Учет удержания за неотработанные дни отпуска. К ним относятся

Как вы знаете, по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя сотрудник вправе получить отпуск за первый год работы. Но по договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше. А за второй и последующие годы отпуск полагается в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (ч. ч. 2, 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).

Если сотрудник на дату увольнения использовал больше дней оплачиваемого отпуска, чем ему положено в текущем рабочем году, то получается, что работодатель оплатил неотработанные дни отпуска. Поэтому он вправе удержать отпускные за неотработанные дни из выплат сотруднику при увольнении.

По общему правилу удержания не могут превышать 20 процентов от суммы к выплате после уплаты налогов. Если переплата за отпуск превышает этот лимит, то превышение сотрудник возвращает добровольно. Взыскать эту задолженность по суду работодатель не сможет.

Приказ об удержании за неотработанный отпуск

Унифицированной формы такого приказа нет. Работодатель составляет его в произвольной форме. В приказе нужно указать:

фамилию и инициалы сотрудника;
должность сотрудника;
количество неотработанных дней отпуска;
сумму удержания;
источник удержания (вид выплаты при увольнении).

Например, формулировка приказа может быть такой: «в целях погашения задолженности, образовавшейся в связи с увольнением по до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, приказываю: удержать из денежные средства за неотработанных дней ежегодного оплачиваемого отпуска в размере ».

Сотрудника следует ознакомить с приказом под роспись. Однако желательно предусмотреть реквизит для подтверждения не только факта ознакомления, но и факта согласия сотрудника
с текстом приказа.

Удержание НДФЛ при увольнении

В Налоговом кодексе нет специального правила для определения налоговой базы по НДФЛ,
если ранее начисленные отпускные, с которых уже уплачен налог, впоследствии удерживаются из выплат при увольнении. Поэтому есть разные мнения о том, как действовать работодателю (налоговому агенту по НДФЛ). Он может:

уменьшить налоговую базу по НДФЛ на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Тогда у него образуется переплата по НДФЛ;
не уменьшать налоговую базу по НДФЛ, так как удержания производятся из сумм, выплачиваемых за вычетом НДФЛ.

В обычной ситуации, когда выплаты превышают сумму удержания, работодателю проще не отражать задолженность перед сотрудником по возврату НДФЛ, а сразу рассчитать налог
от суммы выплат с учетом удержания.

Страховые взносы при увольнении

При увольнении сотрудника страховыми взносами облагаются выплаты при увольнении
за вычетом удержания за неотработанные дни отпуска. Вносить изменения в отчетность по взносам за период, когда были начислены отпускные за необработанные дни отпуска, не нужно.

Проводки по удержанию при увольнении

В связи с возникновением у сотрудников права на оплачиваемый отпуск у организации-работодателя возникают оценочные обязательства. Величина оценочных обязательств –
это примерная сумма, которую сотрудники вправе потребовать у организации по состоянию на отчетную дату, если они решат уйти в отпуск или уволиться. Эта сумма включает страховые взносы. Порядок расчета оценочного обязательства по отпускам организации разрабатывают самостоятельно и закрепляют в «бухгалтерской» учетной политике. Для отражения оценочного обязательства используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов».

На отчетную дату бухгалтер делает проводку:

ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 96
– признано оценочное обязательство по оплате отпусков.

Если в налоговом учете резерв на оплату отпусков не формируется, то отпускные включаются в расходы в бухгалтерском учете раньше, чем в налоговом. Но суммы расходов равны. Поэтому разницы по ПБУ 18/02 являются временными и приводят к формированию отложенных налоговых активов и обязательств. В данной статье они не рассматриваются.

По мере начисления и выплаты отпускных возникнут проводки:

ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …) КРЕДИТ 70
– начислены отпускные;

ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …) КРЕДИТ 69 (по субсчетам)
– начислены страховые взносы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
– выплачены отпускные.

Возьмем для примера типичную ситуацию – удержание за неотработанные дни отпуска из зарплаты, если отпуск авансом предоставили сотруднику в календарном году увольнения. Поскольку удержание производится из выплат, начисленных в том же году, оно отражается сторнировочными проводками.

ПРИМЕР УДЕРЖАНИЯ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ ЗА ОТПУСК ТЕКУЩЕГО ГОДА

При увольнении сотруднику начислена зарплата в сумме 30 000 рублей, а отпускные за неотработанные дни отпуска составили 5000 рублей. Удержать «авансовые» отпускные можно полностью, так как они не превышают 20 процентов от суммы зарплаты после уплаты НДФЛ – 5220 руб. ((30 000 – 30 000 × 13%) × 20%).

Удержание при увольнении отражается проводками:

ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников»
– 30 000 руб. – начислена зарплата при увольнении;

сторно ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …) КРЕДИТ 70 субсчет «Отпускные сотрудникам»
– 5000 руб. – отражены отпускные за неотработанные дни отпуска;

сторно ДЕБЕТ 70 субсчет «Отпускные сотрудникам» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты
по НДФЛ»
– 650 руб. (5000 руб. × 13%) – отражен НДФЛ с отпускных за неотработанные дни отпуска;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 3900 руб. (30 000 × 13%) – удержан НДФЛ из зарплаты сотрудника;

ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 69 (по субсчетам)
– 7550 руб. ((30 000 – 5000) × 30,2%) – начислены страховые взносы на выплату при увольнении;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников» КРЕДИТ 70 субсчет «Отпускные сотрудникам»
– 4350 руб. (5000 – 650) – удержаны из зарплаты отпускные за неотработанные дни отпуска;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников» КРЕДИТ 51
– 21 750 руб. (30 000 – 3900 – 4350) – выплачена сотруднику сумма при увольнении.

В практике компаний нередки случаи, когда сотрудник, проработав меньше года уже выбрал положенные 28 отпускных дней.

Такая ситуация складывается из-за полученных отпускных дней в аванс, с расчетом последующей отработки после выхода на работу.

В силу того, что сотрудник проработавший более шести месяцев имеет право на отпуск.

Иногда сотрудник, вышедший из отпуска увольняется и у него образуется задолженность перед компанией за излишне уплаченные отпускные, которые могут подлежать удержанию. Какими же правилами руководствоваться для расчета удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении и по какому алгоритму его корректно можно произвести.

Удержание – всякое снижение денежного эквивалента труда сотрудника, подлежащего уплате в форме зарплаты. При расчете суммы удержания необходимо руководствоваться рядом правил, которые позволят определить правомерность взыскания и рассчитать верную сумму.

В подавляющем большинстве случаев сумма удержания ограничена до 20% от суммарной выплаты при увольнении (п.1 ст. 138 ТК РФ). Если иное не предусмотрено законом.

В случае предусмотренных законом, процентное соотношение суммы к удержанию может быть увеличено до 50 %, но не более. За исключением ситуации, когда сотрудник обязан:

выполнять принудительные работы (например, в виде уголовного наказания);
выплачивать алименты;
возместить урон здоровью, нанесенный другому лицу;
восполнить ущерб лицам, нанесенный сотрудником, повлекший смерть кормильца;
возместить урон, причиненный в результате преступных действий.

Такой закрытый список указан в части 3 статьи 138 ТК РФ. В подобном случае действует ограничение до 50%, но не более 70%.

В отдельных случаях нет основания для удержания:

отказ от должности по состоянию здоровья или отсутствие таковой;
в результате признания работника недееспособным;
ликвидация предприятия;
сокращение численности штата;
при изменении собственника предприятия, данное правило распространяется на главного бухгалтера, руководителя и заместителя;
призыв сотрудника на службу в армию и госслужбу;
в случае смерти сотрудника или руководителя предприятия;
наступление непреодолимых обстоятельств (техногенные и географические катастрофы).

Калькуляция

Рассмотрим, как рассчитать удержание за неотработанные дни отпуска.

Алгоритм калькуляции суммы удержания рассмотрим далее.

Количество дней отпуска, положенных к отработке можно рассчитать:

КДН= КДИ – (КДО/12 * КС), где:

КДИ – фактическое количество дней отпуска, в днях;
КДО – продолжительность оплаченного отпуска, в днях;
КС – стаж работы за текущий год, в месяцах.

∑ОУ= КДН*СДЗ , где

∑ОУ – сумма, подлежащая удержанию;
КДН – количество излишне оплаченного отпуска, в днях;
СЗД – средний дневной заработок.

Если стаж работника достиг полных 11 месяцев, ему полагается отпуск в количестве 28 дней. В данном случае выплата сумм, подлежащих к выдаче при увольнении производится в полном объеме.

Пример

Сотрудник оформлен в штат 04.02.2014 года. В ноябре взял отпуск 28 дней. Подал заявление на увольнение 30.09.2014 года.

Средний дневной заработок при расчете отпускных равен 1750 руб.

Рабочий год соответствует периоду с 04.02.2014 г. по 04.02.2015 г., не отработанным остался период с 01.10.2014 г. по 04.02.2015 г., что составляет полных 4 месяца (4 дня февраля не учитываются, так как не достигают половины месяца). Стаж равен 8 месяцам.

Следуя формуле, вычислим не отработанные дни отпуска:

9,33 * 1750 = 16327,5 руб.

Процедура

При расчете берется период, — рабочий год, который начинается с момента устройства на работу, за исключением испытательного периода.

Для расчета и удержания выплаченных авансом отпускных, необходимо учитывать только год, в котором были выплачены отпускные.

Алгоритм процедуры:

формируется уведомление об удержании, направляется сотруднику для ознакомления;
издается приказ о вычете установленной суммы переплаты;
проводится ознакомление и согласие увольняющегося с приказом;
делается выплата денежных сумм, начисленных при увольнении, за вычетом суммы к вычету.

Процедура удержания проводится в крайний рабочий день сотрудника. В случае не согласия сторон, можно обратиться с суд.

Юридические аспекты

Удержать или нет, полученные авансом отпускные денежные средства, решает руководитель по своему усмотрению, это его право, но не обязанность.

Работодатель в праве выдать при увольнении работнику заработную плату в полном объеме, без удержания.

В свою очередь, работник в праве добровольно погасить истребованную с него сумму денежных средств, полученных авансом отпускных, но не отработанных.

Взыскание суммы отпускных в судебном порядке

Пойти в суд имеет право работодатель для истребования исчисленного удержания по ст. 382 и 383 ТК РФ.

В судебной практике есть случаи признания правомерности взыскания работодателем излишне уплаченных отпускных, но не отработанных работником.

Но, чаще всего суд не находит основания для взыскания. Кроме случаев, когда истребованная сумма была получена в результате:

счетной ошибки;
доказано невыполнение работником норм труда или вина его в простое;
имели место установленные судом неправомерные действия сотрудника.

В других случаях даже при письменном согласии сотрудника вернуть суммы через суд не получится.

Отпуск работника делится на части и предоставляется в полном объеме (ст. 125 ТК РФ), независимо от стажа, кроме случаев, попадающих под статью 121 ТК РФ или по договоренности сторон.

Иногда руководители, для страховки, просят сотрудника написать сразу два заявления перед выходом в отпуск: первое на предоставление очередного отпуска, второе на отпуск за свой счет.

Удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении: проводки

Схема учета удержания избыточных денежных сумм, выплаченных отпускных, но не отработанных сотрудником, отражено в письме МФ РФ No07-05-13/10 .

Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику право на ежегодный отдых от своей трудовой деятельности. Отпуск должен предоставляться работнику в размере не менее 28 дней за 1 рабочий год.

Как появляются отпуска авансом

По общему правилу, новому работнику предоставляется . Но по соглашению с нанимателем этот срок может быть сокращен. То есть сотрудник, не отработав 1 год, за который положен отпуск, получает оплачиваемый отдых авансом.

В результате, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, он должен возвратить полученные отпускные.

Такая же ситуация может возникнуть и в последующие годы работы, когда закон вообще не регламентирует срок необходимой отработки за год для получения полного отпуска. В итоге уже через месяц работы в отчётном году, работник может уйти в оплачиваемый полный отпуск. В некоторых случаях, когда между работником и нанимателем существуют доверительные отношения, возможно предоставление отпуска даже за будущий год.

Чем опасен для работодателя отпуск авансом

Наниматель рискует, предоставляя работнику отпуск заранее. Дело в том, что сотрудник может воспользоваться своим правом уволиться во время или сразу после отпуска, в то время как наниматель оплатил ему все дни отпуска, предусмотренные за целый год работы.

В соответствии со ст.137 ТК работодатель имеет право удержать с сотрудника, уволившегося до окончания полного рабочего года, за который он получил отпускные, излишне уплаченные ему денежные средства. В то же время удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск происходит с некоторыми затруднениями.

Статья 138 ТК запрещает производить с работника удержания, превышающие 20% его заработной платы. Эти требования распространяются и на окончательный расчёт с работником при его увольнении. То есть, если сумма отпускных будет составлять больше 20% расчётного, наниматель рискует не получить её обратно.

Этот вопрос можно решить двумя способами.

Работник добровольно возвращает нанимателю оставшуюся сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Работодатель не может давить на сотрудника или угрожать ему отказом в увольнении при невыплате оставшейся части отпускных, так как это право, но не обязанность работника.
Наниматель обращается в суд за удержанием оставшейся части отпускных. Сделать это можно только при следующих обстоятельствах:
1. При расчёте отпускных работнику была совершена ошибка, из-за чего он получил большую сумму, чем ему полагалось;
2. Работник признан в судебном порядке виновным в простое компании;
3. Излишние отпускные были начислены сотруднику по его вине.

В остальных случаях расчёт при увольнении, если отпуск использован авансом, производится в общем порядке с удержанием максимум 20% от общей суммы выплат при расторжении трудового договора.

Когда не производится удержание за отпуск, предоставленный авансом

Закон предусматривает случаи, когда наниматель вообще не может производить удержание за неотработанные дни отдыха. К ним относятся следующие основания увольнения работника:

Отказ от перевода на другую должность, который необходим ему по медицинским показаниям;
Прекращение действия организации или ИП;
Сокращение численности или штата работников;
Для директора, главного бухгалтера организации – смена собственника компании;
Увольнение в связи с призывом в армию;
Восстановление по решению суда или КТС на рабочем месте сотрудника, ранее занимавшего эту должность;
Инвалидность работника или другое заболевание, делающее его неспособным трудиться (подтверждается медицинским документом);
Смерть сотрудника или нанимателя – физического лица.

Пошаговая инструкция

Для удержания за использованный авансом отпуск при увольнении работодателю нужно выполнить следующие шаги.

Определиться с суммой излишне уплаченных отпускных . Для этого нужно определить сколько полных месяцев, за которые сотруднику положен отпуск, он отработал в компании. В итоге должно получиться целое число, поэтому, если человек отработал меньше 14 дней месяца – его отбрасывают, а если больше – округляют до целого месяца. Полученное число умножают на 2,33 (28 дней / 12 месяцев). Результат будет равен количеству дней отдыха, которые сотрудник заработал. Подробнее о расчете отпуска при неполном отработанном месяце — читайте здесь
Затем из фактически предоставленных дней отпуска вычитают полученное число. Так определяют количество дней, за которые нужно удержать отпускные. Сумма удержания определяется исходя из среднедневного заработка работника.
Издание приказа на удержание . В документе нужно отразить распоряжение работодателя на удержание конкретной суммы с работника за необработанные дни отпуска при увольнении. Так как по закону согласие сотрудника на такое удержание не требуется, то соответствующая отметка для работника в приказе не нужна. Однако он должен быть ознакомлен с документом под роспись.
Сделать перерасчёт в отчётных документах . Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, то переплата отпускных, не является ошибкой организации, поэтому вносить изменения в налоговую отчётность нет необходимости. Декларацию по налогу на прибыль заполняет с учётом того, что переплаченные отпускные относятся к внереализационным доходам.
В отчёте по ЕСН и пенсионным отчислениям налоговая база того периода, когда произошло удержание отпускных, уменьшается на сумму удержаний.

Задавайте свои вопросы в комментариях к статье и получите ответ специалиста

Работник отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск авансом и увольняется. Вправе ли работодатель произвести удержание за неотработнные дни отпуска при увольнении?

Чтобы произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, согласие работника не нужно. Но есть другое условие - по сумме удержания. Подробности - в материале.

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае необходимо произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Такое право работодателя установлено статьей 137 ТК РФ и пунктом 2 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 № 169.

Чтобы удержать с работника деньги, потребуется распоряжение руководителя. Получать согласие работника не надо. Однако удержание за отпуск при увольнении в полной сумме не всегда возможно. Так как законодатели установили ограничение - не более 20% от выплачиваемой работнику на руки суммы (ст. 138 ТК РФ).

Если удержать полностью деньги за предоставленный отпуск авансом при увольнении, предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных. Если сотрудник добровольно не вернет деньги, то взыскать их потом в судебном порядке организация не сможет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях « Системы Главбух » vip - версия

Когда нельзя производить удержание за неотработанный отпуск при увольнении

Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении нельзя проводить, если сотрудник увольняется:

из-за ликвидации организации;
по сокращению штата;
при отказе от перевода на другую работу (отсутствии в организации другой работы) по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению;
из-за восстановления на работе прежнего сотрудника;
в связи с призывом на военную службу, наступлением полной нетрудоспособности, стихийным бедствием;
из-за смены собственника организации.

Такие правила предусмотрены в абзаце 5 части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ.

Расчет удержания за отпуск при увольнении

Рассчитывать сумму удержаний нужно в таком порядке. Сначала определите количество месяцев, неотработанных до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск.

В расчет принимайте полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца (п. 35 Правил).

Затем рассчитайте общую сумму, которую нужно удержать из зарплаты сотрудника при увольнении, по формуле:

Удержание за отпуск авансов производятся из зарплаты и иных выплат, положенных при увольнении. Однако нужно помнить следующее. Вычеты при увольнении за отпуск не должны превышать 20% от размера зарплаты.

Пример. Расчет суммы удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении:

Секретарь ЗАО «Альфа» Е.В. Иванова была принята на работу 15 июня 2013 года. Рабочий год для предоставления отпуска - с 15 июня 2013 года по 14 июня 2014 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудница использовала в декабре 2013 года. Ее средний дневной заработок для расчета отпускных составил 501 руб./дн.

Иванова увольняется по собственному желанию 9 апреля 2014 года. Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года - два месяца пять дней. Эта величина округляется до двух полных месяцев. Сумма, которую организация вправе удержать из зарплаты Ивановой при увольнении, равна 2338 руб. (501 руб. /дн. х 2 мес. х 28 дн. : 12 мес.). З

За отработанные дни апреля 2014 года Ивановой начислено 15 000 руб. Из зарплаты сотрудницы за апрель бухгалтер удержал всю сумму - 2338 руб., так как эта сумма не превысила 20% суммы выплаты сотруднице за минусом НДФЛ: 2338 руб. < 2610 руб. [(15 000 руб. - 10 000 руб. х 13%) х 20%).

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: бухгалтерский учет

В бухучете удержания за неотработанный отпуск при увольнении отражайте корректировочными записями (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10).

Если отпускные начислены за счет резерва на оплату отпусков , записи будут такие:

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70

Если организация (субъект малого предпринимательства) не создает резерв на оплату отпусков :

Дебет 20 (23, 26, 29...) Кредит 70
- сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Корректировочные записи делайте на основании бухгалтерской справки.

Нина Ковязина ,заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как быть, если произвести удержание за отпуск при увольнении невозможно

Если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно, предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если сотрудник добровольно не вернет данную сумму, то взыскать ее потом в судебном порядке организация не сможет. Дело в том, что статья 137 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при увольнении сотрудника излишне выплаченные отпускные за неотработанный отпуск можно удержать из его зарплаты.

То есть данная норма предполагает возможность удержаний только из последней зарплаты сотрудника и непосредственно при его увольнении. Положения же, на основании которых можно было бы взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника (уже после его увольнения) через суд, в трудовом законодательстве отсутствуют.

Таким образом, единственный выход в данной ситуации - договориться с сотрудником о добровольном возврате недостающей суммы. Из этого порядка есть исключения, когда с сотрудника ничего удерживать не нужно, даже если отпуск остался неотработанным (абз>. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Нина Ковязина , заместитель директора департамента <образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Удержание за отпуск при увольнении: налоговый учет<

Многих бухгалтеров волнует вопрос, как удержать НДФЛ и начислить страховые взносы при удержании отпускных за неотработанные дни отпуска? Ответ на него зависит от того, достаточна сумма последней зарплаты сотрудника для удержания за неотработанные дни отпуска или нет.

В рассматриваемой ситуации возможны, например, такие варианты:

последняя зарплата сотрудника больше суммы удержаний;
последняя зарплата сотрудника меньше суммы удержаний. При этом сотрудник добровольно возвращает сумму отпускных за неотработанные дни отпуска;
последняя зарплата сотрудника меньше суммы удержаний. При этом сотрудник отказывается добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если суммы выплат сотруднику при увольнении достаточно для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, то действуйте так.

В бухучете отразите начисление последней зарплаты сотрудника (без уменьшения ее на сумму излишне выплаченных отпускных). С суммы зарплаты удержите НДФЛ, начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Сумму излишне начисленных отпускных в бухучете сторнируйте. Такой вывод следует из письма Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10. Соответственно, сделайте сторнирующие проводки по удержанию НДФЛ и начислению страховых взносов с суммы излишне выплаченных отпускных.

Основанием для исправительных записей служит бухгалтерская справка, отражающая сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Перед тем как начать рассмотрение вопроса об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении, хотелось бы пояснить, что понимается под неотработанными днями, как они считаются и какие права и обязанности имеются у работодателя.

Итак, согласно ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ первоначальное право на ежегодный отпуск появляется у работника, трудовой стаж которого на данном предприятии составил 6 месяцев.

У отдельных категорий работников такое право возникает раньше указанных 6 месяцев. Например, супруга военнослужащего может взять отпуск одновременно с отпуском своего супруга, несмотря на количество отработанных ею месяцев (п. 11 ст. 11 закона «О статусе…» от 27.05.1998 № 76-ФЗ). О ситуациях, когда отпуск предоставляется авансом - в статье Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска .

Может быть ситуация, когда проработавший неполный рабочий год сотрудник использовал в счет него весь отпуск, а затем уволился. В этом случае у него имеются неотработанные, но оплаченные дни, оплату за которые работодатель вправе удержать.

Основанием для такого утверждения является:

Абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ, согласно которому работодатель вправе произвести удержание за использованный авансом отпуск при увольнении.
П. 28 правил, утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 (далее — правила № 169), которым установлен порядок оплаты неиспользованных отпускных дней увольняющемуся работнику. Согласно указанной норме полная оплата происходит при отработке 11 месяцев. Если стаж меньше, производится расчет пропорционально отработанным месяцам.

Как рассчитать авансовые отпускные

Порядок расчета отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск изложен в положении, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Схемы расчета указанных выплат аналогичны: у них те же переменные, величина которых определяется теми же слагаемыми (например, в средний заработок в обоих случаях входит вся зарплата и премии, полученные у данного работодателя).

Авансовые отпускные — это те, что были получены сверх положенных по рабочему стажу, те, что подлежат возврату. Они рассчитываются по следующей формуле:

Др = (Дио - Дпо) × СДЗ,

где: Др — это долг работника;

Дио — использованные дни отпуска;

Дпо — дни отпуска, на которые работник имеет право в силу рабочего стажа;

СДЗ — среднедневной заработок.

Пример

Иванов И. И., приступивший к исполнению своих трудовых обязанностей 03.04.2017, через 7 месяцев ушел в полный 28-дневный отпуск, во время которого написал заявление на увольнение по собственному желанию.

Сколько дней отпуска он получил авансом, за сколько дней работодатель вправе требовать возврата отпускных? Рассчитаем:

На момент ухода в отпуск Иванов И. И. имел 7 месяцев рабочего стажа. Теоретически, если бы он не использовал отпуск, работодатель должен был бы выплатить компенсацию за 7 × 2,33 = 16,31 дня. Т. е. Иванов имеет безусловное право на 16,31 оплачиваемого дня.
Оставшиеся дни вычисляются так: 28 - 16,31 = 11,69. Эти дни были предоставлены авансом. Работодатель вправе произвести удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск в размере 11,69 дня.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении: особенности

К особенностям удержания с работника долга, возникшего в связи с авансовым отпуском, относится следующее:

Указанная ситуация является основанием для издания приказа об удержании с зарплаты для закрытия долга. Письменное согласие на это работника не нужно, но не должно быть и его несогласия с произведением таких удержаний (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
С зарплаты берется не более 20% от общей суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Оставшаяся часть долга может быть внесена работником добровольно в кассу предприятия (апелляционное определение Липецкого областного суда от 03.04.2013 по делу № 33-810/2013).

В то же время имеется судебная позиция, согласно которой допускается удержание из зарплаты в погашение долга больше чем 20% (апелляционное определение Челябинского областного суда от 31.03.2015 по делу № 11-3194/2015).

Такое удержание может производиться, если увольнение произошло по желанию работника, договоренности сторон, в связи с истечением срока договора и в других ситуациях, не указанных в абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ.
В судебном порядке долг (отпускные) за предоставленный авансом отпуск не взыскивается (определение ВС РФ от 12.09.2014 по делу № 74-КГ14-3).
Работодатель может удержать 20% в погашение долга в т. ч. с компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск, на который работник имеет право в силу вредности, тяжести и особых условий труда, поскольку оплата отпуска также является зарплатой (постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11).

Как удержать за предоставленный авансом отпуск

На основе вышесказанного сформулируем алгоритм действий работодателя по удержанию за отпуск авансом при увольнении работника:

Рассчитать количество предоставленных, но не отработанных отпускных дней и вместе с этим излишне выплаченную сумму отпускных.
Предупредить работника о сумме предстоящего удержания. В каком размере это будет сделано, 20% или больше, решает руководитель, т. к. выше отмечалось, что судебная позиция по этому вопросу неоднозначна.
Издать приказ об удержании с расчетной суммы в пользу погашения долга, возникшего в результате предоставленного, но не отработанного отпуска.
В последний рабочий день произвести полный расчет с уволившимся сотрудником.

Возможна ситуация, когда удержанная сумма не покрывает долг полностью (такое вполне вероятно, если из суммы расчета было вычтено только 20% или меньше). Тогда у работодателя остается 2 варианта:

договориться с бывшим сотрудником о добровольном внесении им недостающей суммы в кассу предприятия (или на расчетный счет);
списать (простить) долг.

В каких случаях удержание за неотработанные дни отпуска невозможно

Ситуации, когда удержание за неотработанный отпуск не производится, перечислены в абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Это увольнение в результате:

отказа работника от перевода на другую работу, которая предоставляется ему работодателем по причине ухудшения здоровья;
отсутствия у работодателя работы, соответствующей требованиям медзаключения, для перевода на нее работника;
ликвидации ИП, организации;
проведения штатных мероприятий по сокращению численности персонала;
смены собственника предприятия (эта норма действует только в отношении исполнительного органа и главного бухгалтера);
призыва работника на срочную службу;
восстановления на данную должность прежнего работника по решению Роструда или суда;
признания медкомиссией полной нетрудоспособности работника;
смерти работника либо работодателя — ИП или иного физического лица;
произошедшей катастрофы, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации.

Таким образом, удержание за отпуск при увольнении возможно не всегда. Ограничения установлены по основаниям прекращения трудовых отношений и размерам возможных удержаний. Взыскание долга по предоставленному авансом отпуску в судебном порядке невозможно.