График сменности, образец которого не составит труда найти в любой справочной системе, тем не менее, требует соблюдения определенных нюансов, о которых пойдет речь в данной статье.
Целесообразность
Организация труда по сменам целесообразна в следующих ситуациях:
- Необходимость организовать непрерывный производственный цикл. Для удовлетворения спроса на продукцию необходимо задействовать рабочих более чем на 8 часов.
- Потребность в оказании услуг существует круглосуточно. Например, медицинских.
В любом случае речь идет о тех ситуациях, когда необходимость в производственном процессе не удовлетворяется обычным графиком 5*2 с четко установленными выходными. В подобных ситуациях организуется работа в две и более смен.
Как перейти на график сменности
Этот вопрос волнует многих кадровиков, заинтересованных в том, чтобы все документы были оформлены надлежащим образом. Итак, если компания пришла к тому, что необходимо организовать работу в сменах, необходимо позаботиться о следующих моментах:
Сложности введения графика сменности
Данная процедура, безусловно, может вызвать недовольство работников. Перед обнародованием графика сменности, образец которого вы планируете довести до сотрудников, рекомендуется все-таки дать устную информацию, чтобы персонал немного привык к мысли о том, что режим работы будет изменен. Кто-то, напротив, полагает, что доводить до сотрудников информацию нужно сразу в письменном виде. Решение руководителя - его право.
Приказ об изменении графика сменности, образец которого, как мы выяснили, не является чем-то универсальным, в обязательном порядке, тем не менее, доводится до сотрудников и здесь можно встретить негатив, с которым можно бороться вполне законными способами:
- В письменной форме предложить работнику другую работу, при этом важно знать, что она может не только соответствовать квалификации сотрудника, но и быть ниже ее. Это распространяется и на оплату.
- Если у работодателя нет вакантной должности, которая удовлетворяет требованиям работника, то трудовые отношения утрачивают свою силу (основание - пункт 7, часть первая, ст. 77 ТК РФ).
Важно помнить
Итак, для введения приказа может иметь произвольную форму. Требования к этому документу обозначены выше. Однако сложности могут возникнуть именно при разработке самого графика. На этапе его составления важно учесть следующие моменты:
- Рабочее время за период учета не должно быть больше установленного нормой трудового законодательства количества часов (см. ст. 91, 104 ТК РФ).
- Еженедельный непрерывный перерыв в работе (выходные) не должен быть меньше, чем 42 часа.
- Недопустима работа сотрудника в течение 2-х смен подряд (см. часть пятая, ст. 103 ТКРФ).
- Р абочая смена перед праздником должна быть меньше стандартной (см. часть первая, ст. 95 ТК РФ).
Как оформляется график сменности, можно увидеть на образце ниже.
Важно отметить, что если составить сложно (невозможно, например, определить нормальное число часов за учетный период), то необходимо отслеживать переработку, которая будет считаться сверхурочной работой. Она не может превышать четырех часов в течение двух дней, а её максимальная продолжительность - 120 часов/год (см. часть шестая, ст. 99 ТКРФ).
Случаи из практики
Составление графика сменности, образец которого многие из нас видели (это обыкновенная таблица, где отмечены рабочие/нерабочие дни), теперь, казалось бы, процесс понятный. Утверждается он приказом руководителя, после чего доводится до работников, специфика взаимодействия с которыми теперь тоже раскрыта.
Однако, стоит поговорить о необозначенных в законодательстве способах преодоления трудностей при внедрении нового режима труда.
В частности, мы можем при отказе работников предлагать им другие вакантные должности, но ведь следует помнить о том, что сменный график очень часто устанавливается для работников производства и тех, кто выполняет сложные услуги. Например, ремонт автомобиля. В подобной ситуации, чтобы сохранить ценные кадры, нужно обязательно показать сотрудникам выгоду от перехода на такой режим, а в дальнейшем выстроить процесс так, чтобы цикл с чередованием рабочих/нерабочих дней был бесперебойным.
Стоит отметить, что суммированный учет рабочего времени помогает исключить переработку.
Как составить график сменности?
Образец был представлен чуть выше. Распишем этот процесс по пунктам:
- Определить учетный период. Это может быть квартал, месяц. Максимальный период составляет календарный год.
- Вычислить продолжительность времени, необходимого для обслуживания каждого рабочего места, для которого планируется организация сменной работы.
- Обозначить нормы рабочих часов для каждого работника.
- Выявить количество сотрудников, необходимых для обслуживания каждого рабочего места, определить требуемую численность штата.
Следует помнить:
- Ч асы работы, которые превышают норму, являются сверхурочными и оплачиваются, согласно действующему законодательству.
- К ак уже говорилось выше, ни для одного сотрудника не может быть установлено более 120 сверхурочных часов за год.
- Р абота в праздничный день подлежит оплате в двойном размере, либо сотруднику предоставляется дополнительный день отдыха.
- Д ни пребывания на больничном не подлежат отработкам, а вычитаются от общей нормы.
- П ерерывы для отдыха и питания не подлежат оплате.
О скользящем режиме
При составлении графика сменности, образец которого можно найти без труда, особых сложностей не возникает.
Немного хотелось бы сказать о скользящем графике, в котором отмечается начало трудового дня исходя из того, в какое время человек вышел на рабочее место. Например, отправка рейсового транспорта. А также время завершения рабочей задачи - транспорт прибыл на место назначения.
Затем от времени, когда задача была выполнена, отсчитывается период отдыха. Преимущество этого графика состоит в том, что он не обязывает работника постоянно находиться на рабочем месте.
Если вы работаете в отделе кадров, скорее всего, вам часто приходится выполнять множество задач одновременно. Ваши обязанности могут быть очень разнообразными и включать в себя не только поиск и привлечение лучших талантов, но и развитие мотивации сотрудников и управление тренингами и обучением.
Для тех, кто выполняет так много задач одновременно, очень важно построить систему, которая бы позволяла оставаться организованными и не упускать из виду ни одной детали. Для этого можно использовать шаблоны Excel. Но как найти и выбрать самые лучшие шаблоны Excel, которые соответствовали бы вашим целям? Мы просмотрели и изучили ключевые шаблоны Excel для отдела кадров и предлагаем вам небольшое описание каждого из шаблонов, а также ссылку для скачивания.
Мы также расскажем, как использовать шаблоны для отдела кадров в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, с помощью которого можно, сотрудничая с коллегами, ещё больше, чем в Excel, упростить процессы управления персоналом.
Трудовое законодательство предполагает существование различного вида трудовой деятельности. Подавляющее большинство трудоспособного населения в нашей стране имеют график работы 5/2, то есть пять рабочих дней и два выходных. Однако, специфика различных видов трудовой деятельности диктует необходимость наличия других графиков работы.
В некоторых случаях, производство нельзя остановить и работникам приходится трудиться двадцать четыре часа в сути. Но, ни один человек не способен работать не отдыхая, да и трудовое право прямо это запрещает. Что же делать? Есть выход из данной ситуации - сменный график работы. Данный вид трудовой деятельности предполагает работу сотрудников замкнутым циклом, через определенное количество времени, независимо от календарного дня, дня недели, праздников или будней.
Правовое содержание и применение графика
Рассмотрим по подробнее, что такое график сменности. Наличие сменного режима работы не отменяет установленные трудовым правом гарантии и разрешенные правила труда. В обязательном порядке должно соблюдаться правило о 40 часовой трудовой недели. То есть, вне зависимости от наличия сменности работы, суммарно ее продолжительность не может превышать сорок часов в неделю. Допустимая законом переработка должна соответствующим образом оплачиваться или компенсироваться иным способом.
График сменности составляется руководителем подразделения предприятия, в котором практикуется сменность труда. Данный документ дополнительно утверждается руководителем организации и, в виде приказа по фирме, издается кадровым подразделением. График сменности, утвержденный должным образом, обязателен для исполнения не только работниками общества, но и его руководством.
С графиком, под роспись знакомится каждый из заинтересованных работников предприятия, а также их руководство. Вне зависимости от того, на какой день недели приходится смена работника, оплата труда происходит в соответствии с установленными тарифами. Если смена выпадает на не рабочий день или праздничный, обязательные доначисления за работу в такие дни, работникам смены не производятся.
Особенности учета режима работы
За сменный режим работы, а также переработку, в соответствии с графиком сменности, может устанавливаться доплата к основному окладу по занимаемой должности. Дополнительно может предоставляться дополнительный отпуск или иные виды социального поощрения (дополнительное питание, путевки в профилактории и т.д.).
Данное поощрение может предоставляться в связи со сменным видом работы, вредными условиями труда, переработкой или иными причинами. Правила предоставления дополнительного материального стимулирования работников должно в обязательном порядке закреплено внутренним, локальным актом фирмы-работодателя, например положением о премировании работников общества.
Ниже расположен один из вариантов графика сменности, форма которого утверждена соответствующими органами исполнительной власти нашей страны. Однако, в зависимости от иных обстоятельств, могут применяться и другие формы данного документа.
График сменности
Открытое аакционерное общество Утверждаю
«______________________» Заместитель генерального директор График сменности ___________ ________________ /_____________/
(месяц)
_____________________________ "___" ___________ 201__ года.
(наименование структурного подразделения)
|
№ п/п |
Фамилия, инициалы, должность |
Числа месяца |
||||||||||||||||||||||||||||||
Режим работы регулируется Трудовым Кодексом РФ. Чаще всего используется нормированное расписание труда с восьмичасовым рабочим днем.
Но имеются и иные графики работы, предусмотренные законодательством. В большинстве организаций применяется нормированный режим работы.
При этом предусматривается восьмичасовой рабочий день, перерыв на обед и два выходных в неделю. Но некоторые предприятия в силу специфики своей деятельности не могут трудиться по такой схеме.
Потому для обеспечения непрерывности производственного процесса или для оптимизации работы могут применяться иные режимы деятельности. Какие существуют виды графиков выхода на работу по Трудовому Кодексу?
Общие моменты
Основным правилом при определении графика работы является соответствие его правовым нормам. Для этого, в первую очередь, следует учитывать длительность рабочего дня в организации.
Также стоит учесть специфику деятельности, необходимость достаточного отдыха и обеденных перерывов. Можно выделить несколько видов графиков работы:
- сменный;
- скользящий;
- недельный.
График сменный применяется в основном на предприятиях, осуществляющих круглосуточную деятельность.
В соответствии со ст.103 ТК РФ сменный график может применяться в случае когда:
Скользящий график используется чаще всего, если характер деятельности организации преимущественно разъездной.
За счет особенностей труда невозможно определить точное время начала и окончания смены. Сведения о произведенной работе фиксируются по факту.
График недельного типа целесообразен, когда сотрудники вырабатывают положенную норму часов в суммарном объеме.
То есть работнику не обязательно выходить на работу каждый день. По-иному эту схему еще называют гибким графиком.
Данный акт регламентирует практически все стороны трудовых отношений относительно режима работы:
| Общие положения, раздел 4, гл.15, ст.91-99 | Определяют понятия рабочего времени, долготу трудового дня, особенности ненормированной и сверхурочной работы |
| Режим рабочего времени, р.4, гл.16, ст.100-105 | Устанавливают режим работы и возможность применения различных графиков деятельности |
| Общие положения, р.5, гл.17, ст.106-107 | Регламентируют виды отдыха и определяют само понятие |
| Перерывы в работе. Выходные и нерабочие праздничные дни, р.5, гл.18, ст.108-113 | Определяют наличие положенных перерывов на питание и обязательный отдых. Устанавливают длительность непрерывного отдыха и регулируют работу по выходным и праздничным дням |
| Отпуска, р.5, гл.19, ст.114-128 | Определяют необходимость ежегодных отпусков, устанавливают их продолжительность. Регламентируют особенности дополнительного отдыха. Контролируют порядок, очередность предоставления отпусков. Предусматривают возможность денежной компенсации за отдых |
В соответствии с требованиями ст.100 ФЗ №197 режим рабочего времени предусматривает:
- длительность трудовой недели;
- предоставление дней выходных;
- время начала и завершения рабочей деятельности;
- численность смен в сутках;
- чередование рабочих дней и нерабочих;
- наличие перерывов в процессы работы.
Какие бывают графики работы сотрудников на предприятии
График работы на предприятии устанавливается исходя из потребностей. При этом допускается изменение графика работы при следовании определенным условиям.
К таковым относятся соблюдение трудовых норм и заблаговременное уведомление сотрудников. Так применяемые графики бывают:
- односменными;
- ненормированными;
- гибкими;
- сменными;
- раздробленными.
Обычный режим работы (односменный)
Обычный трудовой режим подвластен непосредственно учетности трудового времени. Отличаются режимы с поденным, недельным и суммированным учетом времени.
Односменный график работы применяется в большинстве государственных и некоторых коммерческих организаций. При этом ведется поденный либо недельный учет трудового времени.
Односменный график труда с суммированным подсчетом рабочих часов употребляется при организации дела по вахтовым методам, при вождении транспортных средств и в иных непрестанно действующих обществах.
При суммированном подсчете рабочих часов предельная долгота рабочего дня не ограничена законодательными актами. На практике смена по обыкновению равна 8-12 часам.
Если рассматривать вопрос о том, какие бывают сменные графики работы, то ответ в принципе будет звучать как «Все». Наличие одной смены сотрудников уже делает график односменным.
Ненормированный
При ненормированной рабочей деятельности работники временами привлекаться работодателем к исполнению обязанностей вне трудового дня.
Подробный список должностей с ненормированным днем назначается либо правилами внутреннего распорядка.
Особенность такого графика в том, что обычно сотрудник трудится по общему режиму организации.
В определенные моменты сотрудник может задерживаться на работе по просьбе руководства или вызываться на работу раньше начала трудового дня
Важно, что при ненормированном графике сотрудников допустимо привлекать только для исполнения их непосредственных обязанностей.
Составные элементы гибкого графика:
Сотрудники, осуществляющие свою деятельность по гибкому графику, к сверхурочной работе могут быть привлечены только на основаниях, показанных в ст.99 ТК.
Непременным условием гибкого рабочего времени выступает обязательный точный .
Сменный
Сменный график работы предполагает трудовую деятельность в две и более смен на протяжении суток. Причем работники организации на протяжении определенного периода работают в разные смены.
Сменный график применяется, когда длительность рабочего процесса превышает допустимую норму труда.
Например, может применяться таковой в организациях, деятельность которых связана с круглосуточным обслуживанием населения (круглосуточный магазины, скорая помощь, полиция, пожарная и газовая службы).
Именно такой график преимущественно применяется в охранных предприятиях.
Также его используют производства, которым не представляется возможность на производстве прервать рабочий процесс в связи с особенностями используемого оборудования.
В графиках любой сменности должны отражаться нормы :
- еженедельный беспрерывный отдых сотрудника должен быть не меньше сорока двух часов;
- ежедневный отдых должен соответствовать двойной длительности предшествующего рабочего периода;
- воспрещен труд на протяжении двух смен подряд;
- различаются дневная, вечерняя и ночная смены. Длительность ночной смены уменьшается на один час ().
Отдельно стоит упомянуть вахтовый метод работы, который тоже предполагает использование сменного графика. Длительность вахты в целом не может превышать одного месяца.
Лишь в исключительных случаях () долгота вахтового периода может увеличиваться до трех месяцев при условии доплаты.
Ежедневная трудовая смена не должна превосходить двенадцати часов выполнения работ. При вахтовом рабочем режиме употребляется суммированный подсчет рабочего времени.
При этом тотальное количество часов работы не должно превышать нормы (). Отдельные категории работником не могут привлекаться к работе по вахтам ().
Режим раздробленного рабочего дня
В регламентируется разделение на части рабочего дня. Если специфика деятельности предполагает переменную интенсивность рабочего процесса, допускается деление трудового дня на части.
При этом общая долгота трудового времени не должна превосходить положенной нормы. Законодательно не установлено общее количество частей по видам времени.
Может допускаться несколько перерывов, но продолжительность каждого не может быть более двух часов. Как гласит за работу в таком режиме работнику полагается доплата.
Возникающие вопросы
При составлении графика работы нередко возникают различные вопросы, потому стоит отметить особо значимые моменты:
| Изменение графика работы | Следует начинать с издания соответствующего приказа. Далее нужно отразить изменения в правилах внутреннего распорядка, указав все нюансы деятельности. Лишь после этого допустимо приступать к формированию, согласованию и утверждению трудового расписания |
| При создании графика надобно учитывать | Все требования закона относительно длительности рабочего времени и отдыха |
| Нужно верно выбрать учетный временной период | Отработанных часов во избежание нарушения законодательных норм относительно длительности рабочего времени |
| Утверждается график руководством | Но при этом следует учесть мнение представительного органа работников () |
| Образец утвержденного графика работы | Должен быть представлен работникам для ознакомления за месяц до начала введения в действие нового трудового распорядка |
Нюансы для водителей
В процессе организации труда водителей следует четко придерживаться установленных норм труда и отдыха:
- важно правильно чередовать утренние, дневные и вечерние смены;
- не допускается превышение рабочего времени водителей сорока часов за неделю;
- долгота перерыва на обед должна быть не менее получасового интервала и не больше двух часов;
- обеденное время предоставляется не позже чем спустя четыре часа после начала смены;
- межсменный водительский отдых должен быть не менее двенадцати часов;
- переработка за месяц допустима максимум десять часов;
- численность выходных дней должна равняться числу недель месяца, может быть более, но не менее;
- спустя первые три часа работы обязателен пятнадцатиминутный перерыв, далее такой перерыв обязателен через всякие два часа;
- длительность одной смены не должна превосходить десятичасового срока.
На предприятиях общественного питания
Так как предназначением предприятий общественного питания считается обслуживание населения, то применяются различные способы создания наибольших удобств.
Некоторые заведения общественного питания (столовые, кафе, рестораны) работают лишь в определенные часы, другие осуществляют деятельность круглосуточно.
В зависимости от особенностей работы и характера производственно-торговой деятельности на предприятиях общественного питания применяются такие виды графиков работы как:
- линейные;
- ленточные;
- двухбригадные;
- комбинированные;
- графики с суммарным учетом рабочего времени.
Как это линейный?
Линейным графиком работы называется график, когда все работники организации начинают работу и заканчивают ее в одно и то же время одновременно.
Длительность рабочего дня при этом равна семи часам. Долгота обеденного перерыва от получаса до часа. Применяется данный график та, где возможно выполнить работу в течение одной смены.
Допускается применение линейного графика при работе организации в две или три смены. Численность рабочих в смене определяется потребностями производственного процесса.
Наиболее популярен подобный график в столовых при промышленных предприятиях и различных учреждениях.
Преимуществом можно назвать нормальный рабочий режим, четкость сменности и повышенную ответственность работников.
Трудовой Кодекс позволяет выбрать наиболее подходящий график работы практически для любой организации.
Во многом именно от правильности данного выбора зависит эффективность деятельности. Главное при составлении графика не игнорировать требования законодательства.
Рабочий график - это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и(или) смены, в соответствии со ст. 100 ТК РФ, устанавливается колдоговором, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка. При этом ст. 101–105 ТК РФ предусмотрены различные режимы труда, для учета оплаты рабочего времени которых составляют график рабочего времени (или табель). Рассмотрим варианты оплаты труда с различными режимами труда и образец графика выхода на работу сотрудников, а также другие примеры документов.
В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета работы, или табель (составляемый по окончании месяца, с его использованием подводятся итоги). Рассмотрим оба варианта, но для начала определимся с базовыми понятиями.
Итак, в соответствии со ст. 91 ТК РФ , нормальная продолжительность рабочего времени не должна быть более 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, должен организовать работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13. Скачать образец графика рабочего времени на месяц по унифицированным формам можно в конце статьи.
В каких случаях оформляется график
Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.
Необходимость возникает в случаях:
- ненормированного рабочего времени (ст. 101 ТК РФ );
- работы в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ );
- сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ );
- суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ );
- разделения рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ ).
График производства работ в этих случаях составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени в целом за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.
Чтобы не тратить время на составление собственной формы документа — специалист по кадрам может скачать пустой бланк — образец графика работы на месяц, подготовленный экспертами (он прикреплен в конце статьи).
Продолжительность учетного периода должна устанавливаться каждой организацией. При этом следует учитывать, что в качестве месяца целесообразно устанавливать учетный период, если работник ежемесячно отрабатывает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т. е. в графике изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.
Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В данном случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по графику совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов в этом случае будет производиться не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.
Какие бывают графики работы
Рассмотрим подробнее, что значит гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный рабочий режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.
Гибкий
Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. При этом важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.
Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами рабочего дня. Перечень должностей с таким рабочим временем должен быть закреплен коллективным договором или внутренними правилами организации.
Сменный
Сменный график предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон можно увидеть ниже. Как видно из образца, такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив свои подписи.
Суммированный учет
Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за период. Таким периодом может быть неделя, месяц, квартал, год.
Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смена же может длиться и по 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожа, уборщики. О том, каков должен быть перерыв между двумя 12-часовыми сменами, Трудовой кодекс ничего не говорит, однако ранее при составлении такого графика учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929 — предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне — то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу — однако некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия: например, в Приказе Министра обороны РФ от 30.12.2001 N 541 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:
Предлагаем образец: как составить график работы на 4 человека по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:
- У — работа с 7.00 до 19.00;
- В — работа с 19.00 до 7.00;
- * — выходной день.
Показанный пример достаточно универсальный — его можно использовать и как образец графика работы продавцов в магазине, образец графика дежурства сторожей на месяц — если их рабочая смена длится 12 часов. Чтобы воспользоваться нашим примером, нужно скачать график сменности на 2019 год в excel внизу.
Если же нужно составить график работы уборки — например, в круглосуточном кафе, где уборка должна производиться каждые полчаса, а менеджеры и уборщики работают по 12 часов — можно воспользоваться таким образцом.
Разделение дня на части
Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается.Такой распорядок может использоваться в торговле либо в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, либо в госучреждениях.
График учета рабочего времени на 2019 год(табель): как его заполнить
Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница в них заключается в том, что график Т-12 можно заполнить только вручную или в текстовом редакторе, и в нем есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 может заполняться с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета посещений сотрудниками фирмы своей работы. В этой форме отсутствует блок для расчета зарплаты, она подлежит расчету в иных регистрах.
Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата сотрудникам, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Так как перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, данный документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой при этом с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить свой вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых для первичных документов установлена законом 402-ФЗ .
Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени в целом по организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.
Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.
В шапке обязательно заполняется наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой нумерацией в организации. Дата составления и отчетный период заполняются обязательно, как реквизиты первичного документа.
Образец графика работы скачать в excelвы можете в конце статьи. А сейчас рассмотрим, как рассчитать график работы и правильно его составить.
Пошаговая инструкция оформления
Шаг 1. Оформляем шапку
Приведем образец заполнения графика работы сотрудников на месяц, на примере — февраль 2019 года.
Шаг 2. Заполняем графы 1-3
Графа 1, порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2-3 содержат идентификационные сведения по каждому работнику: Ф.И.О. сотрудника, его должность и табельный номер.
Шаг 3. Заполняем графы 4-6
Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2019 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в графике четыре строки (по две на каждую половину месяца).
В верхней строке каждой половины месяца отражаются буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлены на титульном листе формы № Т-12) — это коды явок-неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.
Отметки, объясняющие причины неявок на работу, о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и др., делаются на основании документов: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, др.
Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, соответствующий количеству фактически отработанных часов и минут каждым работником.
Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного времени по каждому сотруднику за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.
Шаг 4. Заполняем графы 7-9
Графы 7-9 в форме Т-13 заполняются при автоматизированной системе учета с учетом следующих особенностей:
- если для всех работников организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «код вида оплаты» и «корреспондирующий счет» можно ставить над гр. 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
- если же начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то гр. 7 и 8 заполняются соответствующими данными, в гр. 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
- дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.
Шаг 5. Заполняем графы 10-13
В них приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока граф также предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.
Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:
- сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
- способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).
По окончании месяца табель подписывается ответственными лицами, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.
Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель может составляться отдельно за первую и вторую половины месяца.
Скачать шаблон (excel) графика работы можно в конце статьи. , за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 руб. до 20 000 руб.