμένη καταχώριση διαγράφεται με μία γραμμή και γίνεται σωστή καταχώριση κάτω από αυτήν που υποδεικνύει την ημερομηνία διόρθωσης και την υπογραφή του λογιστή, εάν χρειάζεται, πιστοποιητικό συντάσσεται αποκαλύπτοντας την ανάγκη διόρθωσης και την αιτία του λάθους).

Δεν πρέπει να υπάρχουν διορθώσεις, σβησίματα, λεκέδες σε μετρητά και τραπεζικά έγγραφα.

Κατά την εργασία με οποιοδήποτε έγγραφο, ο λογιστής βασίζεται σε ορισμένες αρχές και μεθοδολογικές βάσεις που κατοχυρώνονται σε επίσημα έγγραφα.

Με βάση τα κύρια έγγραφα, οι εγγραφές γίνονται σε λογιστικά μητρώα, κάρτες, καταστάσεις, περιοδικά, καθώς και σε δίσκους, δισκέτες και άλλα μέσα.

Τα λογιστικά έγγραφα είναι εξωτερικά και εσωτερικά

Εξωτερικά Έγγραφαεισαγάγετε τον οργανισμό από το εξωτερικό - από κυβερνητικές υπηρεσίες, ανώτερους οργανισμούς, τράπεζες, φορολογικές επιθεωρήσεις, από ιδρυτές, προμηθευτές, αγοραστές κ.λπ., καταρτίζονται σύμφωνα με τυποποιημένα έντυπα. Παραδείγματα τέτοιων εγγράφων είναι, αίτηση πληρωμής-εντολή, αίτημα πληρωμής, τιμολόγιο προμηθευτή κ.λπ.

Εσωτερικά έγγραφακαταρτίζεται απευθείας στον οργανισμό.

Υπάρχουν οι ακόλουθοι τύποι εσωτερικών εγγράφων:

διοικητικός;
αθώωση (εκτελεστικό)
σε συνδυασμό;
λογιστική ρύθμιση.

διαχειριστικός- πρόκειται για έγγραφα που περιέχουν εντολές, οδηγίες για την παραγωγή, την εκτέλεση ορισμένων επιχειρηματικών λειτουργιών. Αυτές περιλαμβάνουν εντολές του επικεφαλής του οργανισμού και πρόσωπα εξουσιοδοτημένα από αυτόν για την εκτέλεση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.

Αθωωτικό(εκτελεστικά) έγγραφα πιστοποιούν το γεγονός των επιχειρηματικών συναλλαγών. Αυτά περιλαμβάνουν παραγγελίες παραλαβής, πράξεις αποδοχής υλικών. πράξεις αποδοχής και διάθεσης παγίων περιουσιακών στοιχείων· έγγραφα σχετικά με την αποδοχή από τους εργαζόμενους τελικών προϊόντων κ.λπ.

Σε συνδυασμότα έγγραφα είναι διοικητικά και εκτελεστικά. Αυτό περιλαμβάνει ταμειακά εντάλματα εισπράξεων και εξόδων, καταστάσεις μισθοδοσίας για την έκδοση ημερομισθίων σε υπαλλήλους του οργανισμού, προκαταρκτικές αναφορές υπόλογων κ.λπ.

Λογιστικά έγγραφακαταρτίζονται στην περίπτωση που δεν υπάρχουν τυποποιημένα έγγραφα για αρχεία επιχειρηματικών συναλλαγών, καθώς και κατά τη σύνοψη και επεξεργασία δικαιολογητικών και διοικητικών εγγράφων. Πρόκειται για πιστοποιητικά, φύλλα διανομής κ.λπ.

Τα λογιστικά έγγραφα χωρίζονται επίσης σε εφάπαξ και σωρευτικά. Για την εκτέλεση κάθε επιχειρηματικής συναλλαγής χρησιμοποιούνται πρωτογενή έγγραφα εφάπαξ. Τα σωρευτικά έγγραφα συντάσσονται κατά τη διάρκεια μιας ορισμένης περιόδου σταδιακής συσσώρευσης ομοιογενών επιχειρηματικών συναλλαγών. Στο τέλος της περιόδου, αυτά τα έγγραφα υπολογίζουν τα σύνολα για τους σχετικούς δείκτες. Παραδείγματα συσσωρευτικών εγγράφων είναι οι εντολές εργασίας δύο εβδομάδων, μηνιαίες, οι κάρτες ορίων για την αποδέσμευση υλικών από τις αποθήκες του οργανισμού κ.λπ.

Τα λογιστικά έγγραφα χωρίζονται σε πρωτεύοντα και συνοπτικά

Έγγραφα πηγήςπου δημιουργήθηκε κατά τη στιγμή της επιχειρηματικής συναλλαγής. Παράδειγμα τέτοιων εγγράφων είναι τα φορτωτικά για την αποδέσμευση υλικών από τις αποθήκες του οργανισμού σε συνεργεία.

Συνοπτικά Έγγραφακαταρτίζεται με βάση πρωτογενή έγγραφα, για παράδειγμα, μισθοδοσία.

Κατά τον καθορισμό των στοιχείων στα πρωτεύοντα παραστατικά, προκύπτουν λογιστικές πληροφορίες που δεν καταγράφονται αυτόματα. Όλα τα ποσοτικά και ποιοτικά χαρακτηριστικά του υπόκεινται σε λογικό, αριθμητικό και νομικό έλεγχο πριν από την προετοιμασία των πρωτογενών εγγράφων. Αυτός ο έλεγχος διενεργείται τόσο από υπαλλήλους που εμπλέκονται στην τήρηση πρωτογενούς λογιστικής όσο και από υπαλλήλους υπηρεσιών διαχείρισης.

Υπογράφοντας αποδείξεις και χρεωστικές εντολές μετρητών, καταστάσεις μισθοδοσίας, εντολές πληρωμής και απαιτήσεις, άλλα τραπεζικά έγγραφα, ο επικεφαλής του οργανισμού αναλύει διεξοδικά κάθε επιχειρηματική συναλλαγή.

Στη διαδικασία λήψης λογιστικών πληροφοριών, διακρίνονται τα ακόλουθα στάδια:

προκαταρκτική εργασία πριν από τη σύνταξη πρωτογενών εγγράφων ·
προετοιμασία πρωτογενών εγγράφων ·
έγκριση πρωτογενών εγγράφων·
το έργο του λογιστηρίου στη σύνταξη και επεξεργασία πρωτογενών παραστατικών.

Η συλλογή λογιστικών πληροφοριών περιλαμβάνει την κατάλληλη εργασία διαφόρων υπηρεσιών του οργανισμού. Αυτό το στάδιο χαρακτηρίζεται από το υψηλότερο επίπεδο αναλυτικότητας και αποτελεσματικότητας της λογιστικής.

Το δεύτερο στάδιο της λογιστικής διαδικασίας είναι η επεξεργασία των λογιστικών πληροφοριών. Περιλαμβάνει άμεση συμμετοχή στη λήψη λογιστικών πληροφοριών από υπαλλήλους υπηρεσιών λειτουργικής διαχείρισης. Έτσι, κατά τη λογιστικοποίηση των ειδών απογραφής με βάση τα πρωτογενή έγγραφα, παρέχεται ομαδοποίηση και γενίκευση δεδομένων στις κάρτες απογραφής υλικών. Σε μηνιαία βάση, δεδομένα από κάρτες και βιβλία μεταφέρονται σε αναφορές για την κίνηση των υλικών περιουσιακών στοιχείων. Οι υπεύθυνοι αποθήκης και οι προϊστάμενοι τμημάτων υποβάλλουν έγκαιρα αυτές τις αναφορές στο λογιστήριο του οργανισμού.

Οι διευθυντές ασχολούνται επίσης με την επεξεργασία δεδομένων. Έτσι, με τη βοήθεια υπαλλήλων διαφόρων υπηρεσιών διαχείρισης, εντοπίζονται οι ένοχοι των ελλείψεων και των απωλειών.

Μετά τον έλεγχο των αριθμητικών υπολογισμών, η νομιμότητα και η σκοπιμότητα των ολοκληρωμένων επιχειρηματικών συναλλαγών καταχωρούνται λογιστικά έγγραφα και στη συνέχεια τα στοιχεία τους ομαδοποιούνται οικονομικά στο σύστημα συνθετικών και αναλυτικών λογιστικών λογαριασμών με καταχώριση στα λογιστικά μητρώα.

Τα λογιστικά μητρώα είναι πίνακες καταμέτρησης ορισμένης μορφής, κατασκευασμένοι σύμφωνα με την οικονομική ομαδοποίηση δεδομένων για την ιδιοκτησία και τις πηγές σχηματισμού της. Χρησιμεύουν για να αντικατοπτρίζουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές.

Τα λογιστικά μητρώα, ανάλογα με τη δομή, χωρίζονται σε χρονολογικά και συστηματικά. Στα χρονολογικά μητρώα, οι επιχειρηματικές συναλλαγές αντικατοπτρίζονται με τη σειρά με την οποία πραγματοποιήθηκαν. Τα συστηματικά λογιστικά μητρώα χρησιμεύουν για την ομαδοποίηση των επιχειρηματικών συναλλαγών σύμφωνα με καθορισμένα κριτήρια.

Τα λογιστικά μητρώα τηρούνται με τη μορφή λογιστικών βιβλίων, καρτών, καταστάσεων, περιοδικών, καθώς και μηχανημάτων.

Η συνθετική λογιστική πραγματοποιείται σε συστηματικά μητρώα και η αναλυτική λογιστική - σε αναλυτικά μητρώα. Οι εγγραφές στα μητρώα γίνονται τόσο χειροκίνητα όσο και με χρήση τεχνολογίας υπολογιστών.

Το σύνολο και η θέση των στοιχείων στο μητρώο καθορίζουν τη μορφή του, η οποία εξαρτάται από τα χαρακτηριστικά των αντικειμένων που λαμβάνονται υπόψη, τον σκοπό των μητρώων και τις μεθόδους λογιστικής εγγραφής. Η λογιστική εγγραφή αναφέρεται στην καταγραφή των επιχειρηματικών συναλλαγών σε λογιστικά μητρώα.

Στα λογιστικά βιβλία, όλες οι σελίδες είναι αριθμημένες και δεμένες. Στην τελευταία σελίδα αναφέρετε τον αριθμό και επικυρώστε τον με τις υπογραφές εξουσιοδοτημένων προσώπων. Σε ορισμένα βιβλία, για παράδειγμα, το βιβλίο μετρητών, οι σελίδες δεν είναι μόνο αριθμημένες, αλλά και δεμένες με σπάγκο, σφραγισμένες με κερί σφραγίδα. Ανάλογα με τον όγκο των λογαριασμών στο βιβλίο, διατίθενται μία ή περισσότερες σελίδες για έναν ή τον άλλο λογαριασμό. Τα λογιστικά βιβλία χρησιμοποιούνται για συνθετική και αναλυτική λογιστική.

Οι κάρτες είναι κατασκευασμένες από χοντρό χαρτί ή χαλαρό χαρτόνι, που δεν στερεώνονται μεταξύ τους. Αποθηκεύονται σε ειδικά κουτιά - ντουλάπια αρχείων. Οι κάρτες ανοίγονται για ένα χρόνο και καταχωρούνται σε ειδικό μητρώο για να διασφαλίζεται ο έλεγχος της ασφάλειάς τους.

Οι δηλώσεις διαφέρουν από τις κάρτες στο ότι είναι κατασκευασμένες από λιγότερο πυκνό χαρτί και έχουν μεγαλύτερη μορφή. Αποθηκεύονται σε ειδικούς φακέλους που ονομάζονται καταχωρητές. Τα φύλλα ανοίγουν, κατά κανόνα, για ένα μήνα ή ένα τέταρτο.

Οι εγγραφές στα λογιστικά μητρώα πρέπει να είναι σαφείς, συνοπτικές, σαφείς, ευανάγνωστες. Μετά την καταχώριση μιας επιχειρηματικής συναλλαγής στο λογιστικό μητρώο, σημειώνεται κατάλληλη σήμανση στο πρωτεύον παραστατικό για να διευκολυνθεί η μετέπειτα επαλήθευση της σωστής καταχώρισης. Στο τέλος του μήνα, τα αποτελέσματα συνοψίζονται για κάθε σελίδα των λογιστικών μητρώων. Τα τελικά αρχεία συστηματικών και αναλυτικών μητρώων πρέπει να επαληθεύονται με τη σύνταξη φύλλων κύκλου εργασιών.

Μετά την έγκριση της ετήσιας έκθεσης, τα λογιστικά μητρώα ομαδοποιούνται, δεσμεύονται και κατατίθενται στο τρέχον αρχείο του οργανισμού.

Τρόποι διόρθωσης λανθασμένων εγγραφών στα λογιστικά μητρώα

Υπάρχει τρεις τρόποι διόρθωσης λανθασμένων εγγραφών στα λογιστικά μητρώα: διορθωτική, συμπληρωματική καταχώρηση, αναστροφή.

Διορθωτική μέθοδοςμπορεί να εφαρμοστεί μόνο εάν ανακαλύφθηκαν σφάλματα πριν από τη σύνταξη του ισολογισμού ή εάν έλαβαν χώρα στα λογιστικά βιβλία, χωρίς να επηρεαστεί η αντιστοιχία των λογαριασμών. Αυτή η μέθοδος συνίσταται στο να διαγράψετε με μια λεπτή γραμμή το λανθασμένο κείμενο, τον αριθμό, την ποσότητα και την επιγραφή δίπλα ή πάνω από το σωστό κείμενο ή ποσό με την κατάλληλη κράτηση.

Για παράδειγμα, αν αντί για 100 ρούβλια. 200 ρούβλια αντικατοπτρίζονται, στη συνέχεια θα πρέπει να διαγραφούν 200 ρούβλια. και γράψτε "100 ρούβλια" από πάνω και σημειώστε στο πλάι: "200 ρούβλια διαγραμμένα και 100 ρούβλια γραμμένα από πάνω, διορθωμένα ώστε να πιστεύουν (ημερομηνία, υπογραφή)".

Στα νομισματικά παραστατικά, δεν επιτρέπονται διορθώσεις και στυπώματα, ακόμη και αυτά που καθορίζονται, ειδικά σε αριθμούς.

Πρόσθετες καταχωρήσειςγίνονται σε περιπτώσεις που το ποσό μιας επιχειρηματικής συναλλαγής υποεκτιμάται λανθασμένα. Για παράδειγμα, ο προμηθευτής μετέφερε 150 ρούβλια από τον τρεχούμενο λογαριασμό. Αυτή η επιχειρηματική συναλλαγή αντικατοπτρίζεται στη σωστή αντιστοιχία των λογαριασμών, αλλά το ποσό της υποτιμάται σε 100 ρούβλια. Έγινε η ακόλουθη λογιστική εγγραφή: η χρέωση του λογαριασμού "Διακανονισμοί με προμηθευτές", η πίστωση του λογαριασμού "Λογαριασμός διακανονισμού" - 100 ρούβλια.

Αλλά δεδομένου ότι οι προμηθευτές θα πρέπει να μεταφέρουν 150 ρούβλια, τότε για το ποσό που λείπει των 50 ρούβλια. είναι απαραίτητο να κάνετε μια πρόσθετη καταχώριση: χρέωση του λογαριασμού "Διακανονισμοί με προμηθευτές", πίστωση του λογαριασμού "Λογαριασμός διακανονισμού" - 50 ρούβλια.

Πρόσθετες αναρτήσεις γίνονται τον τρέχοντα ή τον επόμενο μήνα. Αυτός ο κανόνας διόρθωσης σφάλματος εφαρμόζεται σε δύο περιπτώσεις: εάν τα δεδομένα του πρωτεύοντος παραστατικού δεν καταγράφονται σε ξεχωριστή γραμμή στο λογιστικό μητρώο και όταν ένα εσφαλμένα υποεκτιμημένο ποσό μιας επιχειρηματικής συναλλαγής αντικατοπτρίζεται στο λογιστικό μητρώο.

Μέθοδος αντιστροφήςσυνίσταται στο γεγονός ότι εξαλείφεται η εσφαλμένη καταχώρηση, κυρίως ψηφιακή αρνητικός αριθμός, δηλαδή επαναλαμβανόμενη λανθασμένη αντιστοιχία και ποσότητα με κόκκινο μελάνι. Ταυτόχρονα, γίνεται σωστή καταχώριση με συνηθισμένο μελάνι. Αναστροφές συμβαίνουν όταν τα τιμολόγια αντιστοιχίζονται λανθασμένα ή όταν καταγράφεται υπερβολικό ποσό.

Κατά την άθροιση των αποτελεσμάτων των πράξεων, αφαιρούνται οι εγγραφές με κόκκινο μελάνι.

Κατά τη διάρκεια της εργασίας της, κάθε επιχειρηματική οντότητα (IP ή LLC) αποκτά έναν τεράστιο αριθμό εγγράφων: εγγραφή, λογιστική, αναφορά, προσωπικό, άδειες, αιτιολόγηση και επιβεβαίωση. Και παρόλο που ο 21ος αιώνας είναι στην αυλή και η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων έχει ενταχθεί εδώ και πολύ καιρό στην επιχειρηματική πρακτική, τα έντυπα έγγραφα εξακολουθούν να είναι αναντικατάστατη αξία. Η διάρκεια ζωής ορισμένων από αυτά είναι 75 χρόνια, όπως λένε, τα χειρόγραφα δεν καίγονται.

Φυσικά, δεν μας ανησυχεί η ιστορική αξία των εγγράφων του οργανισμού, αλλά ότι η έλλειψη της απαραίτητης γραφειοκρατίας, ειδικά για λογιστικά και προσωπικό, μπορεί να δημιουργήσει δυσκολίες στη διεξαγωγή ελέγχων και να οδηγήσει σε οικονομικές κυρώσεις, με άλλα λόγια, σε πρόστιμα. Για να αποφύγετε οικονομικές απώλειες, σας συμβουλεύουμε να ελέγχετε την πληρότητα όλων των απαραίτητων εγγράφων από καιρό σε καιρό ή να αναθέτετε αυτόν τον έλεγχο σε ειδικούς:

Η υποχρέωση συλλογής και αποθήκευσης των εγγράφων του οργανισμού καθορίζεται με τον νόμο αριθ. 125-FZ της 22ας Οκτωβρίου 2004 "σχετικά με την αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία". Σύμφωνα με αυτήν, οι οργανισμοί και οι μεμονωμένοι επιχειρηματίες είναι υποχρεωμένοι να διασφαλίζουν την ασφάλεια των αρχειακών εγγράφων, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού. Ο κατάλογος των αρχειακών εγγράφων δίνεται στο Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Αυγούστου 2010 N 558, αποτελείται από 12 ενότητες και περιέχει 1003 σημεία.

Δεν σχετίζονται όλα με επιχειρηματική δραστηριότητα, γι' αυτό σας προτείνουμε να ελέγξετε τις αποσκευές σας με έγγραφα με το απαραίτητο ελάχιστο που πρέπει να διαθέτουν οι οργανισμοί και οι μεμονωμένοι επιχειρηματίες.

Έγγραφα εγγραφής του οργανισμού και του μεμονωμένου επιχειρηματία

Ας ξεκινήσουμε με τα ντοκουμέντα με τα οποία ουσιαστικά ξεκινάει η ζωή νομική οντότηταή την απόκτηση από άτομο του καθεστώτος IP. Ο κατάλογος των εγγράφων εγγραφής του οργανισμού είναι αισθητά μεγαλύτερος από ό, τι για μεμονωμένους επιχειρηματίες:

. Μέχρι σήμερα, αυτό είναι το μοναδικό. Εάν έγιναν αλλαγές στον χάρτη, καλό είναι να διατηρήσετε τις προηγούμενες εκδόσεις του με την ένδειξη «άκυρες λόγω υιοθέτησης νέα έκδοσηναύλωση από ___».
ή τη σύσταση Ε.Π.Ε. Όλα είναι ξεκάθαρα εδώ - αυτό το έγγραφο είναι μια έκφραση της βούλησης των ιδρυτών να δημιουργήσουν μια νομική οντότητα.
. Η λίστα πρέπει να περιέχει ενημερωμένες πληροφορίες για κάθε συμμετέχοντα (στοιχεία διαβατηρίου άτομοή δεδομένα οργανισμού), το μέγεθος και την αξία του μεριδίου κάθε συμμετέχοντα, πληροφορίες σχετικά με την πληρωμή του. Εάν υπάρχουν μετοχές που ανήκουν στην ίδια την εταιρεία, τότε αναφέρετε πληροφορίες σχετικά με αυτές.
Πιστοποιητικό του κρατική εγγραφήνομικό πρόσωπο ή μεμονωμένο επιχειρηματία.
Πιστοποιητικό εγγραφής στη φορολογική αρχή (για μεμονωμένους επιχειρηματίες και ΕΠΕ).
Φύλλο καταγραφής στο Ενιαίο Κρατικό Μητρώο Νομικών Προσώπων (για LLC) ή στο EGRIP (για μεμονωμένους επιχειρηματίες). Από τον Ιούλιο του 2013, η επιβεβαίωση της κρατικής εγγραφής είναι το φύλλο καταχώρισης στο Ενιαίο Κρατικό Μητρώο Νομικών Προσώπων (ή στο EGRIP). Προηγουμένως, αυτό το έγγραφο ονομαζόταν Πιστοποιητικό εγγραφής. Όσον αφορά το απόσπασμα από το Ενιαίο Κρατικό Μητρώο Νομικών Προσώπων (EGRIP), δεν χρειάζεται να αποθηκευτούν. Συνήθως τράπεζα, συμβολαιογράφος, εργολάβοι κ.λπ. ζητούν απόσπασμα με παραγραφή όχι μεγαλύτερη από ένα μήνα, επομένως, εάν χρειαστεί, κάθε φορά είναι απαραίτητο να το λαμβάνετε ξανά.
Επιστολή με πληροφορίες για κωδικούς στατιστικών στοιχείων (για μεμονωμένους επιχειρηματίες και ΕΠΕ). Μπορείτε να λάβετε αυτές τις πληροφορίες χωρίς να επικοινωνήσετε προσωπικά με τις στατιστικές αρχές, αλλά μέσω της φόρμας στον επίσημο ιστότοπο της Rosstat. Μπορείτε επίσης να βρείτε τους κωδικούς στατιστικών στοιχείων σας. Απλώς εκτυπώστε μια σελίδα από τον ιστότοπο με τους κωδικούς σας. Οι τράπεζες δέχονται επίσης ένα τέτοιο έγγραφο, αλλά εάν το επιθυμείτε, μπορείτε επίσης να λάβετε επίσημο έγγραφομε τη σφραγίδα περιφερειακών στατιστικών φορέων.

Έγγραφα του οργανισμού που επιβεβαιώνουν τη νόμιμη διεύθυνση του

Κατά το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού, η τράπεζα θα ζητήσει από τον πελάτη - τον οργανισμό "πληροφορίες σχετικά με την παρουσία ή την απουσία νομικής οντότητας και του μόνιμου φορέα διαχείρισης στην τοποθεσία του". Τα ακόλουθα έγγραφα μπορούν να χρησιμεύσουν ως επιβεβαίωση του οργανισμού (προαιρετικά):

Πιστοποιητικό ιδιοκτησίας των εγκαταστάσεων στις οποίες βρίσκεται η LLC (εάν ο ιδιοκτήτης είναι ο ιδρυτής).
Η σύμβαση μίσθωσης και η πράξη αποδοχής και μεταβίβασης των χώρων, καθώς και αντίγραφο του πιστοποιητικού ιδιοκτησίας των χώρων, επικυρωμένο από τον εκμισθωτή.
Η συγκατάθεση του ιδιοκτήτη για εγγραφή της LLC στη διεύθυνση κατοικίας και αντίγραφο του πιστοποιητικού ιδιοκτησίας των χώρων.

Τέτοια έγγραφα ζητούνται επίσης από τις φορολογικές αρχές (κατά την αρχική εγγραφή μιας LLC και τις επακόλουθες αλλαγές στο Ενιαίο Κρατικό Μητρώο Νομικών Προσώπων) και τις αρχές αδειοδότησης. Για μεμονωμένους επιχειρηματίες, δεν υπάρχουν ειδικά έγγραφα που να επιβεβαιώνουν τη διεύθυνσή του. Αρκετό αντίγραφο εγγραφής στο διαβατήριο.

Έγγραφα αδειοδότησης οργανισμών και μεμονωμένων επιχειρηματιών για ορισμένους τύπους δραστηριοτήτων

Εδώ εννοούμε εκείνους τους τύπους δραστηριοτήτων για τους οποίους απαιτούνται πρόσθετα έγγραφα από τις δημόσιες υπηρεσίες:

Άδειες για ;
(για κατασκευαστικές εταιρείες)
Επιβεβαίωση ότι έχετε υποβάλει ειδοποίηση έναρξης δραστηριοτήτων (στις περιπτώσεις που ορίζονται στο άρθρο 8 του νόμου αριθ. 294-FZ της 26/12/08).
Άδειες από το SES και το Gospozhdnazor (για καταστήματα, καταστήματα εστίασης και ξενοδοχεία).
Πιστοποιητικά που εκδίδονται για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας κ.λπ.

Λογιστικά έγγραφα και έγγραφα αναφοράς οργανισμών και μεμονωμένων επιχειρηματιών

Η λογιστική και η αναφορά μπορεί να είναι λογιστική και φορολογική. Μπορείτε να μάθετε πώς διαφέρει το ένα από το άλλο. Εδώ περιοριζόμαστε στο γεγονός ότι η λογιστική είναι υποχρεωτική μόνο για οργανισμούς και ότι τα φορολογικά αρχεία διατηρούνται από όλους τους φορολογούμενους (συμπεριλαμβανομένων των LLC και των μεμονωμένων επιχειρηματιών). Με βάση αυτό, ο κατάλογος των εγγράφων του οργανισμού είναι πολύ πιο σημαντικός από αυτόν ενός μεμονωμένου επιχειρηματία, λόγω οικονομικές δηλώσεις.

Στα λογιστικά έγγραφα του οργανισμούπεριλαμβάνω:

Λογιστικά μητρώα (γενικό καθολικό, ημερολόγια παραγγελιών, εντάλματα ανάμνησης, ημερολόγια συναλλαγών λογαριασμών, καταστάσεις κύκλου εργασιών και σωρευτικών καταστάσεων, λογιστικά βιβλία, λίστες αποθεμάτων κ.λπ.).
Λογιστικές καταστάσεις (ισολογισμοί, καταστάσεις κερδών και ζημιών, επεξηγηματικές σημειώσεις).
Λογιστικό σχέδιο εργασίας.
Λογιστική πολιτική;
Αλληλογραφία για λογιστικά θέματα.

Έγγραφα που σχετίζονται με τη φορολογική λογιστική(το οποίο διεξάγεται τόσο από οργανισμούς όσο και από μεμονωμένους επιχειρηματίες) περιλαμβάνουν:

επιστροφή φορου;
Λογιστικά βιβλία εσόδων και εξόδων.
τιμολόγια?
Αγορά βιβλίων και βιβλίων πωλήσεων.
Έγγραφα που επιβεβαιώνουν τη φορολογική ζημία, το ποσό των οποίων μεταφέρεται σε μελλοντικές περιόδους.
Πράξεις συμφιλίωσης με την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία και πιστοποιητικά για την κατάσταση των διακανονισμών με τον προϋπολογισμό.

ΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ	ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΖΩΗΣ
Δικαιολογητικά εγγραφής	συνεχώς
Άδειες και πιστοποιητικά συμμόρφωσης	συνεχώς
Λογιστική ετήσια έκθεση	συνεχώς
Λογιστική τριμηνιαία αναφορά
Λογιστική μηνιαία αναφορά
Λογιστικά μητρώα, λογιστικό σχέδιο εργασίας, λογιστική πολιτική, λογιστική αλληλογραφία
Πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, βιβλία και περιοδικά
λογιστική και φορολογική λογιστικήγια τον υπολογισμό και την πληρωμή φόρων, παραστατικών που βεβαιώνουν έσοδα και έξοδα, καθώς και την πληρωμή (παρακράτηση) φόρων
επιστροφή φορου
KUDiR για USN	συνεχώς
Ετήσιο μισθοδοσίαςστο FSS	συνεχώς
Τριμηνιαίες μισθοδοσίες στο ΦΣΣ
Δηλώσεις και υπολογισμοί για τα ασφάλιστρα για συνταξιοδοτική ασφάλιση
Συμβάσεις και έγγραφα που σχετίζονται με αυτά (εκτός από μίσθωση και ενέχυρο)
Έγγραφα που σχετίζονται με ΚΚΚ
Έγγραφα προστασίας της εργασίας
ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
Προσωπικοί φάκελοι των ηγετών της οργάνωσης	συνεχώς
Προσωπικοί φάκελοι εργαζομένων
Προσωπικές κάρτες εργαζομένων
Έγγραφα μη προσληφθέντων (ερωτηματολόγια, αιτήσεις, βιογραφικά)
Πρωτότυπα προσωπικά έγγραφα των εργαζομένων ( βιβλία εργασίας, διπλώματα, πιστοποιητικά)	κατ' απαίτηση και αζήτητα - 75 χρόνια
Βιβλία, περιοδικά, αρχεία προσωπικού

Πού να αποθηκεύσετε έγγραφα του οργανισμού και του μεμονωμένου επιχειρηματία;

Εάν υπάρχουν λίγα έγγραφα, τότε ο ευκολότερος τρόπος είναι να δημιουργήσετε το δικό σας αρχείο - να τα αποθηκεύσετε σε ένα χρηματοκιβώτιο (πυράντοχο ντουλάπι) ή να διαθέσετε ένα ξεχωριστό δωμάτιο για το αρχείο. Ο νόμος δεν προβλέπει συγκεκριμένες απαιτήσεις για το σχεδιασμό του αρχείου, το κυριότερο είναι ότι εκπληρώνει τη λειτουργία του να συλλέγει και να αποθηκεύει έγγραφα.

Τα έγγραφα των τελευταίων τριών ετών, καθώς και εκείνα που απαιτούνται συνεχώς στο έργο (τις περισσότερες φορές, εγγραφές) αποτελούν το λεγόμενο επιχειρησιακό αρχείο, επομένως δεν προορίζονται για μακροπρόθεσμη αποθήκευση. Έγγραφα που φυλάσσονται για όχι περισσότερο από πέντε χρόνια, μετά τη λήξη της περιόδου αποθήκευσης, πρέπει να καταστρέφονται με καύση ή κοπή σε τεμαχιστή.

Άλλα έγγραφα με διάρκεια ζωής μεγαλύτερη από πέντε χρόνια πρέπει να κατατεθούν. Για να γίνει αυτό, αρχειοθετούνται σε τόμους, με όχι περισσότερα από 250 φύλλα σε έναν τόμο. Κάθε φύλλο του τόμου αριθμείται, γίνεται εσωτερική απογραφή και εξώφυλλο. Τα έγγραφα μπορούν επίσης να μεταφερθούν για φύλαξη σε εξειδικευμένους αρχειακούς οργανισμούς, αλλά αυτό είναι λογικό όταν υπάρχει μεγάλος αριθμός από αυτά.

Ευθύνη για την ασφάλεια των εγγράφων του οργανισμού και του μεμονωμένου επιχειρηματία

Είναι απαραίτητο να αποθηκεύσετε τα παραπάνω έγγραφα, πρώτα απ 'όλα, προς όφελος του ίδιου του επιχειρηματία, επειδή η απουσία τους το καθιστά πολύ δύσκολο (ή και αδύνατο) επιχειρηματική δραστηριότητα. Αλλά και κυρώσεις, υπό μορφή προστίμων, προβλέπονται και από το νόμο.

Έτσι, για την έλλειψη πρωτογενών εγγράφων για μία φορολογική περίοδο, οι υπάλληλοι επιβάλλονται πρόστιμο ύψους 10 χιλιάδων ρούβλια και αν αυτό οδήγησε σε υποεκτίμηση της φορολογικής βάσης, τότε το πρόστιμο θα είναι τουλάχιστον 40 χιλιάδες ρούβλια.

Τι να κάνετε εάν χαθούν έγγραφα; Τα χαμένα έγγραφα εγγραφής (πιστοποιητικά κρατικής εγγραφής και φορολογική εγγραφή) ή ο Χάρτης μπορούν να αποκατασταθούν επικοινωνώντας με την εφορία με αίτηση για αντίγραφο πιστοποιητικού ή αντίγραφο του Χάρτη.

Εάν χαθούν τα λογιστικά έγγραφα ή τα έγγραφα προσωπικού του οργανισμού ή του μεμονωμένου επιχειρηματία, τότε θα πρέπει να δημιουργηθεί μια επιτροπή για τη διερεύνηση των αιτιών. Το γεγονός της κλοπής εγγράφων πρέπει να επιβεβαιώνεται με πιστοποιητικό από την αστυνομία. φυσικές καταστροφές- πιστοποιητικό του Υπουργείου Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης· πλημμύρα - βεβαίωση από το Γραφείο Στέγασης κ.λπ.

Επιπλέον, τα έγγραφα, των οποίων η περίοδος αποθήκευσης δεν έχει λήξει, θα πρέπει να αποκατασταθούν. Για έγγραφα που σχετίζονται με τον υπολογισμό και την πληρωμή των φόρων πρέπει να απευθυνθείτε στην εφορία, και για την καταβολή εισφορών αντίστοιχα στα ταμεία. Η τράπεζα μπορεί να λάβει αντίγραφα των κινήσεων λογαριασμού και αντίγραφα των εγγράφων πληρωμής. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τους αντισυμβαλλομένους με αίτημα αποστολής αντιγράφων συμβάσεων, πράξεων, φορτωτικών, τιμολογίων.

ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΣΤΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ

Ένα έγγραφο (από το λατινικό documentum, ένα διδακτικό παράδειγμα, αποδεικτικά στοιχεία, αποδεικτικά στοιχεία) είναι ένα γραπτό αποδεικτικό στοιχείο που επιβεβαιώνει το γεγονός μιας επιχειρηματικής συναλλαγής, το δικαίωμα εκτέλεσης.

Η τεκμηρίωση είναι μια ροή πληροφοριών σχετικά με τα οικονομικά και ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑοργάνωση και χρησιμοποιείται στη διαχείριση του οργανισμού για προκαταρκτικό, τρέχοντα και μετέπειτα έλεγχο.

Η τεκμηρίωση χρησιμεύει ως βάση για τις επόμενες λογιστικές εγγραφές και διασφαλίζει την ακρίβεια, την αξιοπιστία και το αδιαμφισβήτητο των λογιστικών δεικτών, καθώς και τη δυνατότητα ελέγχου τους.

Σύμφωνα με τον κανονισμό για τη λογιστική και τη χρηματοοικονομική αναφορά στη Ρωσική Ομοσπονδία, όλες οι επιχειρηματικές συναλλαγές επισημοποιούνται με δικαιολογητικά. Αυτά τα έγγραφα χρησιμεύουν ως πρωτογενή λογιστικά έγγραφα βάσει των οποίων τηρείται η λογιστική.

Η αξία των λογιστικών εγγράφων στις χρηματοοικονομικές και οικονομικές δραστηριότητες καθορίζεται όχι μόνο από το γεγονός ότι χρησιμεύουν ως βάση και επιβεβαίωση της ορθότητας των λογιστικών δεδομένων. Τα έγγραφα είναι τα μέσα με τα οποία πραγματοποιείται η ίδια η χρηματοοικονομική δραστηριότητα. Χρησιμοποιούνται για την επιχειρησιακή διεύθυνση και διαχείριση του οργανισμού. Με βάση τα έγγραφα, πραγματοποιείται καθημερινή παρακολούθηση της κίνησης των ειδών απογραφής, Χρήματαοργάνωση, διαπιστώνεται η νομιμότητα και η σκοπιμότητα ορισμένων πράξεων. Τα έγγραφα που επιβεβαιώνουν την ακρίβεια των λογιστικών δεδομένων βοηθούν στον εντοπισμό σφαλμάτων στη λογιστική.

Τα έγγραφα έχουν νομική σημασία, χρησιμοποιούνται ως αποδεικτικά στοιχεία σε διαφορές μεταξύ οργανισμών και ατόμων. Μόνο τα σωστά και έγκαιρα εκτελεσθέντα έγγραφα έχουν αποδεικτική αξία σε διαιτητικές και δικαστικές υποθέσεις. Τα έγγραφα χρησιμεύουν ως βάση για ιατροδικαστική λογιστική πραγματογνωμοσύνη, που διενεργείται με απόφαση εισαγγελίας, δικαστηρίου, διαιτησίας, με απόφαση των ανακριτικών αρχών.

Τα έγγραφα είναι ελεγκτικής αξίας, καθώς καθιστούν δυνατό τον έλεγχο της ασφάλειας των τιμαλφών, για την πρόληψη περιπτώσεων κλοπής. Μεγάλης σημασίαςέχουν έγγραφα κατά τη διεξαγωγή ελέγχων εγγράφων, ελέγχους των οικονομικών και χρηματοοικονομικών δραστηριοτήτων του οργανισμού. Τα έγγραφα χρησιμοποιούνται κατά την ανάλυση των αποτελεσμάτων της εργασίας

οργανώσεις. Είναι το έγγραφο που αποτελεί τη βάση του πληροφοριακού συστήματος του οργανισμού, το οποίο χρησιμοποιείται στον οργανισμό. Ο νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τις πληροφορίες, την πληροφόρηση και την προστασία πληροφοριών ορίζει: Η τεκμηρίωση των πληροφοριών είναι προαπαιτούμενοσυμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σε πληροφοριακούς πόρους. Η τεκμηρίωση των πληροφοριών πραγματοποιείται με τον τρόπο που καθορίζεται από τις κρατικές αρχές που είναι αρμόδιες για την οργάνωση των εργασιών γραφείου, την τυποποίηση των εγγράφων, τις συστοιχίες τους και την ασφάλεια της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Το λογιστικό έγγραφο είναι ένα γραπτό πιστοποιητικό που πιστοποιεί το γεγονός μιας επιχειρηματικής συναλλαγής.

Ο κύριος σκοπός των λογιστικών εγγράφων: μια γραπτή αιτιολόγηση και αντανάκλαση των επιχειρηματικών συναλλαγών (περιουσιακά στοιχεία), η βάση και η πηγή των λογιστικών αρχείων, η εφαρμογή λειτουργιών ελέγχου και η σκοπιμότητα των επιχειρηματικών συναλλαγών. Ο έλεγχος αυτός διενεργείται από υπεύθυνα πρόσωπα κατά την εκτέλεση εργασιών (προκαταρκτικός έλεγχος), από υπαλλήλους του λογιστηρίου κατά την επεξεργασία εγγράφων, καθώς και από ελεγκτές κατά τη διάρκεια ελέγχων και ερευνών εγγράφων.

Το πρωτογενές λογιστικό έγγραφο πρέπει να συντάσσεται κατά τον χρόνο του γεγονότος της οικονομικής ζωής και εάν αυτό δεν είναι δυνατό, αμέσως μετά την ολοκλήρωσή του. Το κύριο λογιστικό έγγραφο συντάσσεται σε χαρτί και (ή) με τη μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου υπογεγραμμένου με ηλεκτρονική υπογραφή.

Ηλεκτρονικό έγγραφο - τεκμηριωμένες πληροφορίες που παρουσιάζονται σε ηλεκτρονική μορφή, π.χ. σε μορφή κατάλληλη για την ανθρώπινη αντίληψη με χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών, καθώς και για μετάδοση μέσω δικτύων πληροφοριών και τηλεπικοινωνιών ή επεξεργασία σε πληροφοριακά συστήματα.

Ο ομοσπονδιακός νόμος «Για την ηλεκτρονική υπογραφή» αριθ. 63-FZ της 6ης Απριλίου 2011 ορίζει την ηλεκτρονική υπογραφή ως πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή που επισυνάπτονται σε άλλες πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή (υπογεγραμμένες πληροφορίες) και οι οποίες χρησιμοποιούνται για ένα συγκεκριμένο άτομο που υπογράφει πληροφορίες.

Εάν, σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένης της μορφής ηλεκτρονικού εγγράφου, αποσυρθούν, αντίγραφα των αποσυρθέντων εγγράφων που έγιναν σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζει η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιλαμβάνονται στο λογιστικά έγγραφα.

Εάν η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή η σύμβαση προβλέπει την υποβολή πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου σε άλλο πρόσωπο ή σε κρατικό φορέα σε χαρτί, η οικονομική οντότητα (οργανισμός) υποχρεούται, κατόπιν αιτήματος άλλου προσώπου ή κρατικού φορέα, με δικά του έξοδα, για τη δημιουργία αντιγράφων σε έντυπη μορφή του πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου που συντάχθηκε με τη μορφή ηλεκτρονικού παραστατικού.

λογιστικό έγγραφο για εξωτερική μορφήείναι ένα έντυπο στο οποίο καταγράφονται το περιεχόμενο μιας επιχειρηματικής συναλλαγής, ο χρόνος και ο τόπος ολοκλήρωσής της, φυσικοί δείκτες, το ποσό της συναλλαγής κ.λπ.. Αυτές και πολλές άλλες πληροφορίες που καταγράφονται στο έγγραφο είναι τα συστατικά στοιχεία της, που αναφέρονται στην πράξη ως λεπτομέρειες.

Κάθε έγγραφο πρέπει να πληροί πλήρως το σκοπό του, πρέπει να περιέχει ορισμένους δείκτες. Οι δείκτες που χαρακτηρίζουν την επιχειρηματική συναλλαγή που αντικατοπτρίζονται στο έγγραφο ονομάζονται λεπτομέρειες.

Τα έντυπα των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων εγκρίνονται από τον επικεφαλής της οικονομικής οντότητας μετά από πρόταση του υπαλλήλου στον οποίο έχει ανατεθεί η λογιστική. Ο νέος νόμος «Σχετικά με τη Λογιστική» κατάργησε την έννοια των «ενοποιημένων εντύπων», τώρα οι οργανισμοί μπορούν να αναπτύξουν μόνοι τους όλες τις μορφές πρωτογενών εγγράφων. Για να καταστούν νόμιμες οι μορφές πρωτογενών εγγράφων, βάσει των οποίων καταγράφεται το γεγονός μιας επιχειρηματικής συναλλαγής, πρέπει να εγκρίνονται με εντολή του επικεφαλής (ενδεχομένως ως μέρος της λογιστικής πολιτικής) και να έχουν υποχρεωτικές λεπτομέρειες

Στοιχεία εγγράφου

Απαιτούνται προαπαιτούμενα, πρόσθετα και ειδικά. Τα βασικά λογιστικά έγγραφα πρέπει να περιέχουν τις ακόλουθες υποχρεωτικές λεπτομέρειες.

Υποχρεωτικά στοιχεία του πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου είναι:

Τίτλος του εγγράφου·

ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου·

το όνομα της οικονομικής οντότητας που συνέταξε το έγγραφο·

την αξία της φυσικής και (ή) νομισματικής μέτρησης του γεγονότος της οικονομικής ζωής, που υποδεικνύει τις μονάδες μέτρησης·

το όνομα της θέσης του ατόμου (προσώπων) που πραγματοποίησε (έχουν πραγματοποιήσει) τη συναλλαγή, τη λειτουργία και τον υπεύθυνο (υπεύθυνο) για την ορθότητα της εκτέλεσής της·

υπογραφές των προσώπων που προβλέπονται στην παράγραφο 6, με ένδειξη του επωνύμου και των αρχικών τους.

Για πρόσθετες λεπτομέρειεςμπορεί να περιλαμβάνει: τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου του οργανισμού, τα μέρη που εμπλέκονται στη συναλλαγή κ.λπ.

Οι λεπτομέρειες είναι ιδιαίτερεςπου αντιστοιχεί σε συγκεκριμένο τομέα λογιστικής.

Απαιτήσεις για τη συμπλήρωση εγγράφων

Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται έγκαιρα, κατά κανόνα, τη στιγμή της συναλλαγής ή εάν αυτό δεν είναι δυνατό για κάποιο λόγο, αμέσως μετά την ολοκλήρωση της συναλλαγής.

Κατά την πώληση αγαθών, προϊόντων, έργων και υπηρεσιών με χρήση ταμειακών μηχανών, επιτρέπεται η σύνταξη πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου τουλάχιστον μία φορά την ημέρα μετά την ολοκλήρωσή του με βάση ταμειακές αποδείξεις.

Τα έγγραφα πρέπει να περιέχουν όλες τις λεπτομέρειες που αντικατοπτρίζουν αξιόπιστα δεδομένα. Τα έγγραφα μπορούν να συμπληρωθούν με στυλό, ανεξίτηλο μολύβι, γραφομηχανές ή πλήρως αυτοματοποιημένα. Το έγγραφο πρέπει να συντάσσεται καθαρά, ξεκάθαρα, χωρίς λεκέδες· δεν επιτρέπεται να κάνετε σημειώσεις σε έγγραφα με απλό μολύβι. Οι τελικές εγγραφές που σχετίζονται με τη μεταφορά αξίας πρέπει να γράφονται με γράμματα. Οι ελεύθερες γραμμές πρέπει να διαγράφονται.

Ο κατάλογος των προσώπων που δικαιούνται να υπογράψουν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού σε συμφωνία με τον επικεφαλής λογιστή. Τα έγγραφα που συντάσσουν τα γεγονότα της οικονομικής ζωής που σχετίζονται με μετρητά υπογράφονται από τον επικεφαλής του οργανισμού και Αρχιλογιστήςή πρόσωπα εξουσιοδοτημένα από αυτά.

Διόρθωση λανθασμένων εγγραφών σε έγγραφα

Διορθώσεις επιτρέπονται στο κύριο λογιστικό έγγραφο, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από ομοσπονδιακούς νόμους ή κανονιστικές νομικές πράξεις των κρατικών ρυθμιστικών φορέων λογιστικής. Η διόρθωση πρέπει να περιέχει την ημερομηνία της διόρθωσης, καθώς και τις υπογραφές των προσώπων που συνέταξαν το έγγραφο, αναφέροντας τα επώνυμα και τα αρχικά τους ή άλλα στοιχεία απαραίτητα για την αναγνώριση αυτών των προσώπων.

Διορθώσεις μπορούν να γίνουν σε πρωτογενή λογιστικά έγγραφα (εκτός τραπεζικών και μετρητών). Στο κείμενο και στα ψηφιακά δεδομένα των πρωτογενών εγγράφων δεν επιτρέπονται διαγραφές και απροσδιόριστες διορθώσεις. Τα σφάλματα στα κύρια έγγραφα που δημιουργούνται με μη αυτόματο τρόπο διορθώνονται ως εξής: διαγράφεται το λάθος κείμενο ή ποσό, γράφεται το διορθωμένο κείμενο και (ή) ποσό. Διαγράφεται με μία γραμμή για να διαβαστεί η διορθωμένη. Η διόρθωση σφάλματος στο κύριο έγγραφο πρέπει να υποδεικνύεται με την επιγραφή "Διορθώθηκε", ορίζεται η ημερομηνία διόρθωσης, η οποία επιβεβαιώνεται από την υπογραφή των προσώπων που υπογράφουν το έγγραφο. (Για παράδειγμα, εάν ο αριθμός 429 είναι γραμμένος εσφαλμένα στο έγγραφο αντί για 439, δεν μπορείτε μόνο να διαγράψετε τον αριθμό 2 και να γράψετε τον αριθμό 3 πάνω από αυτόν. Ο αριθμός 429 είναι τελείως διαγραμμένος, 439 γράφεται, "Διορθώθηκε" είναι γραπτή, η ημερομηνία είναι 29 Μαΐου 20_ και υπογραφές: Sviridov, Zaitsev .)

Ο νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας "για τη λογιστική", ο κανονισμός για την εισαγωγή λογιστικών και οικονομικών καταστάσεων στη Ρωσική Ομοσπονδία ορίζει ότι δεν επιτρέπονται τροποποιήσεις σε μετρητά και τραπεζικά έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να συνταχθεί νέο έγγραφο.

Ταξινόμηση εγγράφων

χρησιμοποιείται για την καταγραφή επιχειρηματικών συναλλαγών. ένας μεγάλος αριθμός απόδιάφορα έγγραφα. Για τη σωστή εφαρμογή των εγγράφων συνηθίζεται η ομαδοποίησή τους, δηλ. συντάσσει ενοποιημένα λογιστικά έγγραφα που ταξινομούνται σύμφωνα με ομοιογενή χαρακτηριστικά: κατά σκοπό, εντολή κατάρτισης, μέθοδος καταγραφής συναλλαγών, τόπος κατάρτισης, εντολή πλήρωσης.

Με ραντεβού, τα έγγραφα χωρίζονται σε διοικητικά, εκτελεστικά (αθωωτικά), λογιστικά, συνδυαστικά.

Τα διοικητικά έγγραφα περιέχουν εντολή (οδηγία) για την εκτέλεση μιας επιχειρηματικής συναλλαγής. Ωστόσο, δεν επιβεβαιώνουν το γεγονός της εφαρμογής του και επομένως δεν αποτελούν τη βάση για τους λογαριασμούς. Για παράδειγμα, παραγγελίες σειρά ΠΛΗΡΩΜΗΣτράπεζα για μεταφορά φόρων κ.λπ.

Τα δικαιολογητικά επιβεβαιώνουν το γεγονός μιας επιχειρηματικής συναλλαγής και χρησιμεύουν ως βάση στη λογιστική για την αντανάκλαση των επιχειρηματικών συναλλαγών. Για παράδειγμα, τιμολόγια που επιβεβαιώνουν τα πραγματοποιηθέντα έξοδα, πράξεις αποδοχής και μεταβίβασης παγίων κ.λπ.

Τα λογιστικά έγγραφα συντάσσονται από το λογιστικό προσωπικό σε περιπτώσεις που δεν υπάρχουν άλλα έγγραφα για την καταγραφή μιας επιχειρηματικής συναλλαγής ή για την προετοιμασία διοικητικών και δικαιολογητικών για προβληματισμό στη λογιστική. Για παράδειγμα, σωρευτικές καταστάσεις, κοστολόγηση του πραγματικού κόστους παραγωγής, ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΙ ΤΥΠΟΙβεβαιώσεις και υπολογισμοί που καταρτίζει το λογιστήριο κ.λπ.

Τα συνδυασμένα έγγραφα εκτελούν ταυτόχρονα τις λειτουργίες διοικητικής και αθωωτικής, αθωωτικής και λογιστικής. Για παράδειγμα, ένα τιμολόγιο για την αποδέσμευση υλικών περιουσιακών στοιχείων περιέχει εντολή αποδέσμευσης υλικών από αποθήκη σε συνεργείο, καθώς και καταχώριση της πραγματικής έκδοσης.

Σύμφωνα με τη σειρά σύνταξης, τα έγγραφα είναι πρωτογενή και ενοποιημένα.

Τα βασικά έγγραφα συντάσσονται για κάθε μεμονωμένη συναλλαγή κατά τη στιγμή της ολοκλήρωσής της. Για παράδειγμα, εισερχόμενη εντολή μετρητών, εξερχόμενη εντολή μετρητών, αιτήματα πληρωμής, πράξεις διαγραφής παγίων κ.λπ.

Τα συγκεντρωτικά έγγραφα συντάσσονται με βάση πρωτογενή έγγραφα που έχουν συνταχθεί προηγουμένως. Η χρήση τους διευκολύνει τον έλεγχο ομοιογενών λειτουργιών. Μπορούν να είναι εκτελεστικά, λογιστικά και συνδυασμένα. Για παράδειγμα, εκθέσεις προκαταβολών και μετρητών, ομαδικές και σωρευτικές καταστάσεις. Ειδικότερα, η προκαταρκτική έκθεση, σε συνδυασμό, εκτελεί τις λειτουργίες ενός εγγράφου αιτιολόγησης και λογιστικής. Δίνει πλήρες χαρακτηριστικόδιακανονισμοί με υπόλογα πρόσωπα: το υπόλοιπο ή η υπέρβαση της προηγούμενης προκαταβολής, το ποσό αυτής της προκαταβολής, το ποσό που δαπανήθηκε, το υπόλοιπο και η ημερομηνία πληρωμής της στο ταμείο ή η υπέρβαση και η ημερομηνία επιστροφής της από την επιχείρηση. Επιπλέον, η προκαταρκτική αναφορά παρέχει μια περιγραφή του κόστους παραγωγής των λογαριασμών μετά την επαλήθευση και την έγκριση της έκθεσης. Στην πίσω όψη της έκθεσης δίνεται κατάλογος μεμονωμένων δαπανών και τα δικαιολογητικά τους.

Σύμφωνα με τη μέθοδο καταγραφής των συναλλαγών, τα έγγραφα χωρίζονται σε εφάπαξ και σωρευτικά.

Τα εφάπαξ έγγραφα χρησιμοποιούνται μόνο μία φορά για να αντικατοπτρίζουν μια μεμονωμένη συναλλαγή ή πολλές συναλλαγές που εκτελούνται ταυτόχρονα. Μετά την εγγραφή, ένα εφάπαξ έγγραφο εισέρχεται στο λογιστικό τμήμα και χρησιμεύει ως βάση για προβληματισμό στη λογιστική. Για παράδειγμα, εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών, καταστάσεις μισθοδοσίας κ.λπ.

Τα σωρευτικά έγγραφα καταρτίζονται για μια συγκεκριμένη περίοδο (εβδομάδα, δεκαετία, μήνα) για να αντικατοπτρίζουν ομοιογενείς επαναλαμβανόμενες συναλλαγές που καταγράφονται σε αυτά καθώς ολοκληρώνονται. Στο τέλος της περιόδου, τα σύνολα υπολογίζονται για τους δείκτες που χρησιμοποιούνται για τους λογαριασμούς. Πρέπει να σημειωθεί ότι τα σωρευτικά έγγραφα διαφέρουν από τα συγκεντρωτικά έγγραφα στο ότι το συγκεντρωτικό έγγραφο συντάσσεται με βάση πρωτογενή έγγραφα, είναι η περίληψή τους και το συγκεντρωτικό έγγραφο είναι ένα πρωτογενές έγγραφο που συντάσσεται σταδιακά, με συσσώρευση πράξεων. Τα σωρευτικά έγγραφα περιλαμβάνουν κάρτες ορίων, παραγγελίες δύο εβδομάδων ή μηνιαίων κ.λπ.

Σύμφωνα με τον τόπο σύνταξης, τα έγγραφα είναι εσωτερικά και εξωτερικά.

Τα εσωτερικά έγγραφα καταρτίζονται στην επιχείρηση για να αντικατοπτρίζουν τις εσωτερικές λειτουργίες. Για παράδειγμα, αποδείξεις μετρητών και εντολές εκταμίευσης, φορτωτικά, πράξεις, μισθοδοσίες κ.λπ.

Τα εξωτερικά έγγραφα συμπληρώνονται εκτός της συγκεκριμένης επιχείρησης και λαμβάνονται σε επίσημη μορφή. Για παράδειγμα, τιμολόγια, αντίγραφα τραπεζικών κινήσεων, φορτωτικές κ.λπ.

Σύμφωνα με τη σειρά ολοκλήρωσης, τα έγγραφα μπορούν να ταξινομηθούν σε χειροκίνητα και δημιουργημένα από υπολογιστή. Ορισμένα έγγραφα συμπληρώνονται μόνο χειροκίνητα, για παράδειγμα, επιταγές χρημάτων

Τα έγγραφα που συντάσσονται με τη βοήθεια τεχνολογίας υπολογιστών καταχωρούν αυτόματα πληροφορίες σχετικά με τις συναλλαγές που πραγματοποιήθηκαν τη στιγμή που πραγματοποιήθηκαν.

Αποδοχή, επαλήθευση και λογιστική επεξεργασία εγγράφων

Τα έγγραφα που λαμβάνονται από το λογιστήριο υποβάλλονται σε επεξεργασία για την προετοιμασία τους για εγγραφή στα λογιστικά μητρώα. Το κύριο στάδιο της λογιστικής επεξεργασίας των εγγράφων στον οργανισμό είναι η επαλήθευση των ληφθέντων εγγράφων ουσιαστικά, σε μορφή, αριθμητικά.

Κατά τον έλεγχο των εγγράφων επί της ουσίας, είναι απαραίτητο να διαπιστωθεί η νομιμότητα, η ορθότητα και η σκοπιμότητα της επιχειρηματικής συναλλαγής. Σύμφωνα με την τρέχουσα λογιστική διαδικασία, τα πρωτογενή έγγραφα για επιχειρηματικές συναλλαγές που αντιβαίνουν στο νόμο και την καθιερωμένη διαδικασία παραλαβής, αποθήκευσης και δαπάνης χρημάτων, αποθεμάτων και άλλων τιμαλφών δεν θα πρέπει να γίνονται δεκτά για εκτέλεση. Σε περίπτωση που τέτοια πρωτογενή έγγραφα παραληφθούν από το λογιστικό τμήμα, ο επικεφαλής λογιστής πρέπει να ενημερώσει τον επικεφαλής του οργανισμού για την παρανομία μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής συναλλαγής. Σε περίπτωση διαφωνίας μεταξύ του επικεφαλής του οργανισμού και του επικεφαλής λογιστή κατά τη διάρκεια ορισμένων επιχειρηματικών συναλλαγών, τα κύρια λογιστικά έγγραφα για αυτά μπορούν να γίνουν δεκτά για εκτέλεση με γραπτή εντολή του επικεφαλής του οργανισμού, ο οποίος, σχετικά, έχει την πλήρη ευθύνη για τις συνέπειες τέτοιων πράξεων και τη συμπερίληψη δεδομένων σχετικά με αυτές στη λογιστική και οικονομική αναφορά. Τα έγγραφα που λαμβάνονται ως βάση για τον υπολογισμό των μισθών ή επισυνάπτονται σε εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών υπόκεινται σε υποχρεωτική ακύρωση με σφραγίδα ή χειρόγραφη υπογραφή «Λήφθηκε» ή «Πληρωμή» που υποδεικνύει την ημερομηνία (ημέρα, μήνας, έτος). Η επαλήθευση των εγγράφων επί της ουσίας αποτελεί συνέχεια του προκαταρκτικού ελέγχου που προηγείται της συναλλαγής. Ο προκαταρκτικός έλεγχος διενεργείται από το λογιστήριο κατά την προετοιμασία των εγγράφων. Είναι επίσης σημαντικό γιατί τα περισσότερα από τα έγγραφα είναι οικονομικά υπεύθυνα πρόσωπα και όχι λογιστικό προσωπικό.

Ο έλεγχος της φόρμας σάς επιτρέπει να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιήθηκε μια φόρμα της κατάλληλης φόρμας για την επεξεργασία μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής συναλλαγής, ότι όλοι οι αριθμοί υποδεικνύονται σαφώς, το περιεχόμενο της πράξης και όλες οι λεπτομέρειες αντικατοπτρίζονται.

Μετά από αυτό, ο λογιστής διενεργεί έναν αριθμητικό έλεγχο, ο οποίος συνοψίζεται στον έλεγχο της ορθότητας των αριθμητικών υπολογισμών και των υπολογισμών, της φορολόγησης των εγγράφων. Η φορολόγηση γίνεται πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή. Η αριθμητική επαλήθευση σάς επιτρέπει να ελέγχετε τους αριθμητικούς υπολογισμούς των αποτελεσμάτων, την ορθότητα της αντανάκλασης των ποσοτικών δεικτών και των δεικτών κόστους.

Μετά την επαλήθευση, ο λογιστής επεξεργάζεται τα έγγραφα. Η εκχώρηση λογαριασμών εγγράφων συνίσταται στον καθορισμό των λογαριασμών στους οποίους θα πρέπει να καταγράφονται σε χρεωστική και πίστωση οι επιχειρηματικές συναλλαγές που καταγράφονται στα έγγραφα.

Οργάνωση της ροής εγγράφων

Η ροή εγγράφων είναι ο τρόπος κίνησης του εγγράφου από τη στιγμή των πρώτων εγγραφών έως την ημερομηνία παράδοσης στο αρχείο.

Η έννοια της ροής εργασιών περιλαμβάνει τον προγραμματισμό της διέλευσης των εγγράφων, την παρακολούθηση της ορθότητας της γραφειοκρατίας και την κατάλληλη απεικόνιση των συναλλαγών στους λογιστικούς λογαριασμούς. Η βελτιστοποίηση ροής εργασίας σάς επιτρέπει να ορίσετε τον αριθμό των απαιτούμενων εγγράφων και τον αριθμό των ατόμων που εργάζονται με αυτά τα έγγραφα.

Κατά την κατάρτιση ενός χρονοδιαγράμματος, πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες απαιτήσεις:

Τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα που γίνονται δεκτά από το λογιστήριο πρέπει να έχουν όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες.

κατά τη λήψη εγγράφων, θα πρέπει να ελέγχεται η ορθότητα των αριθμητικών υπολογισμών.

τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις των νομοθετικών και κανονιστικών πράξεων (για παράδειγμα, τα τιμολόγια για την παραλαβή αγαθών πρέπει να αναφέρουν το ποσό του ΦΠΑ για να είναι δυνατή η αποδοχή ΦΠΑ για επιστροφή).

όλες οι διορθώσεις στα έγγραφα πρέπει να επικυρώνονται με τις υπογραφές των υπεύθυνων για την προετοιμασία τους, αναφέροντας την ημερομηνία διόρθωσης·

για κάθε συναλλαγή πρέπει να υποβάλλονται όλα τα απαραίτητα έγγραφα (συμφωνητικό και προσθήκες σε αυτό, τιμολόγιο ή πράξη εκτέλεσης, τιμολόγιο, διαταγή πληρωμής).

Στο αρχικό στάδιοπρογραμματίζοντας τη ροή εργασίας, ο επικεφαλής λογιστής δημιουργεί έναν κύκλο ατόμων που εργάζονται με πρωτογενή έγγραφα (υπάλληλοι του τμήματος προμήθειας, υπεύθυνοι για την υλοποίηση - έμποροι). Επίσημα ενημερώνονται για τους κανόνες διεκπεραίωσης των πρωτογενών εγγράφων και τις προθεσμίες υποβολής των εγγράφων αυτών στο λογιστήριο. Η αντίστοιχη εντολή του επικεφαλής του οργανισμού θα πρέπει επίσης να καθορίζει την ευθύνη για την καθυστερημένη υποβολή εγγράφων στο λογιστήριο.

Με την εντολή του για τη λογιστική, ο προϊστάμενος λογιστής υποχρεούται να δέχεται μόνο έγγραφα που έχουν συνταχθεί με τον προβλεπόμενο τρόπο. Ο λογιστής που δέχεται έγγραφα που έχουν συνταχθεί κατά παράβαση των κανόνων φέρει προσωπική ευθύνη.

Ο έλεγχος υπόκειται επίσης στην ορθότητα της καταγραφής των συναλλαγών σε λογιστικούς λογαριασμούς, για τους οποίους κάθε πρωτεύον λογιστικό έγγραφο συνοδεύεται από κατάλογο λογιστικών εγγραφών που αναφέρει την ημερομηνία και το όνομα του υπεύθυνου λογιστή. Σε αυτό το στάδιο, καθιερώνεται έλεγχος της ορθότητας της εκτέλεσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων και του προβληματισμού στη βάση τους των επιχειρηματικών συναλλαγών στους λογιστικούς λογαριασμούς.

Ο επικεφαλής λογιστής πρέπει να βελτιστοποιήσει τη ροή εργασίας. Αυτό θέτει:

κατάλογος των πρωτογενών εγγράφων που χρησιμοποιούνται στην επιχείρηση·

ποιος από τους υπαλλήλους της επιχείρησης έχει το δικαίωμα να υπογράψει αυτά τα έγγραφα και είναι υπεύθυνος για την ορθότητα της εκτέλεσής τους και την έγκαιρη υποβολή στο λογιστήριο·

πρόγραμμα εργασίας των τρεχόντων τμημάτων του οργανισμού.

τη σειρά μετακίνησης κάθε εγγράφου μεταξύ των τμημάτων του οργανισμού και την προθεσμία υποβολής εγγράφων στον τελικό χρήστη πληροφοριών (για παράδειγμα, λογιστική).

το χρονοδιάγραμμα της κίνησης των εγγράφων εντός του λογιστηρίου, το οποίο σας επιτρέπει να οργανώσετε έγκαιρα τον υπολογισμό των φόρων και την προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων.

Μετά την κατάρτιση του χρονοδιαγράμματος, σε κάθε άτομο που συμμετέχει στη ροή εργασιών δίνεται ένα αντίστοιχο απόσπασμα και καθορίζεται η ευθύνη για μη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της ροής εργασιών.

Το χρονοδιάγραμμα ροής εργασιών σάς επιτρέπει να βελτιώσετε τον έλεγχο από το λογιστήριο σε ολόκληρη την εργασία του οργανισμού, π.χ. βελτιώνει την αποτελεσματικότητα ολόκληρου του λογιστικού έργου του οργανισμού.

Κατά την κατάρτιση ενός χρονοδιαγράμματος ροής εργασιών, λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις για μια ορθολογική οργάνωση της ροής εργασιών: η συντομότερη διαδρομή για την κίνηση των εγγράφων, η ένδειξη συγκεκριμένων εκτελεστών, ο ελάχιστος χρόνος διέλευσης από τις αρχές.

Η ορθολογική οργάνωση της ροής εργασιών ενισχύει τις λειτουργίες ελέγχου της λογιστικής, επιταχύνει τον χρόνο σύνταξης των οικονομικών καταστάσεων και αυξάνει την αποτελεσματικότητα της λογιστικής που είναι απαραίτητη για τη διαχείριση μιας επιχείρησης.

Η διαδικασία και οι όροι αποθήκευσης των λογιστικών εγγράφων

Όλα τα έγγραφα μετά την τελική λογιστική επεξεργασία αρχειοθετούνται σε φακέλους και μεταφέρονται για αποθήκευση στο τρέχον αρχείο, όπου διασφαλίζεται η ασφάλεια και η ευκολία αποθήκευσης τους. Για να βρείτε γρήγορα το απαραίτητο έγγραφο, σχηματίζεται μια ονοματολογία περιπτώσεων. Κάθε παραληφθέν έγγραφο, αφού υποβληθεί σε επεξεργασία, αρχειοθετείται σε ένα φάκελο αρχείων. Όλοι οι φάκελοι που βρίσκονται στο λογιστήριο αποτελούν την ονοματολογία των λογιστικών υποθέσεων. Η λίστα υποχρεώσεων διαμορφώνεται ως εξής:

Ευρετήριο υπόθεσης (αριθμοί φακέλων) Όνομα υπόθεσης (τίτλος) Αριθμός θηκών στο φάκελο Διάρκεια ζωής και αριθμός φακέλου στη λίστα Σημειώσεις

Ο αριθμός υπόθεσης αποτελείται από δύο μέρη - τον αριθμό που έχει εκχωρηθεί στη μονάδα και τον αριθμό κατά σειρά στο λογιστήριο. Η στήλη «Αριθμός υποθέσεων στο φάκελο» συμπληρώνεται στο τέλος του έτους.

Οι σημειώσεις υποδεικνύουν με βάση ποια από τις λίστες καθορίζεται η περίοδος αποθήκευσης του εγγράφου: κατάλογος τυποποιημένων εγγράφων που δημιουργούνται στις δραστηριότητες κρατικών επιτροπών, υπουργείων, τμημάτων και άλλων ιδρυμάτων, οργανισμών, επιχειρήσεων (που υποδεικνύουν τις περιόδους αποθήκευσης) ή κατάλογο των εγγράφων διαχείρισης μιας περιόδου μόνιμης αποθήκευσης που δημιουργούνται στις δραστηριότητες μη κυβερνητικών εμπορικών οργανισμών.

Υποθέσεις από το αρχείο εκδίδονται με έγγραφη εντολή του αρχιλογιστή. Η κατάσχεση εγγράφων μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο από όργανα έρευνας, προκαταρκτικής έρευνας και εισαγγελίας, δικαστήρια, φορολογικές επιθεωρήσεις και φορολογική αστυνομία με βάση τις αποφάσεις τους σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Η υπαναχώρηση τεκμηριώνεται σε πρωτόκολλο, αντίγραφο του οποίου παραδίδεται έναντι απόδειξης στον αρμόδιο υπάλληλο της επιχείρησης, φορέα. Με την άδεια και παρουσία εκπροσώπων των φορέων που κάνουν την κατάσχεση, ο προϊστάμενος λογιστής ή άλλος υπάλληλος του οργανισμού έχει το δικαίωμα να δημιουργήσει αντίγραφα των εγγράφων που κατασχέθηκαν, αναφέροντας τον λόγο και την ημερομηνία κατάσχεσής τους. Εάν κατασχεθούν ελλιπείς όγκοι εγγράφων (μη αρχειοθετημένοι, αριθμημένοι κ.λπ.), τότε με την άδεια και παρουσία εκπροσώπων των φορέων που κάνουν την κατάσχεση, οι αρμόδιοι υπάλληλοι της επιχείρησης, τα ιδρύματα μπορούν να οριστικοποιήσουν αυτούς τους τόμους (να κάνουν απογραφή, αριθμήστε τα φύλλα, σφραγίστε, επικυρώστε με την υπογραφή τους, τυπώστε).

Τα κύρια λογιστικά έγγραφα, τα λογιστικά μητρώα, οι λογιστικές (οικονομικές) καταστάσεις υπόκεινται σε αποθήκευση από μια οικονομική οντότητα για τις περιόδους που καθορίζονται σύμφωνα με τους κανόνες οργάνωσης της κρατικής αρχειοθέτησης, αλλά όχι λιγότερο από πέντε χρόνια μετά το έτος αναφοράς.

Τα έγγραφα λογιστικής πολιτικής, τα πρότυπα μιας οικονομικής οντότητας, άλλα έγγραφα που σχετίζονται με την οργάνωση και τήρηση της λογιστικής, συμπεριλαμβανομένων των μέσων που διασφαλίζουν την αναπαραγωγή ηλεκτρονικών εγγράφων, καθώς και την επαλήθευση της γνησιότητας μιας ηλεκτρονικής υπογραφής, υπόκεινται σε αποθήκευση από οικονομική οντότητα για τουλάχιστον πέντε έτη μετά το έτος κατά το οποίο χρησιμοποιήθηκαν για τη σύνταξη λογιστικών (οικονομικών) καταστάσεων για τελευταία φορά.

Μια οικονομική οντότητα πρέπει να διασφαλίζει ασφαλείς συνθήκες αποθήκευσης των λογιστικών εγγράφων και την προστασία τους από αλλαγές.

Σε περίπτωση τερματισμού των δραστηριοτήτων του οργανισμού, τα έγγραφα για τη συγκέντρωση και την πληρωμή των μισθών στους εργαζομένους υπόκεινται σε υποβολή στο κρατικό αρχείο.

Στην τρέχουσα πρακτική, τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα νοούνται ως έγγραφα που αντικατοπτρίζουν τα γεγονότα της οικονομικής ζωής (συναλλαγές, διακίνηση αγαθών και υλικών, κ.λπ.). Εκδίδονται κατά τη στιγμή των συναλλαγών ή μετά την ολοκλήρωσή τους, για επιβεβαίωση των γεγονότων που έχουν συμβεί. Στη βάση τους, ο λογιστής κάνει εγγραφές στο λογιστικό πρόγραμμα της επιχείρησης, δέχεται ποσά για φορολογική λογιστική.

Σε ποια μορφή είναι το "πρωτογενές"

Σύμφωνα με τις εξηγήσεις του υπουργείου Οικονομικών, η εταιρεία έχει το δικαίωμα να καθορίζει ανεξάρτητα ποιες μορφές «πρωτογενούς» θα χρησιμοποιήσει. Η απόφαση που λαμβάνεται καθορίζεται στη λογιστική πολιτική του οργανισμού. Η πρακτική δείχνει ότι οι επιχειρηματικές οντότητες χρησιμοποιούν μία από τις τρεις επιλογές:

Ενιαία έντυπα που προσφέρονται από την Κρατική Στατιστική Επιτροπή.
Δείγματα που αναπτύχθηκαν από την εταιρεία ανεξάρτητα και καθορίζονται με εσωτερικές πράξεις.
Συνδυασμένες επιλογές: κύρια έγγραφα σε ενοποιημένη μορφή, συμπληρωμένα από ορισμένα πεδία.

Το δικαίωμα των επιχειρηματικών οντοτήτων να αναπτύσσουν ανεξάρτητα πρωτογενή έντυπα δεν ισχύει για τους ακόλουθους τύπους εγγράφων:

έγγραφα μετρητών (ιδίως αναλώσιμα και αποδείξεις)·
αυστηρά έντυπα αναφοράς·
λογαριασμούς αποστολής.

Για αυτούς το υπουργείο Οικονομικών εισάγει ενιαία έντυπα στη βαθμίδα των υποχρεωτικών.

Εάν η εταιρεία που ολοκλήρωσε τη συναλλαγή δεν καθόρισε τη μορφή της "κύριας" στη σύμβαση, ο αντισυμβαλλόμενος έχει το δικαίωμα να εκδώσει έγγραφα σχετικά με δικά τους σχέδια. Για να αποφευχθούν ζητήματα ρυθμιστικών δομών, η εταιρεία θα πρέπει να αναφέρει στη λογιστική της πολιτική ότι δέχεται έγγραφα σε έντυπα που έχουν αναπτυχθεί από τους προμηθευτές και τους αγοραστές της.

Σπουδαίος! Η παρουσία μιας «πρωτεύουσας» που διαμεσολαβεί μια συγκεκριμένη πράξη είναι υποχρεωτική απαίτηση για την αντανάκλασή της στη λογιστική και φορολογική λογιστική.

Υποχρεωτικά στοιχεία του "πρωτοβάθμιου"

Σύμφωνα με το άρθ. 9 402-FZ, τα κύρια λογιστικά έγγραφα πρέπει να περιέχουν τις ακόλουθες υποχρεωτικές λεπτομέρειες:

το όνομα του επιχειρηματικού χαρτιού, για παράδειγμα, "Πράξη αποδεκτών εργασιών"·
αριθμός σύμφωνα με εσωτερικούς κανόνεςαρίθμηση της εταιρείας μεταγλώττισης·
ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου·
το πλήρες όνομα της εταιρείας που εκδίδει το "κύριο"·
τη φύση της επιχειρηματικής συναλλαγής που έλαβε χώρα (για παράδειγμα, αποστολή αγαθών στον αγοραστή, κατάθεση μετρητών στο ταμείο, αποδοχή των εργασιών που πραγματοποιήθηκαν κ.λπ.)
μέτρηση του γεγονότος οικονομικού γεγονότος σε νομισματική ή φυσική μορφή·
θέση και πλήρες όνομα του υπαλλήλου που είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση ή την εγγραφή της συναλλαγής·
χειρόγραφη υπογραφή του εξουσιοδοτημένου προσώπου.

Ο κατάλογος των προσώπων που δικαιούνται να υπογράψουν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα καθορίζεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Διορθώνεται με εντολή του.

Ορισμένες φόρμες περιέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες σε σχέση με την τυπική λίστα. Για παράδειγμα, η φορτωτική πρέπει να περιέχει πληροφορίες για το αυτοκίνητο, τον ιδιοκτήτη και τον οδηγό του.

Είναι απαραίτητο να επικολληθεί αποτύπωμα της σφραγίδας του οργανισμού στο «πρωτοβάθμιο»; Αυτό δεν είναι υποχρεωτικό προαπαιτούμενο, δεν μπορείτε να το κάνετε χωρίς αυτό μόνο εάν η παρουσία του προβλέπεται από το δείγμα που κατοχυρώνεται στη λογιστική πολιτική της εταιρείας.

Ποικιλίες πρωτογενών εγγράφων

Η ισχύουσα νομοθεσία δεν θεσπίζει κλειστή λίστα πρωτογενών λογιστικών εγγράφων του 2018. Η ποικιλομορφία τους καθορίζεται από το πεδίο δραστηριότητας της οικονομικής οντότητας. Για μια εταιρεία, απαιτείται δελτίο αποστολής, για μια άλλη, πράξη διαγραφής βιβλιογραφίας από τη βιβλιοθήκη.

Οι πιο συνηθισμένοι τύποι τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν:

δελτίο αποστολής - μεσολαβεί στις συναλλαγές για την αποδοχή και τη μεταφορά αγαθών και υλικών.
πιστοποιητικό αποδοχής - εκδίδεται σε περιπτώσεις όπου το ένα μέρος αποδέχεται τα αποτελέσματα των εργασιών που εκτελούνται από το δεύτερο.
μισθοδοσία - καταρτίζεται κατά την πληρωμή των μισθών του προσωπικού.
OS-1 - αντικατοπτρίζει την παραλαβή ή την απώλεια ενός αντικειμένου παγίων περιουσιακών στοιχείων (εκτός από ακίνητα).
INV-1 - ενοποιεί τα αποτελέσματα της απογραφής.
εκ των προτέρων - επιβεβαιώνει τα έξοδα ενός υπαλλήλου που έφτασε από επαγγελματικό ταξίδι.
έγγραφα μετρητών (επιταγές, PKO, RKO, κ.λπ.).
σειρά ΠΛΗΡΩΜΗΣ;
λογιστική κατάσταση κ.λπ.

Αυτή η λίστα των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων δεν είναι πλήρης. Οι εταιρείες διαφορετικών τομέων δραστηριότητας χρησιμοποιούν τα απαραίτητα έντυπα για να αντικατοπτρίζουν τις τρέχουσες συναλλαγές.

Ανάλογα με τον τρόπο υλοποίησης, το «κύριο» είναι το χαρτί και το ηλεκτρονικό. Η δεύτερη επιλογή χρησιμοποιείται σε εταιρείες όπου έχει διαμορφωθεί η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Βοηθά στην απλοποίηση και στην επιτάχυνση της επεξεργασίας των επιχειρηματικών εγγράφων, στον εντοπισμό σφαλμάτων της αλληλεπίδρασης μεταξύ των αντισυμβαλλομένων.

Σύμφωνα με τους κανόνες της ισχύουσας νομοθεσίας, όλα τα είδη "πρωτογενούς" αποθηκεύονται στην εταιρεία για πέντε χρόνια. Η αντίστροφη μέτρηση είναι από το τέλος του έτους αναφοράς. Για παράδειγμα, τα έγγραφα που εκδόθηκαν το 2018 πρέπει να διατηρηθούν μέχρι το 2023. Η παραβίαση αυτού του κανόνα θα οδηγήσει σε διαδικασίες με τη φορολογική υπηρεσία, την επιβολή κυρώσεων στον οργανισμό.

Τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα είναι σημαντικά όχι μόνο σε λογιστικά θέματα, αλλά και σε σχέση με τη φορολογική νομοθεσία, ιδίως για τον προσδιορισμό του εύρους των υποχρεώσεων. Ως εκ τούτου, είναι εξαιρετικά σημαντικό για το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη σύνταξη της κύριας τεκμηρίωσης να γνωρίζει όλες τις αποχρώσεις της λογιστικής και, επιπλέον, να κατανοήσει την ταξινόμησή τους για να απλοποιήσει την εργασία.

Τι είναι τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα

Ως πρωτογενή έγγραφα θεωρούνται αυτά που καταγράφουν ορισμένες οικονομικές δράσεις που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί. Μπορείτε να αφήσετε μια εγγραφή στη λογιστική και να την καταχωρίσετε στο μητρώο μόνο εάν έχετε πρωτογενή λογιστική τεκμηρίωση. Θεωρείται αναπόσπαστο μέρος του συστήματος διαχείρισης της επιχείρησης. Με βάση αυτό, μπορούμε να πούμε με ασφάλεια ότι τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα είναι τεκμηριωμένα στοιχεία συναλλαγών που σχετίζονται με την οικονομική δραστηριότητα της οικονομικής οντότητας και έχουν επιφέρει κάποια οικονομική επίδραση.

Ταξινόμηση

Όλα τα σημεία που επηρεάζουν το ζήτημα σχετικά με το πρωτεύον υπόκεινται στις διατάξεις και τους κανόνες του 402-FZ. Το πρότυπο δηλώνει ότι αυτά τα πιστοποιητικά χρειάζονται κατά την αλληλεπίδραση με φορολογικές δομέςως επιβεβαίωση της ορθότητας των υπολογισμών. Και αυτό σημαίνει ότι οι εφορίες δεν θα έχουν κανένα παράπονο για τη διαδικασία καθορισμού της φορολογικής βάσης.

Σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς, η πρωτογενής τεκμηρίωση υπόκειται σε υποχρεωτική αποθήκευση για 4 χρόνια. Στο διάστημα αυτό οι εφορίες μπορούν ανά πάσα στιγμή να ζητήσουν έγγραφα για μελέτη και εξακρίβωση. Επιπλέον, η πρωτογενής τεκμηρίωση λειτουργεί συχνά ως αποδεικτικό στοιχείο σε δικαστικές διαφορές.

Πρέπει να σημειωθεί ότι συγκεκριμένες μορφές πρωτογενούς τεκμηρίωσης δεν καθορίζονται σε νομοθετικό επίπεδο. Σε αυτό το θέμα, η επιχειρηματική οντότητα έχει τη δυνατότητα να επιλέξει την επιλογή που θα ικανοποιήσει τις ανάγκες του και θα χρησιμεύσει ως καλή βοήθεια στην περαιτέρω εργασία.

Πρωτεύοντα λογιστικά έγγραφα: λίστα

Κατά κανόνα, η πλήρης λίστα των πιστοποιητικών που εκτελούν θεμελιώδεις λειτουργίες παραμένει αμετάβλητη και εγκρίνεται στο υψηλότερο επίπεδο. Επί του παρόντος, αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει:

Συμφωνία.Καθορίζουν τους συγκεκριμένους όρους της συναλλαγής, την ευθύνη των μερών και οικονομικά θέματα. Σε γενικές γραμμές, όλες οι συνθήκες που σχετίζονται με κάποιο τρόπο με τη συναλλαγή αναφέρονται εδώ. Σημειώστε ότι για ορισμένες συναλλαγές δεν απαιτείται η γραπτή μορφή της σύμβασης. Άρα, από τη στιγμή που ο αγοραστής λαμβάνει απόδειξη πώλησης, η συναλλαγή θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί.
Λογαριασμοί.Με τη βοήθεια εγγράφων αυτού του τύπου, ο αγοραστής επιβεβαιώνει την προθυμία να πληρώσει για τα αγαθά (υπηρεσίες) του πωλητή. Επιπλέον, τα τιμολόγια μπορεί να περιέχουν πρόσθετους όρους της συναλλαγής και να καθορίζουν τις συγκεκριμένες τιμές που ορίζει ο πωλητής για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες του. Εάν για κάποιο λόγο ο αγοραστής δεν είναι ικανοποιημένος με το προϊόν (υπηρεσία) που του παρουσιάζεται, έχει το δικαίωμα να απαιτήσει επιστροφή των χρημάτων του βάσει του τιμολογίου.
Λίστα συσκευασίας.Εμφανίζει μια πλήρη λίστα όλων των αγαθών ή υλικών που μεταφέρονται. Το τιμολόγιο πρέπει να συντάσσεται σε διάφορες εκδόσεις, ανάλογα με τον αριθμό των συμμετεχόντων στη συναλλαγή.
Πράξη μεταβίβασης-αποδοχής.Καταρτίζεται με βάση τα αποτελέσματα της παροχής της υπηρεσίας ως επιβεβαίωση ότι το αποτέλεσμα της εργασίας πληροί τα προαναφερθέντα κριτήρια και είναι πλήρως εγκεκριμένο από τον οικοδεσπότη.
Φύλλα διακανονισμού.Εμφανίζουν όλα τα θέματα που σχετίζονται με τον υπολογισμό των μισθών με μισθωτό προσωπικό. Επιπλέον, όλες οι πληροφορίες που σχετίζονται με μπόνους, πρόσθετες πληρωμές και άλλους μηχανισμούς για οικονομικά κίνητρα για τους εργαζόμενους θα πρέπει να εμφανίζονται εδώ.
Πιστοποιητικά αποδοχής και μεταφοράς Αρ. OS-1.Αυτός ο τύπος τεκμηρίωσης χρησιμοποιείται για την καταγραφή οποιωνδήποτε δραστηριοτήτων που σχετίζονται με τις εισροές ή τις εκροές των παγίων περιουσιακών στοιχείων.
Έγγραφα μετρητών, που περιλαμβάνουν πιστωτικές και χρεωστικές εντολές μετρητών και επιπλέον το βιβλίο ταμείου. Περιέχουν πληροφορίες για διάφορες χρηματοοικονομικές συναλλαγές που πραγματοποιήθηκαν στο πλαίσιο της υλοποίησης.

Ταξινόμηση

Οι τύποι των πρωτογενών παραστατικών στη λογιστική είναι αρκετά διαφορετικοί και εξαρτώνται κυρίως από τον συγκεκριμένο σκοπό χρήσης του εγγράφου στο άμεσο μέλλον. Ωστόσο, το πιο δημοφιλές χαρακτηριστικό ταξινόμησης είναι η διαίρεση της κύριας τεκμηρίωσης σε εσωτερική και εξωτερική.

Ένα εσωτερικό έγγραφο είναι ιδιοκτησία της εταιρείας και εκδίδεται από αυτήν για την επίλυση ορισμένων ζητημάτων. Καταρτίζεται από ειδικούς της εταιρείας και επεκτείνει τη δράση της αποκλειστικά στη δικαιοδοσία της εταιρείας αυτής. Έτσι, αυτή η κατηγορία αποτελείται από εκείνα τα έγγραφα που είναι απαραίτητα για την αποτελεσματική διεξαγωγή επιχειρηματικών δραστηριοτήτων εντός μιας εταιρείας. Ταυτόχρονα, εάν το έγγραφο παραληφθεί από την εταιρεία από έξω ή συνταχθεί από ειδικούς της εταιρείας και στη συνέχεια μεταφερθεί σε άλλα νομικά πρόσωπα (φορολογικές αρχές, πελάτες κ.λπ.), τότε θα αναγνωριστεί ως εξωτερικό.

Με τη σειρά του, εσωτερικά έγγραφαέχουν επίσης τα δικά τους χαρακτηριστικά ταξινόμησης, τα οποία καθιστούν δυνατή την ομαδοποίησή τους σε τρεις κατηγορίες:

Διοικητικό (οργανωτικό).Υποδεικνύουν τις πληροφορίες που πρέπει να διαβιβάζονται σε γνώση των εργαζομένων της εταιρείας, διαρθρωτικών τμημάτωνκαι των υποκαταστημάτων και των διαχειριστών τους. Με τη βοήθειά τους, η εταιρεία δίνει ορισμένες εντολές, οι οποίες θα πρέπει να ακολουθηθούν προσεκτικά. Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει μια ποικιλία από παραγγελίες, παραγγελίες και πολλά άλλα.
Εκτελεστικό (αθώωση), τα οποία αρχικά εμφανίζουν γεγονότα που επιβεβαιώνουν ορισμένες λειτουργίες οικονομικό σκοπόκαι την ολοκλήρωσή τους.
Λογιστικά έγγραφα.Αυτή η κατηγορία είναι γενικευμένη και χρειάζεται για τη συστηματοποίηση των πληροφοριών που περιέχονται σε άλλες εργασίες και την περαιτέρω συλλογή τους σε ένα ενιαίο έγγραφο.

Υπό ορισμένες συνθήκες, η τεκμηρίωση μπορεί επίσης να συνδυαστεί. Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει εκείνα τα έγγραφα που μπορούν να περιέχουν ταυτόχρονα τα βασικά χαρακτηριστικά της οργανωτικής και υποστηρικτικής τεκμηρίωσης. Τα πιο εντυπωσιακά παραδείγματα εδώ είναι διάφορα εντάλματα μετρητών, αξιώσεις, εκ των προτέρων αναφορές και πολλά άλλα.

Λογιστικά μητρώα και ταξινόμηση τους

Κατά την πραγματοποίηση οποιασδήποτε συναλλαγής, προετοιμάζεται η κύρια τεκμηρίωση. Μόλις ολοκληρωθεί πλήρως, όλες οι πληροφορίες που αναφέρονται σε αυτό πρέπει να αντιγραφούν στο κατάλληλο λογιστικό μητρώο. Και είναι ένα είδος μεταφορέα που συγκεντρώνει τις βασικές πληροφορίες για τη συναλλαγή. Με βάση την ουσία του μητρώου, μπορούν να διακριθούν πολλά χαρακτηριστικά ταξινόμησης. Για παράδειγμα, στην εμφάνιση, τα μητρώα εμφανίζονται στους χρήστες με τη μορφή βιβλίων, απλών φύλλων και καρτών εγγραφής.

Με βάση τους μηχανισμούς διατήρησης του μητρώου, μπορούν να διακριθούν 3 ακόμη ομάδες:

Χρονολογικός, στο οποίο όλα τα γεγονότα που έχουν συμβεί υποδεικνύονται με αυστηρή τήρηση χρονικών πλαισίων. Δηλαδή, πρώτα πρέπει να καθορίσετε εκείνες τις λειτουργίες που έγιναν νωρίτερα και ούτω καθεξής. Τέτοια μητρώα είναι τα πιο περίπλοκα, καθώς περιέχουν τεράστιο όγκο πληροφοριών και πολύ συχνά δεν μπορείτε να λάβετε υπόψη καμία ενέργεια.
συστηματικός,στην οποία αρχικά όλες οι συναλλαγές καταχωρούνται με τη μορφή οικονομικών δεικτών. Έτσι, τα μητρώα αυτού του τύπου αντικατοπτρίζουν την οικονομική επίδραση των ολοκληρωμένων επιχειρηματικών συναλλαγών και αναλύουν τους δείκτες εξόδων και εσόδων. Το πιο εντυπωσιακό παράδειγμα συστηματικού μητρώου είναι το βιβλίο ταμείου.
Σε συνδυασμό, που έχουν τα θεμελιώδη χαρακτηριστικά τόσο των συστηματικών όσο και των χρονολογικών μητρώων.

Περιεχόμενα πρωτογενούς τεκμηρίωσης

Πολλοί χρήστες έχουν μια ερώτηση σχετικά με το τι σχετίζεται με τα κύρια λογιστικά έγγραφα και ποιες απαιτήσεις τους επιβάλλονται. Σε νομοθετικό επίπεδο, υπάρχουν αρκετές διατάξεις που ορίζουν ότι ορισμένα στοιχεία πρέπει να υπάρχουν στα έγγραφα του πρωτεύοντος ζευγαριού. Ειδικότερα, σύμφωνα με την παράγραφο 2 του άρθρου 9 του Ομοσπονδιακού Νόμου-402, η κύρια τεκμηρίωση πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:

Τίτλος του εγγράφου·
Ημερομηνία προετοιμασίας;
πληροφορίες σχετικά με το πρόσωπο που συνέταξε το καθορισμένο έγγραφο (πλήρες όνομα της επιχείρησης).
την ουσία της οικονομικής δραστηριότητας που σχετίζεται με αυτό το έγγραφο·
οικονομικούς υπολογισμούς σχετικά με τη συναλλαγή·
υπογραφές των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για τη συναλλαγή και τα αρχικά τους.

Δείγμα πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου

Κανόνες τεκμηρίωσης

Ο νομοθέτης ορίζει ορισμένους κανόνεςεγγραφή πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Άρα, μία από τις βασικές απαιτήσεις είναι η ακρίβεια και η απουσία γραμματικών και στίξης σφαλμάτων και τυπογραφικών σφαλμάτων. Εάν η φορολογική υπηρεσία διαπιστώσει ορισμένες ελλείψεις, ο παραβάτης θα πρέπει να επαναλάβει το έγγραφο και εάν η παράβαση επαναληφθεί, μπορεί να αντιμετωπίσετε κυρώσεις. Γενικά, σε αυτό το θέμα, θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στις ακόλουθες συστάσεις:

Επιτρέπεται η χρήση στυλό και στυλό, ειδικός υπολογιστικός εξοπλισμός και υπολογιστές.
Η κατάρτιση μπορεί να ξεκινήσει όταν υποτίθεται ότι πραγματοποιεί ορισμένες επιχειρηματικές συναλλαγές που πρέπει να εμφανίζονται. Ταυτόχρονα, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, είναι αρκετά δυνατή η έκδοση παραστατικού μετά την ολοκλήρωση της συναλλαγής.
Όλα τα υπολογισμένα δεδομένα πρέπει να εμφανίζονται τόσο σε αριθμητική όσο και γραπτή μορφή. Επομένως, θα πρέπει να υπάρχει ένα βιβλίο αντιγράφων δίπλα σε κάθε αριθμό.
Είναι εξαιρετικά σημαντικό να συμπληρώσετε όλα τα στοιχεία που αναγράφονται στη φόρμα. Εάν για κάποιο λόγο δεν υπάρχουν πληροφορίες, δεν μπορείτε να αφήσετε κενή γραμμή. Θα πρέπει να έχει μια παύλα.

Εάν δεν ακολουθήσετε αυτές τις συστάσεις, μπορεί να αντιμετωπίσετε σημαντικές δυσκολίες. Έτσι, εάν η φορολογική υπηρεσία κατά τον έλεγχο αναγνωρίσει το παραστατικό ως λανθασμένο, θα υπάρχουν αμφιβολίες για την ορθότητα των υπολογισμών και τον καθορισμό της φορολογικής βάσης.

Εάν για κάποιο λόγο είναι απαραίτητο να κάνετε ορισμένες προσαρμογές, σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε διορθωτές και σκίαση, καθώς είναι απαράδεκτα. Οι διορθώσεις μπορούν να γίνουν με τους εξής τρόπους:

Διόρθωση περιγράμματος. Εάν υποδεικνύονται λανθασμένες πληροφορίες, πρέπει να διαγράφονται με μια λεπτή γραμμή και δίπλα να επισημαίνονται τα σωστά δεδομένα. Ταυτόχρονα, αντί για κάθε τέτοια διόρθωση πρέπει να τοποθετείται μια υποσημείωση. "Διορθωμένη πίστη"αναφέροντας την ημερομηνία διόρθωσης και την υπογραφή του υπαλλήλου που έκανε τη διόρθωση. Ωστόσο, σημειώνουμε ότι στην περίπτωση εγγράφων που αντικατοπτρίζουν τη λήψη και τη δαπάνη κεφαλαίων, αυτή η μέθοδος δεν θα είναι κατάλληλη.
Πρόσθετη καταχώρηση. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου οι συνολικές αξίες των συναλλαγών εκτελούνται με σημαντικά μειωμένους δείκτες. Για να μην συντάξετε ένα έγγραφο με νέο τρόπο, μπορείτε να κάνετε πρόσθετες καταχωρήσεις για τα ποσά που λείπουν στην τρέχουσα ή την επόμενη περίοδο.
Αντιστροφή. Μια λανθασμένη καταχώριση διορθώνεται χρησιμοποιώντας αρνητικές τιμές. Όλες οι εσφαλμένα καθορισμένες πληροφορίες επαναλαμβάνονται με κόκκινο μελάνι και οι σωστές καταχωρήσεις υποδεικνύονται δίπλα.

Το πρωτοβάθμιο μπορεί να συνταχθεί τόσο σε γραπτή όσο και σε ηλεκτρονική μορφή. ΣΤΟ πρόσφατους χρόνουςΠολλές εταιρείες αντιγράφουν πληροφορίες και συντάσσουν τόσο έντυπη όσο και ηλεκτρονική έκδοση. Τα πρώτα χρησιμοποιούνται στη συνέχεια για εσωτερικά συμφέροντα, αλλά ηλεκτρονικά αντίγραφα υποβάλλονται για επαλήθευση στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία κατόπιν αιτήματος.

Μπορούν να εξαχθούν διάφορα συμπεράσματα. Το κράτος δεν εγκρίνει κανένα υποχρεωτικό έντυπο για πρωτογενή τεκμηρίωση, το οποίο δίνει στις οικονομικές οντότητες το δικαίωμα να καθορίζουν ανεξάρτητα τη μορφή του εγγράφου, το οποίο θα χρησιμοποιηθεί περαιτέρω στην πράξη. Αμέσως μετά την έκδοση του παραστατικού, όλα τα δεδομένα από αυτό πρέπει να μεταφερθούν στο λογιστικό μητρώο.