У специалистов, впервые столкнувшихся с этой темой, может возникнуть вопрос, в чем состоит разница между средней численностью и среднесписочной численностью. Во избежание путаницы разберемся в соотношении этих двух понятий.
Численность работников организации
Это важный показатель, отражающий сегмент деятельности организации и показывающий количество трудящихся в ней лиц на определенную дату или период. Он является исходной точкой для определения среднесписочной численности - величины, используемой для статистических целей и налогообложения (когда следует определить ее для конкретного налога, взноса или сбора).
Нормативные акты об определении численности
В рассматриваемой сфере действуют нормы законодательства (преимущественно налогового), а также приказы и инструкции о правилах определения списочной и среднесписочной численности работников для представления этой отчетности в органы статистики.
Остановимся на последних. В их числе:
- действующая до настоящего времени Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. 17 сентября 1987 г. Госкомстатом СССР (далее - Инструкция);
- Приказы Росстата от 27.08.2014 N 536 , от 03.08.2015 N 357 , от 26.10.2015 N 498 и др.
В приказах также определяется, кто и в какие сроки должен представлять указанную отчетность.
Списочная и среднесписочная численность работников
Численность работников списочного состава — количественный показатель списочного состава, приводящийся на заданную дату, а также в среднем за отчетный период (которым может быть месяц, квартал, год с его начала). Именно усредненный показатель чаще всего необходим для статистических и налоговых целей, а также для определения средней заработной платы, эффективности труда, коэффициентов оборота и других показателей.
Правилам подсчета этой величины посвящен раздел третий Инструкции (пункты 11 — 23) .
В списочную численность включаются все сотрудники организации, которые на определенную дату или период заняты в ней, за некоторыми исключениями. При этом каждый работник учитывается в ней только однажды и как одна единица; включаются туда как фактически работающие лица, так и отсутствующие на работе.
Численность работников списочного состава обязана соответствовать сведениям, содержащимся в табеле учета использования рабочего времени.
Исключаются из списочной численности совместители, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, и некоторые другие категории.
К примеру, рассчитать среднесписочную численность работников за отчетный месяц можно так (п. 12):
- во-первых, суммируется численность работников списочного состава за каждый его календарный день (с 1 по 30/31 число, для февраля — по 28/29) вместе с праздничными (нерабочими) и выходными днями;
- во-вторых, полученный результат делится на число календарных дней отчетного месяца.
Некоторые категории работников, включаемые в списочный состав, в среднесписочную численность не входят, например, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком (п. 14 Инструкции), что следует учитывать при расчетах.
Средняя численность работников
Этот показатель предписывает отражать в отчетности, в частности, Приказ Росстата от 27.08.2014 N 536 и др., необходим он и для получения организацией льгот по налогообложению.
Согласно п. 13 указаний по заполнению форм (приложение 17 к Приказу) сведения о средней численности работников организации за год, предшествующий отчетному, включают в себя:
- среднесписочную численность работников организации;
- среднюю численность внешних совместителей, работающих в ней;
- среднюю численность работников, трудящихся в ней по гражданско-правовым договорам.
Поэтому, говоря об отличиях средней и среднесписочной численности, можно сказать только о том, что они взаимно необходимы для исчисления друг друга. Порядок определения каждого показателя для разных целей установлен в нормативных актах и приказах Росстата, Федеральной налоговой службы и Минфина РФ.
Сегодня МирСоветов расскажет вам о том, как правильно рассчитывать среднесписочную численность. Расчет среднесписочной численности производится по формам № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» и № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников». Форма № 1-Т сдается раз в год, а форма № П-4 предоставляется в службу статистики ежемесячно.
Расчет среднесписочной численности производится в соответствии с Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденными приказом Росстата от 24.10.2011 г. № 435.
Технология расчета среднесписочной численности
Для того чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за месяц, необходимо просуммировать списочную численность работников за каждый календарный день месяца (с 1-го по 30-е или 31-е число), включая праздничные и выходные дни, а затем разделить полученное значение на количество календарных дней в данном месяце. Иными словами, расчет среднесписочной численности представляет собой среднее арифметическое списочной численности работников за конкретный месяц.
Численность работников в нерабочий день считается равной численности работников за предшествующий рабочий день, независимо от количества праздничных и выходных дней. Списочная численность учитывается на основании кадровых приказов, а также трудовых договоров. Списочная численность работников должна определяться на основании табеля учета , который ведется на предприятии ежедневно. Такая зависимость обусловлена тем, что именно в табеле учета рабочего времени отмечаются явки сотрудников на работу и устанавливаются нерабочие дни.
Структура списочной численности
Списочная численность включает в себя всех сотрудников, выполняющих трудовые обязанности на возмездной основе, собственников предприятия, получающих зарплату. Если сотрудник оформлен официально на работу, то он учитывается в списочной численности независимо от того, работал он в данный период или отсутствовал по каким-либо причинам.
- Женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам.
- Лица, находящиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома.
- Лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком.
- Лица, находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы.
Учет сотрудников, отработавших неполное время
Списочная численность сотрудников, отработавших неполное время, учитывается пропорционально отработанным часам в следующем порядке.
- Расчет общего количества человеко-дней, отработанных данным работником.
Для расчета общего количества человеко-дней, отработанных данным работником, необходимо разделить общее количество отработанных человеко-часов в данном месяце на длительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели.
Например, если правилами внутреннего распорядка установлена 40-часовая пятидневная неделя, то знаменатель будет равен восьми.
- Определение средней численности сотрудников, отработавших неполное время, в соответствии с полной занятостью.
Для этой цели необходимо получить частное от деления отработанных человеко-дней, на количество рабочих дней в отчетном месяце. Причем дни болезни, отпуска, приходящиеся на рабочие дни, условно включаются в расчет по предыдущему рабочему дню.
Если отдельным категориям работников (инвалидам, несовершеннолетним и т. д.) предусматривается сокращенная продолжительность рабочего дня по законодательству, то такие сотрудники в средней численности считаются как целые единицы.
Пример расчета среднесписочной численности
Например, на предприятии работает 6 человек, из них один работник работает по 4 часа в день (5 дней в неделю). В отчетном месяце 30 дней. Норма рабочих дней – 21 день.
Рассчитаем среднюю численность работников, отработавших неполное время:
- Определим общее количество человеко-дней, отработанных в отчетном месяце: 21 х 4 / 8 = 10,5.
- Определим среднюю численность не полностью занятых работников: 10,5 / 21 = 0,5.
Средняя численность не полностью занятых работников будет равна 0,5.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников, отработавших полное время, составим таблицы.
Расчет среднесписочной численности сотрудников
Из таблиц видно, что четыре сотрудника отработали полный месяц, а один устроился на работу с 7 числа.
На основании приведенных данных среднесписочная численность будет равна (6 х 4 + 24 х 5) / 30 = 4,8.
Надеемся, что МирСоветов помог вам разобраться с расчетом среднесписочной численности.
Не позднее 20 января текущего года в ИФНС по месту нахождения организации нужно подать сведения о среднесписочной численности за прошедший год. Делать это надо ежегодно (п. 3 ст. 80 НК РФ, письма Минфина от 17 июля 2012 г. № 03-02-07/1-178, от 14 февраля 2012 г. № 03-02-07/1-38). Если компания подаст сведения с опозданием, то контролеры могут наложить одновременно два штрафа – на организацию и директора. Также этот показатель понадобится, чтобы знать, должна ли организация сдавать налоговую отчетность в ИФНС в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ).
Поле «Среднесписочная численность» нужно заполнить в расчете по форме РСВ-1 ПФР, и строку «Численность работников» – в расчете по форме 4 – ФСС. Чтобы рассчитать сумму налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, также понадобится этот показатель.
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) рассчитывается на основе среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период. Расскажу о порядке действий при расчете.
Определяем показатель за день
Сначала необходимо определить списочную численность полностью занятых работников на каждый календарный день каждого месяца. В рабочие дни этот показатель равняется числу всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. В расчет берутся и работники, которые находятся на больничном, в командировках или отпусках. А вот внешних совместителей, работников, находящихся в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, в неоплачиваемых учебных отпусках или сотрудников, которые трудятся неполное рабочее время, включать в расчет не нужно.
Обратите внимание
200 рублей – такой размер штрафа может грозить компании, если она с опозданием подаст сведения о среднесписочной численности.
Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна показателю на предшествовавший этой дате рабочий день. Например, работника, уволенного в пятницу, необходимо включать в расчет за ближайшие субботу и воскресенье. Сотрудники, занятые только по гражданско-правовым договорам, при расчете списочной численности не учитываются.
Численность за месяц
Далее среднесписочная численность полностью занятых работников за каждый месяц рассчитывается следующим образом: показатель за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
В организации в списочном составе на 1 июня 2016 года было 250 человек, с 6 числа принято еще 10 человек, с 14-го – уволено 5 сотрудников, с 26-го – принято еще 10 человек. Определим среднесписочную численность рабочих за июнь 2016 года.
250 чел. + 10 чел. = 260 чел.
С 14 по 25 число июня прошло 12 дней. За это время численность изменилась:
260 чел. – 5 чел. = 255 чел.
Последние 5 дней месяца работали:
255 чел. + 10 чел. = 265 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность за июнь: (250 чел. × 5 дн. + 260 чел. × 8 дн. + 255 чел. × 12 дн. + 265 чел. × 5 дн.) / 30 дн. = 7715 чел. / 30 дн. = 257 чел.
Частичная занятость
После этого рассчитываем количество часов, отработанных не полностью занятыми сотрудниками за месяц. Рабочие дни, приходящиеся на период болезни или отпуска сотрудников, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.
В организации два сотрудника по соглашению с работодателем трудятся неполное рабочее время – по 6 часов в день 5 дней в неделю. В сентябре 22 рабочих дня. Один сотрудник отработал все рабочее время; второй полностью отработал 1 и 2 сентября, 5 сентября отработал 5 часов, а с 6 по 30 сентября был в отпуске.
Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за сентябрь, составит 244 часа (6 ч./дн. × 22 дн. + 6 ч./дн. × 2 дн. + 5 ч./дн. × 20 дн.).
В организации установлены восьмичасовой день и пятидневная рабочая неделя. В сентябре 22 рабочих дня. Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками, составляет 244 часа. Среднесписочная численность не полностью занятых работников за сентябрь составит 1,39 чел. (244 ч. / (8 ч. × 22 дн.)).
Общая численность
После этого рассчитывается среднесписочная численность всех работников за каждый месяц по формуле:
При этом полученный результат следует округлить до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.
График работы организации – 5 дней в неделю по 8 часов в день.
По состоянию на 1 июня 2016 года в компании по трудовым договорам работают 34 человека, из которых: 30 человек – на условиях полного рабочего времени, двое – по внешнему совместительству, еще двое – по соглашению с работодателем трудятся неполный рабочий день.
В июне 2016 года количество часов, отработанных этими работниками, составит 210 часов.
Ни один из сотрудников организации в рассматриваемый период не находился в отпуске по уходу за ребенком или в неоплачиваемом учебном отпуске.
В июне 2016 года 21 рабочий день.
Списочная численность полностью занятых работников составляет: за 1 – 19 число и за 23 – 30 июня (27 дней) – 30 человек; за 20 – 22 июня (3 дня) – 29 человек.
Среднесписочная численность полностью занятых работников за июнь составит 29,9 человек ((27 дн. × 30 чел. + 3 дн. × 29 чел.) / 30 дн.).
Среднесписочная численность не полностью занятых работников составит 1,25 человек (210 ч. / (8 ч. × 21 дн.)).
Среднесписочная численность всех работников за июнь 2016 года с учетом округления составит 31 человек (29,9 + 1,25).
Определяем показатель за период
Определив среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, можно рассчитать их среднесписочную численность за соответствующий период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) по формуле (п. 81.6, 81.7 Указаний, утв. приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428):
Полученный результат также округляется до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.
Приведу пример среднесписочной численности работников организации за 2016 год.
Среднесписочная численность всех работников организации составила:
– за январь – 70 человек;
– за февраль – 75 человек;
– за март – 75 человек;
– за апрель – 80 человек;
– за май – 80 человек;
– за июнь – 85 человек;
– за июль – 90 человек;
– за август – 95 человек;
– за сентябрь – 100 человек;
– за октябрь – 105 человек;
– за ноябрь – 100 человек;
– за декабрь – 100 человек.
Среднесписочная численность работников организации за год с учетом округления составит 88 человек ((70 чел.+ 75 чел. + 75 чел. + 80 чел. + 80 чел. + 85 чел. + 90 чел. + 95 чел. + 100 чел. + 105 чел. + 100 чел. + 100 чел.) / 12).
Данные о среднесписочной численности сотрудников необходимы для расчета налогов, поэтому это значение необходимо рассчитать по состоянию на конец календарного года для внутренних расчетов, а также указать в отчете для налоговой инспекции. Эти сведения необходимо предоставить до 20 января.
Расчет этого фактора также определяет форму подачи отчетности в налоговую инспекцию, так как если среднее число сотрудников в организации превышает 100, она обязана подавать отчетность в электронном виде.
Порядок расчета по разным промежуткам времени
Поскольку отчетные периоды по разным налогам, уплачиваемым организацией, могут быть различными, то и среднесписочная численность сотрудников должна быть рассчитана за соответствующие отрезки времени, исходя из потребностей налогообложения .
Принцип расчета среднесписочной численности за конкретный период времени достаточно прост.
Расчет за месяц
производится путем сложения списочной численности за каждый день месяца и деления полученной суммы на количество дней в месяце. Среднесписочная численность сотрудников за выходной день берется по состоянию на предыдущий рабочий день.
Например: на 1 марта в организации было трудоустроено 28 сотрудников. 5 марта один из них уволился. С 10 марта был принят новый сотрудник, 12 марта еще один. На период с 20 по 25 марта было привлечено 3 временных сотрудников по причине пиковой нагрузки.
Расчет среднесписочной численности будет выглядеть следующим образом:
- С 1 по 4 марта включительно 28 сотрудников (28+28+28+28=112)
- С 5 по 9 марта 27 сотрудников (27+27+27+27+27=135)
- 10 и 11 снова 28 сотрудников (28+28 = 56)
- Далее с 12 по 19 было 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29+29+29=232)
- С 20 по 25 было 32 сотрудника (32+32+32+32+32+32=192)
- С 26 по 31 марта снова 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29=174)
Для того, чтобы узнать среднее значение за месяц, сложим количество всех сотрудников за каждый день (112+135+56+232+192+174=901) и разделим на число дней в месяце – 31 (901/31=29,06). Таким образом, среднесписочная численность за март получится 29.
Расчет за квартал производится суммированием численности за каждый месяц квартала и деления полученной суммы на три.
Расчет за год
аналогичен квартальному, но делить нужно уже на двенадцать. При этом, если начало работы организации не совпадает с началом календарного года и, соответственно, срок работы составляет неполный год, делить нужно все равно на двенадцать. Этот же принцип применяется и к неполному месяцу – независимо от даты начала работы, делить нужно на фактическое число календарных дней в месяце.
Например: численность в марте -29, в апреле – 34, в мае – 40. Тогда среднее значение будет равно (29+34+40)/3=34 сотрудника за квартал.
Предположим, что организация начала работу с 15 июня. Первоначально в ней работали 2 человека. Через 3 месяца – с 15 сентября – их количество увеличилось до 5. С 1 декабря сотрудников стало 20.
Итого сотрудников в течении года: 1+2+2+4+5+5+20=39.
Среднесписочное за год: 39 / 12 = 3.
В данном примере следует обратить внимание на то, что действие умножения применяется только потому, что в течении каждого месяца количество сотрудников практически не меняется. Поэтому вместо суммирования для понимания принципа проще умножить на количество дней. На самом деле эти значения получаются суммированием за каждый день числа сотрудников, которое взято из документации по учету труда.
Детальный порядок и правила расчета представлены в следующем видеоматериале:
Нюансы и особенности проведения вычислений
В расчет численности должны включатся все фактически занятые сотрудники, в том числе сезонные, работающие удаленно, временные и сотрудники на испытательном сроке.
Не учитываются при подсчете численности адвокаты, сотрудники, трудоустроенные на основаниях внешнего совместительства, а также те, с кем трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором.
Отдельно следует отметить те категории сотрудников, которые могут быть учтены либо не учтены , в зависимости от определенных факторов:
- Совместители – как уже говорилось, если это внешний совместитель, он не входит в отчетность, если совместительство внутреннее, то такой сотрудник учитывается один раз (как один человек), а не по количеству ставок или человеко-часов;
- Учредители – учитываются, если им начисляется заработная плата. Если учредитель ведет на предприятии какую-либо трудовую деятельность, но зарплата ему при этом не выплачивается (получение дивидендов не относится к данному пункту), то в списочную численность он не войдет;
- Командированные за границу – учитываются в зависимости от длительности командировки. Если она краткосрочная, такой сотрудник включается в общую численность, если командировка длительная – то нет;
- Проходящие обучение (в том числе, если они направлены от организации и получают от нее стипендию) – учет зависит от того, сохранена ли за сотрудником заработная плата. Если да, то даже если обучение происходит с отрывом от работы, такой сотрудник учитывается.
Если имеются сотрудники, работающие неполный рабочий день, они также должны учитываться при расчете среднесписочной численности. Например, если два сотрудника работают на полставки, то учесть их можно как одного человека (этот вариант подходит для любого четного количества сотрудников, работающих ровно половину рабочего дня). Но если количество таких сотрудников больше и время, отработанное ими за день отличается, то понадобится расчет человеко-часов.
При таком способе учета нужно подсчитать общее количество часов, отработанных за день всеми сотрудниками, работающими неполный день. Далее расчет производится в зависимости от продолжительности рабочего дня в организации и количества рабочих дней в неделе. Если график работы стандартный – восьмичасовой рабочий день при пятидневной неделе, то общее количество человеко-часов за день делится на 8. Таким образом достигается сопоставимость числа сотрудников, работающих неполный день.
Например, если в организации трудится 10 сотрудников со стандартным графиком и 4 человека работают по 6 часов в день, то путем приведенных выше расчетов получим:
- 4 * 6 = 24 человеко-часа в день
- 24/8 = 3
Таким образом все сотрудники, работающие неполный день соответствуют 3 сотрудникам, оформленным на полную ставку.
В таком случае списочная численность за один день составит 10 + 3 = 13 человек.
Если при расчете человеко-часов сумма сотрудников в пересчете на один день получилась дробной, в отчет указывается целое число, полученное в соответствии с правилами округления.
Необходимо помнить, что помимо сотрудников, которым предоставлен график с неполным рабочим днем на основании обоюдного соглашения или по условиям трудового договора, есть отдельная категория лиц, которым работодатель в любом случае обязан предоставить возможность работать неполный день.
Особенности и нюансы процедуры вычисления рассмотрены в следующем видеоролике:
Если расчет среднесписочной численности требуется для подачи отчетности в ПФР и ФСС по формам РСВ-1 и 4-ФСС соответственно, к тому значению, которое было рассчитано по указанным выше принципам потребуется дополнительно вычислить средние значения численности за отчетный период по тем категориям сотрудников, которые в это значение не включаются, а именно уже упомянутые внешние совместители и сотрудники, оформленные по гражданско-правовым договорам.
Расчет списочной численности сотрудников предприятия является одним из важных отчетов, который подается в государственные органы. Это составление статистических данных, ведение учета и тому подобные элементы, зачастую не особо понятные простому человеку. В любом случае выполнять требования законов необходимо, иначе с ним будут проблемы. Следует помнить, что важен не только сам факт подачи документа, но и правильность его заполнения, своевременность, отражение всех изменений и строгое соответствие установленным нормам.
Определение
Это количество всех рабочих какой-либо отдельной организации. Сюда входят все, включая и тех, которые работают в разных подразделениях, иных структурных единицах, выполняют свою работу в домашних условиях, приняты только на определенное время (сезон) и так далее. Абсолютно все указываются как целые числа. К примеру, даже того человека, который работает только на протяжении одного сезона, а не всего года, списочная численность предприятия будет учитывать как единицу, а не в виде 0,25. Исключение составляют те категории сотрудников, которые совмещают работу, не имеют трудового договора, или же группы лиц, работающие на основании гражданского договора.
Базовые положения
Составляться списочная численность рабочих обязана абсолютно любым предприятием, у которого есть свой собственный баланс. Оно также должно однозначно относиться к юридическим лицам. Вся информация о различных подразделениях, бригадах, лабораториях и тому подобных структурах, которые находятся в составе компании, также подаются по тем же принципам. Нужно помнить, что даже если фактически отдел не входит в состав фирмы, но формально к ней относится, он обязан фигурировать в общем отчете. Исключение составляют те подразделения, у которых есть свой баланс. Тут уже, по желанию главной структуры, они могут как предоставлять нужную информацию в центральный офис, так и передавать ее самостоятельно в территориальные органы статистики.
Процесс составления отчета разбивается по срокам. Есть месячные, квартальные и годовые разновидности. В каждом из них следует строго придерживаться того правила, что промежуток времени начинается с самого первого числа периода (даже если это выходной, праздник и так далее) и заканчивается также последней датой. К примеру, в разрезе года это будет с 1 января и по 31 декабря без каких-либо исключений. Необходимо строго придерживаться сроков сдачи документов, так как в противном случае может появиться ошибка и будет наложен штраф.
Ответственность
Как и в ситуации с абсолютно любым отчетом, который отправляется в государственные органы, при составлении этого документа всегда нужно учитывать ответственность ключевых фигур компании. Это распространенная практика, направленная на максимальную точность информации, которая предоставляется в отчете. Так, основными виновниками в случае обнаружения несоответствия становятся главный бухгалтер и руководитель отдела (структуры, подразделения и так далее). Составленная сотрудником списочная численность - это, безусловно, важный документ, и он должен быть перепроверен ответственными лицами.
Требования к отчету
В обязательном порядке документ для подачи в государственные органы должен составляться по строго установленной форме. Их существует огромное количество разновидностей, и для каждой отдельной ситуации можно подобрать идеально подходящую. Только так можно будет точно и правильно высчитать численность просто необходимо для ведения документооборота в установленном законодательством порядке. Следует помнить, что любые пометки в табеле допускается осуществлять исключительно на основании оригиналов документов. К примеру, в том случае, если сотрудник заболел, нельзя вносить изменения без больничного или используя его копию.
Ещё один важный элемент, который известен не всем, но может очень значительно повлиять на конечные цифры в отчете, — передача отделов или сотрудников между компаниями. В такой ситуации следует убирать человека (или подразделение) из документа только в следующий период. Внесение производится аналогичным образом. Следующим моментом, который также заслуживает внимания, является ошибка. Если она была допущена и своевременно обнаружена, потребуется внести изменения и в тот отчет, в котором проблема возникла, и во все последующие, где фигурировали цифры из неправильного документа.
Списочная численность
В данную категорию входят абсолютно все сотрудники, вне зависимости от того, на какой срок они были взяты на работу, даже если этот промежуток времени составляет всего один день. Правильно составленная численность - это залог успешной сдачи отчетности без проблем и ошибок. Нужно учитывать и тех рабочих, которые по каким-либо причинам не присутствуют на предприятии в определенный период времени.
Учитывая число людей, которые обязаны входить в отчет, и тех, кто в нем не указывается, проще перечислить именно вторых. Так, не должны фигурировать в документе все, кто не состоит в штате, работает по совместительству или в соответствии с определенным договором, который данное физическое лицо заключило с той или иной государственной организацией. Сотрудники, которые фактически относятся к данной компании, но на данный момент работают на другой фирме, при условии что зарплату по основному месту они не получают, также не учитываются.
Отдельно следует сказать об учащихся. Списочная численность - это документ о тех, кто работает на данный момент, но не о тех, кто проходит подготовку. То есть все потенциальные сотрудники, которые на момент составления отчета обучаются, стажируются или другим образом получают нужный опыт, в отчет не вносятся. Как только они полноценно и официально будут приняты на работу, вот только тогда отметка о них появится в соответствующем документе. И последняя группа людей, которую не нужно отражать в отчете, — уволившиеся. Независимо от того, каким образом это произошло, с даты прекращения работы бывший сотрудник автоматически убирается из списка.
Среднесписочная численность
Этот показатель несколько отличается от всего, указанного выше. Средняя списочная численность работников используется для того, чтобы вычислить производительность труда, среднюю заработную плату, текучку, постоянство, коэффициент оборота и тому подобное. Все это сделать при помощи стандартной численности не представляется возможным, так как она берется в расчете за конкретную дату. В данном случае расчет производится за определенный период.
Далее рассмотрим, как определяется средняя списочная численность. Формула тут относительно простая, но ее нужно понять. Итак, первое что нужно — правильно определить количество дней. Их будет 30 или 31, в зависимости от месяца (в варианте февраля — 29 или 28). Обязательно нужно включать в расчет любые праздничные и выходные дни. Теперь берем количество работников и делим его на полученное в предыдущем пункте число. Важно учитывать, что количество сотрудников в выходные дни будет идентичным той же численности за предыдущий рабочий день. К примеру, в пятницу было 30 работников. В качестве расчета за субботу тоже нужно брать те же 30 человек. Аналогичная ситуация будет и в том случае, если выходных дней 2 и больше. То есть в воскресенье тоже будет 30 рабочих. Очень важно правильно выбрать всех тех сотрудников, которые включаются в этот перечень, так как они отличаются от того, что требует указывать обычная списочная численность. Это требует особого внимания, ведь на данном этапе и возникает большая часть ошибок.
Сотрудники в среднесписочной численности
Не входят в перечень такие работники, которые находятся в декрете или отпуске по усыновлению ребенка. Дополнительный отпуск по уходу за малышом также не учитывается. Если сотрудник был командирован на стройку, монтаж, выполнение наладочных работ или уборку урожая, вне зависимости от того, платят ли ему за это деньги по основному месту службы, то он также не должен фигурировать в этом списке. Следует помнить, что его нужно включать в перечень тому предприятию, куда он был отправлен. Ещё одной категорией работников, которые также не должны фигурировать в списке, являются инвалиды ВОВ. Отдельно следует сказать о тех сотрудниках, которые работают не на полную ставку. Их нужно рассчитывать именно по тому времени, которое было отработано фактически. Но вот те, кто работает по полной программе, но при этом выполняют свои обязанности на дому, все равно вписываются как полноценные единицы.
Ещё более оригинальным образом вычисляется количество сотрудников, которые трудятся по договору с государством. При такой ситуации важно точно и правильно определить, какова будет их средняя списочная численность. Формула в этом случае будет такова: ФЗ/СЗП=ССЧ. Где СЗП — это средняя заработная плата одного сотрудника. ФЗ — фонд заработной платы всех лиц, занятых по договору с государственными органами. А ССЧ — среднесписочная численность. То есть, если в общем все такие работники получили 100 000 рублей, а заработная плата одного сотрудника составляет 20 000 рублей, то число будет равно 100000/20000=5. И неважно, что на самом деле их трудилось 10 или 2.
Категории
Все сотрудники компании разделяются на две основные группы по типу занятости. Это ещё один важный параметр, который требуется для того, чтобы правильно произвести расчет списочной численности. Одной категорией являются рабочие, а другой — служащие. Первых в разы больше, чем вторых. Так что есть смысл указать именно тех, которых меньше, а все остальные автоматически будут попадать в категорию рабочих. Так, к служащим относятся все руководители (как всего предприятия, так и отдельных его подразделений). Сюда же попадают главные бухгалтера, инженеры, экономисты, редакторы, научные сотрудники, электрики и так далее. Это лица, подпадающие под код категории 1 (все служащие также делятся дополнительно на 3 группы по кодам). Обычные инженеры, бухгалтера, механики, техники и так далее уже идут под кодом 2, а секретари, табельщики, учетчики и тому подобные лица — 3 категория. Все указанные данные нужны для того, чтобы правильно была оформлена списочная численность работников предприятия. Это не настолько важный элемент, однако при неверном заполнении также будет считаться ошибкой.
Оформление и увольнение
Помимо всех прочих параметров, в отчете подразумевается разделение по показателям прибытия и убытия. То есть приема на работу и увольнения с нее. При этом учитываются они несколько разным образом. Если прибытие расписывается по тому источнику, откуда появился новый сотрудник, то убытие определяется по типу увольнения. Только точно понимая данный момент, можно правильно оформить отчет и определить численность работников списочного состава. Это может показаться достаточно сложным, но для простоты восприятия ниже приведем условную таблицу.
Нужно понимать, что и тут есть определенные исключения, которые также должны учитываться. Без них не получится правильная списочная численность работников. Это, в свою очередь, может привести к появлению ошибок, штрафам и так далее. Так, все лица, которые ранее были заняты в неосновной деятельности, а потом были переведены на основную, в данный перечень как вновь прибывшие не включаются. А вот те, кто раньше были служащим, а потом стали рабочими, указываются в отдельной графе. Аналогичная ситуация и с убытием. Кроме того, нужно учитывать, что все прогулы, даже ещё не уволенного работника, также указываются в специальном пункте.
Явочная и списочная численность
Эти показатели достаточно сильно отличаются друг от друга. Важно не путать их и при расчете пользоваться только правильными показателями. Так, списочная численность работников - это, как уже было сказано выше, количество сотрудников, занятых в тех или иных сферах деятельности компании за определенный период. Есть исключения, которые сюда не входят, но их не так много. А вот под явочной численностью подразумевают то количество рабочих, которые обязаны присутствовать на своем месте ежедневно, на протяжении соответствующего периода времени. Естественно, без учета выходных или праздников. То есть, если по списочной численности может быть 100 сотрудников, то по явочной их будет всего 20, так как все остальные могут работать на дому, привлекаться на определенное время или на неполный день и так далее.
Итоги
Все перечисленное выше поможет составить статистический отчет максимально правильно и эффективно. Как правило, на большинстве предприятий все процессы давно отработаны и движения рабочих, которые могли бы вызывать затруднения при оформлении документа, также уже привычны. В любом случае, если есть спорный вопрос или возникает ситуация, ранее не встречавшаяся, лучше всего заранее изучить проблему и уточнить данные, чем сделать ошибку.