Регламент по работе с дебиторской задолженностью - образец можно скачать на нашем сайте- необходим, в первую очередь, тем предприятиям, деятельность которых предусматривает наличие большого количества дебиторов. Как организовать эффективное управление дебиторской задолженностью (далее ДЗ) путем разработки и внедрения соответствующего регламента - расскажет наш материал.
Для чего нужен регламент по работе с дебиторкой
Состояние дебиторской задолженности является одним из важных факторов эффективной работы предприятия в целом. По сути - в ДЗ аккумулируются оборотные средства, необходимые для деятельности предприятия. Поэтому хорошая оборачиваемость ДЗ - это путь к обеспеченности компании собственными оборотными средствами. В то время как зависание денег в долгах дебиторов - это и возможное возникновение проблем с оборотными средствами, и ухудшение финансовых показателей предприятия, которые будут представлены в отчетности.
Больше об оборачиваемости ДЗ прочтите в статье .
Единый регламент по управлению ДЗ нужен, в первую очередь, если:
- Существует большое количество дебиторов у предприятия. В качестве примеров таких компаний можно привести:
- микрофинансовые организации;
- компании, оказывающие услуги связи на постоплатных тарифах;
- управляющие компании в жилых домах.
- Существует значительное число подразделений или структурных единиц компании (или группы), у каждой из которых есть свои дебиторы. В этом случае обязательно должен существовать единый для всех регламент по учету и управлению такой важной статьей, как ДЗ.
Основным назначением положения о ДЗ является систематизация порядка работы с ДЗ и внедрения единых нормативов и методов учета и управления ДЗ.
Какие основные моменты должны быть предусмотрены в положении о работе с ДЗ
В регламенте по работе с ДЗ должны быть рассмотрены все аспекты работы с долгом, начиная с момента его возникновения и заканчивая либо погашением, либо списанием.
- Порядок учета и классификации ДЗ. В данном аспекте следует рассмотреть:
- общий порядок учета задолженности с момента ее возникновения (в т.ч. порядок необходимого документирования долга, который затем может понадобиться для претензионной и судебно-исковой работы);
- классификацию задолженности на рабочие группы, включая определение момента перехода ДЗ из текущей в просроченную, из просроченной - в нереальную к взысканию и подлежащую списанию.
- Порядок инвентаризации и анализа ДЗ для целей контроля и управления. В данный раздел, в зависимости от специфики деятельности предприятия, могут быть включены положения:
- о порядке проведения инвентаризации задолженности, в т.ч. может быть предусмотрено создание для этого на предприятии постоянно действующей комиссии;
- по методикам анализа задолженности на предмет ее сомнительности, прогнозу возвратности и т.п.;
- иные положения, позволяющие иметь полную и оперативную картину состояния ДЗ на конкретном предприятии.
- Мероприятия по досудебному урегулированию проблемной ДЗ. Здесь, в частности, могут быть приведены конкретные действия и указаны выполняющие их лица на самом предприятии. Например:
- устанавливается порядок предоставления необходимой информации бухгалтерской службой - юридической службе и руководству;
- описывается порядок уведомительной и претензионной работы с типовыми группами должников.
- Действия уполномоченных сотрудников и служб предприятия при взыскании ДЗ в судебном порядке. В силу того что данный комплекс действий довольно велик, он часто бывает оформлен отдельным регламентом. В этом случае в положении о ДЗ делается обязательная ссылка на регламент по судебному производству. Если же отдельного регламента нет, то в обобщенном положении нужно предусмотреть:
- порядок действий уполномоченной службы предприятия при проведении искового производства (общий порядок регулируется Гражданским процессуальным кодексом РФ, утв. законом от 14.12.2002 № 138-ФЗ, в рамках положения могут быть уточнены отдельные моменты, например сроки передачи долга в исковое производство и ответственные за это лица);
- порядок действий уполномоченных лиц от предприятия при проведении исполнительного производства (общий порядок регулируется законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», в рамках положения могут быть внесены отдельные аспекты, например порядок передачи приставам имеющихся у предприятия сведений об имуществе должника, его личных данных и т.п.);
- порядок инициирования судебного производства по ДЗ и назначения лиц, ответственных за инициирование (обычно это комиссия по работе с ДЗ, но компания вправе установить свой индивидуальный порядок).
- Порядок отнесения задолженности к безнадежной и аспекты ее списания.
- Иные действия, которые считает необходимыми менеджмент компании. Например, может быть принято решение продавать «плохую» ДЗ третьим лицам по минимальной цене.
Нюансы выбора методов работы с ДЗ
В первую очередь речь здесь пойдет о методах истребования долга до суда. Конкретные методы могут отличаться в зависимости от сферы и характера основной деятельности. Главным моментом, который учитывается при поиске метода,- это возможность влиять на должника. Самыми эффективными методами являются связанные с ограничением предоставления постоянно необходимых должнику услуг. Например:
- ограничение коммунальных услуг неплательщикам по ЖКХ;
- блокировка телефонного номера должнику по услугам связи.
Однако возможность влиять на должника именно таким образом есть не всегда. Тогда практикуется активная разъяснительная работа, например детальное описание негативных последствий для должника в случае взыскания задолженности судебными приставами за счет имущества, предъявления исполнительных документов по месту работы должника и т.п.
Помимо этого, где возможно, применяются и методы некоторой поддержки должника. Например, для многих категорий малоимущих граждан предусмотрена государственная поддержка-в виде предоставления льгот или субсидий на оплату услуг ЖКХ. Если в ходе досудебной работы выясняется, что должник имеет право на господдержку, но по каким-то причинам ею не пользуется, предприятие-кредитор может разъяснить такому должнику его права и возможности по снижению платежей. В будущем это принесет определенные выгоды и должнику, и компании - у должника будет больше возможностей рассчитываться за коммуналку в срок, если платежи будут уменьшены, а у компании снизится процент «плохой» задолженности.
Еще одним популярным способом урегулирования сложностей с должником является реструктуризация его долгов. В данном случае необходимо разработать такой вариант графика погашения долга, который будет посильным для должника и достаточно выгодным для компании.
В предлагаемом образце положения о работе с дебиторской задолженностью мы постарались привести наибольшее количество распространенных способов досудебного урегулирования долгов.
Итоги
Регламент по работе с дебиторской задолженностью - распространенный документ, позволяющий эффективно контролировать и управлять ДЗ. Особенно этот документ требуется там, где необходимо установить единый порядок работы с ДЗ по нескольким подразделениям (например, в группе компаний или в сети филиалов). Также регламент нужен, если у предприятия в силу характера его деятельности имеется большое количество мелких дебиторов, долги которых нужно отслеживать и оперативно ими управлять.
У многих предприятий, особенно крупных, существует множество контрагентов с неисполненными долговыми обязательствами. Тогда перед юристом или юридическим отделом возникает задача своевременно выявить долги и способствовать их дальнейшему взысканию.
Однако желательно, чтобы работа по получению задолженности от контрагентов находилась в определенных рамках.
В этой статье:
Меры по взысканию дебиторской задолженности
В первую очередь, это направление должнику претензии относительно возврата средств. Если речь идет об арбитражном судопроизводстве, то это с недавних пор является необходимым шагом для взыскания долга. В противном случае, суд просто не примет иск к своему производству.
Но для того, чтобы обратиться с претензией к контрагенту, юристу необходимо знать чёткую картину касательно суммы основной задолженности. Эти данные предоставит бухгалтерия и службы, отвечающие за поставку.
Основываясь на них и на пунктах договора, специалист сможет насчитать оппоненту дополнительные платежи в виде неустойки, а также процентов за незаконное пользование деньгами.
Для рассмотрения претензии отводится месяц (30 дней). Если за это время вопрос с задолженностью не решился, то приходит время подготовки иска в арбитраж.
В положении о взыскании дебиторской задолженности должен быть чётко прописан порядок взаимодействия всех подразделений для сбора доказательств задолженности, первоначальной подготовки претензии, составления и направления иска в арбитражный суд.
Как правило, о подаче иска юристы уведомляет бухгалтерию и руководство предприятия. Практика показывает, что они также ведут переговоры с должником. И зачастую они не заканчиваются и после предъявления иска.
Как составляется документ
Регламент взыскания дебиторской задолженности и его форма законодательством не предусмотрен.
Однако предприятие вправе его оформить в виде отдельного локального акта, который утверждается руководством предприятия. В разработке документа должны принимать участие все службы, которые, так или иначе, сталкиваются с дебиторской задолженностью.
В число таких подразделений входят бухгалтерия, юридические службы, а также отделы, связанные со сбытом товаров или снабжением. Поэтому чтобы имело место реальное усиление , в регламенте должен быть грамотно прописан порядок взаимодействия всех упомянутых служб.
Желательно, чтобы с проектом регламента все подразделения были ознакомлены заранее. Тогда не придётся в авральном порядке вносить в него коррективы.
Также важно, чтобы положение о взыскании дебиторской задолженности имело свою чёткую структуру. Тогда будет меньше неясности с теми пунктами, которые прямо затрагивают порядок взаимодействия при взыскании долга.
Данные в положении о взыскании дебиторской задолженности
Во вступительной части должна быть описана сфера действия регламента, а также круг служб, на которые он распространяется.
В частности, в регламенте может присутствовать процедура инвентаризации дебиторской задолженности, порядок передачи всей информации юристу, а также форма и сроки предоставления руководству отчётности по направленным претензиям.
Следующим разделом является описание порядка работы по взысканию задолженности в судебном порядке. Так, прописываются процедура предъявления иска, связанный с этим набор документов и т. д.
Кроме того, во внимание будет взят и примерный срок взыскания дебиторской задолженности.
Одним из разделов регламента может быть порядок списания безнадежной дебиторской задолженности. Данная часть, прежде всего, будет важна для бухгалтерии компании.
Наконец, в положении по дебиторской задолженности следует указать порядок действий юриста и других структур предприятия на стадии исполнительного производства, а также при банкротстве должника.
Консультация и подготовка положения юристом
В первую очередь, наши консультанты помогут составить регламент по работе с задолженностью с учётом специфики конкретного предприятия. При этом будут учтены вид деятельности компании, обороты и организационная структура, а также целый ряд других факторов.
Помимо этого, юрист проследит за тем, как налажен документооборот внутри компании в части работы с задолженностью. Не исключено, что специалист может по итогам дать свои рекомендации по оптимизации процесса.
Также специалист поможет разработать систему санкций, которые последуют за нарушение регламента. При этом всё будет сделано с учётом требований трудового законодательства.
Образец положения о взыскании задолженности
Впрочем, предприятие может взять на свое вооружение регламент по взысканию дебиторской задолженности, образец которого приведен ниже.
Следует учесть, что он составлен с учётом тех изменений, которые начали действовать в процессуальном законодательстве начиная с июня 2016 года.
Приведенную форму документа можно адаптировать применительно к работе конкретного предприятия. Кроме того, разрешается включить в регламент и свои пункты.
Здесь всё будет на усмотрение руководства предприятия. Главное, чтобы они не противоречили законодательству.
Если же по регламенту возникнут вопросы, то на них может ответить специалист в ходе бесплатной консультации. Юридическую консультацию можно получить как у нас в офисе, так и по телефону.
Кроме того, в ходе общения специалист может ознакомиться и с проектом документа, подготовленным предприятием. Тогда в него коррективы будут внесены уже на месте.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
ПРИКАЗ
В целях уменьшения размера дебиторской задолженности ОАО "РЖД" и организации работы по ее своевременному взысканию
приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности ОАО "РЖД".
2. Руководителям филиалов ОАО "РЖД" в месячный срок разработать на основе утвержденного настоящим приказом Положения и утвердить порядок организации работы по взысканию дебиторской задолженности, и направить копию этого документа в Правовой департамент.
Президент ОАО "РЖД"
В.И.Якунин
Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности ОАО "РЖД"
Общие положения
1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы подразделений ОАО "РЖД" по взысканию дебиторской задолженности.
2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы подразделений ОАО "РЖД" по предъявлению контрагентам претензий и ведению судебной работы по количеству и качеству поставляемых товарно-материальных ценностей, выполняемых работ, оказываемых услуг.
3. Используемые в настоящем Положении понятия означают следующее:
- дебиторская задолженность
-
не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу ОАО "РЖД" в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;
- юридическое подразделение
-
Правовой департамент, юридическая служба (управление, отдел, сектор), юрисконсульт, осуществляющие правовое сопровождение деятельности ОАО "РЖД";
- бухгалтерское подразделение
- Департамент бухгалтерского учета, службы бухгалтерского и налогового учета железных дорог, бухгалтерии структурных подразделений железных дорог, бухгалтерии функциональных филиалов ОАО "РЖД";
- подразделение-исполнитель
- структурное подразделение ОАО "РЖД", инициировавшее заключение договора согласно Положению о договорной работе в ОАО "РЖД" либо отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами в соответствии со своей компетенцией.
В случае передачи договора, заключенного подразделением аппарата управления ОАО "РЖД", на исполнение структурному подразделению ОАО "РЖД" (причем осуществление расчетов остается за аппаратом управления ОАО "РЖД") права и обязанности подразделения-исполнителя в соответствии с настоящим Положением осуществляет соответствующее подразделение аппарата управления ОАО "РЖД" (департамент, управление), инициировавшее заключение этого договора.
4. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед ОАО "РЖД", полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет подразделение-исполнитель.
5. Бухгалтерское подразделение ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.
6. Юридическое подразделение несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов ОАО "РЖД" в судах, органах прокуратуры, юстиции, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.
7. При наличии у контрагента неисполненного обязательства о выплате денежных средств в пользу ОАО "РЖД" в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, срок образования задолженности по которому превышает 60 календарных дней, структурные подразделения ОАО "РЖД" обязаны отказывать в заключении (продлении) договоров с этим контрагентом, за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность ОАО "РЖД" заключить договор предусмотрена законодательством Российской Федерации.
8. Для контроля за состоянием дебиторской задолженности подразделение-исполнитель ведет реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность, в системе сводной отчетности ЕК АСУФР (модуль "Управленческая отчетность, документы "Расшифровка дебиторской задолженности по контрагентам").
Первоочередные мероприятия по взысканию дебиторской задолженности
9. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за полным и своевременным погашением контрагентом дебиторской задолженности в соответствии с Положением о договорной работе в ОАО "РЖД".
10. В случае образования дебиторской задолженности в связи с неисполнением обязательства перед ОАО "РЖД" контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.
Цель предъявления претензии - доказательно убедить контрагента в том, что его действия не соответствуют условиям договора и невыгодны для него, принимая при этом меры досудебного разбирательства.
Предъявление контрагенту претензии не освобождает подразделение-исполнителя от осуществления таких направленных на погашение дебиторской задолженности мер, как направление писем, телеграмм, составление актов сверок и т.д.
11. Претензии о взыскании дебиторской задолженности, вытекающей из деятельности подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", предъявляет Правовой департамент.
Претензии о взыскании дебиторской задолженности, вытекающей из деятельности филиалов ОАО "РЖД", в т.ч. их структурных подразделений, предъявляют юридические подразделения филиалов ОАО "РЖД" и их структурные подразделения.
12. Не позднее десяти рабочих дней с даты образования дебиторской задолженности подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления претензии, к которому прилагаются следующие документы:
13. Юридическое подразделение в течение пяти рабочих дней с даты получения письменного обращения, указанного в пункте 12 настоящего Положения, определяет правовые основания для предъявления претензии и при наличии таких оснований предъявляет контрагенту претензию.
14. Претензия должна содержать следующие данные:
- наименование контрагента;
- обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;
- указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;
- расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
- срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию, который не может превышать 60 дней с даты, когда обязательство контрагента должно было быть исполнено, если иной срок не предусмотрен договором или законодательством Российской Федерации;
- информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств ОАО "РЖД", обращение в суд и т.д.);
- дата и регистрационный номер претензии;
- подпись уполномоченного лица.
15. Претензия направляется контрагенту заказным письмом (иным способом, позволяющим доказать факт направления претензии).
16. При отсутствии у юридического подразделения достаточной информации и/или документов для предъявления претензии подразделение-исполнитель должно в течение двух рабочих дней со дня извещения об этом предоставить недостающую информацию.
Если оснований для предъявления претензии нет, юридическое подразделение письменно сообщает об этом подразделению-исполнителю.
17. О факте предъявления контрагенту претензии юридическое подразделение не позднее дня, следующего за днем ее предъявления, информирует подразделение-исполнителя, а также направляет ему копию претензии.
18. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для предъявления претензии не освобождает подразделение-исполнителя от дальнейшей работы по обеспечению погашения контрагентом дебиторской задолженности.
19. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за исполнением контрагентом требований, содержащихся в претензии, включающий в себя следующие мероприятия:
- проверка полноты и соблюдения сроков исполнения требований, содержащихся в претензии;
- информирование юридического подразделения в случае полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок.
20. В случае если ответ на претензию представляется в юридическое подразделение, это подразделение не позднее следующего за днем получения ответа дня направляет его копию в подразделение-исполнитель.
21. В случае если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.
22. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.
Если по каким-либо причинам претензия не была предъявлена контрагенту и ее предъявление не является обязательным согласно условиям договора или требованиям законодательства, то по истечении 60 дней с даты образования дебиторской задолженности она подлежит взысканию в судебном порядке.
Организация работы по взысканию дебиторской задолженности в судебном порядке
23. Не позднее трех рабочих дней с даты получения полного (частичного) отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок, а также в случае, предусмотренном пунктом 22 настоящего Положения, подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления судебного иска, к которому прилагаются следующие документы:
- копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);
- информация о результатах рассмотрения контрагентом претензии, включая копию претензии, или информация о том, что претензия не направлялась;
- реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);
- расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);
- копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;
- копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.
24. Юридическое подразделение в течение десяти рабочих дней с даты получения письменного обращения с комплектом документов согласно пункту 22 настоящего Положения предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.
При расчете суммы иска в нее в обязательном порядке включаются суммы штрафов, предусмотренных договором и законодательством Российской Федерации.
25. При отсутствии у юридического подразделения достаточной информации и документов для предъявления иска подразделение-исполнитель в течение трех рабочих дней со дня получения извещения об этом обязано предоставить недостающие информацию и документы или сообщить письменно об отсутствии таковых.
Если в этом случае имеющиеся информация и документы не позволяют ОАО "РЖД" обосновать исковые требования, то иск не предъявляется.
О причинах непредъявления иска юридическое подразделение уведомляет подразделение-исполнителя.
26. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для ведения судебной работы в отношении контрагента не освобождает подразделение-исполнителя от обязанности контроля за исполнением контрагентом своих обязательств.
27. Подразделение-исполнитель обязано контролировать поступление от контрагентов платежей в счет погашения дебиторской задолженности, а также незамедлительно представлять в юридическое подразделение документы, имеющие отношение к взысканию дебиторской задолженности (переписка, акты сверки расчетов и т.д.).
В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга подразделение-исполнитель незамедлительно направляет в юридическое подразделение письменное сообщение об этом с целью дальнейшей корректировки способов защиты интересов ОАО "РЖД".
28. При рассмотрении искового заявления о взыскании дебиторской задолженности подразделение-исполнитель обязано оказывать юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.
29. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контрагента просроченной дебиторской задолженности юридическое подразделение в соответствии с законодательством Российской Федерации:
- направляет в структурные подразделения ОАО "РЖД" либо в органы государственной власти запросы о предоставлении информации о банковских счетах и имуществе контрагента;
- направляет исполнительный лист в банки, обслуживающие счета контрагента;
- организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности на основании выданного судом исполнительного листа;
- обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).
30. Подразделение-исполнитель ежемесячно, до пятого числа, направляет в юридическое подразделение запрос о результатах проведенной судебной работы с указанием контрагентов, по которым были представлены документы для предъявления исков.
Юридическое подразделение ежемесячно, до десятого числа, представляет в подразделение-исполнитель ответ на указанный запрос, который должен содержать следующие данные:
- наименование контрагента;
- предмет спора и реквизиты договора, по которому образовалась дебиторская задолженность;
- размер дебиторской задолженности и сумма иска, включающая суммы штрафов;
- текущее состояние рассмотрения судебного дела: краткое содержание вынесенных по делу судебных актов, информация о получении исполнительных листов и т.д.;
- информация о ходе взыскания по исполнительным листам.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
Экономика железных дорог,
N 5, 2007 год
Р егламент по управлению дебиторской задолженностью я разрабатывала для группы, в которую входили около 50 небольших и средних организаций, работавших по разным бизнес-направлениям: оказание услуг, оптовая и розничная торговля, несколько видов производства и спортивные комплексы. Вот задачи, которые нам необходимо было решить с помощью этого регламента:
- внедрить единый подход к управлению задолженностью;
- конкретизировать процессы и мероприятия по возврату дебиторки;
- установить порядок взаимодействия сотрудников;
- определить функционирование комиссии по работе с дебиторкой.
Четыре этапа управления
Процесс работы с дебиторкой разбили на четыре этапа. И алгоритм действий в рамках каждого из них четко прописали в регламенте. В документе закрепили ответственных сотрудников за результаты этапов и привели шаблоны документов, которые понадобятся им.
Этап 1. Анализ задолженности и прогноз ее возврата. Бухгалтерия сверяет расчеты с контрагентами и выявляет величину дебиторки. Задолженность конкретных дебиторов подразделяют на текущую, просроченную, исковую и т. д. Также выявляют мнимую дебиторку (когда услуги оплачены, но контрагент не представил первичные документы). Контролирует работу главный бухгалтер, который направляет отчет о структуре просроченной задолженности на начало месяца в комиссию по работе с дебиторкой за четыре дня до ее заседания согласно графику.
Этап 2. Внесудебные меры по возврату дебиторки. Задействованы в рамках этого этапа ответственные сотрудники по договорам, бухгалтеры, юристы. А контролирует процесс комиссия по работе с дебиторкой, которая и определяет методы взыскания задолженности на основе отчета главного бухгалтера. С этой целью она собирается каждые два месяца. В течение дня после заседания акт с рекомендациями по уменьшению дебиторки комиссия направляет руководителю компании (см. образец). На данном этапе используют разные способы возврата долга: от телефонных переговоров до претензий. Если глава компании решает прибегнуть к претензии, в тот же день передает акт комиссии ответственному юристу, который в течение двух дней после этого запрашивает необходимые документы в других отделах, на их сбор у них есть три дня. Спустя еще два дня юрист направляет претензию дебитору. Если тот откажется ее удовлетворять или не ответит на нее, то юрист сообщает об этом в течение трех дней руководителю компании, а в комиссию направляет отчет за день до ее нового заседания. Комиссия может инициировать погашение задолженности через зачетные схемы, ее уступку третьим лицам по договору цессии или факторинга. В случае просроченной дебиторки могут быть использованы и менее предпочтительные способы (например, оформление задолженности векселем). Также проводится наблюдение за возможностью взыскания реструктуризированной задолженности. И именно на этом этапе контрагента можно занести в «черный список».
oбразец. Aкт с рекомендациями комиссии по уменьшению дебиторской задолженности
Этап 3. Взыскание задолженности в судебном порядке. Данный этап включает исковое производство и ведение исполнительного производства. Инициирует их комиссия по работе с дебиторкой, а необходимые меры принимают юристы. Сроки и порядок действий по подготовке и подаче искового заявления и претензий схожи.
Этап 4. Списание дебиторки. После исчерпания методов взыскания задолженности бухгалтерия списывает ее на основании приказа руководителя, который издается в течение пяти дней после подписания акта инвентаризации дебиторки. А проводится инвентаризация до 20-го числа месяца, следующего за кварталом. Работы контролирует главный бухгалтер.
Как документ помог компании
После внедрения регламента его эффективность компании отслеживали по отдельности, затем формировался сводный отчет по группе. На адаптацию сотрудников к работе по регламенту ушло около пяти месяцев. К новым правилам быстрее подстроились небольшие компании с незначительным объемом задолженности, срок которой не превышал месяца.
Ощутимый результат по группе получили только спустя год:
- отлажен весь процесс управления дебиторской задолженностью;
- завершена и отлажена основная масса претензионно-исковой работы;
- дебиторка в среднем по группе снизилась до 35 процентов (в том числе исковая задолженность - 3%, проблемная - 1,5% и «мертвая» - 0,3%);
- повысился рейтинг деловой репутации группы;
- стала прозрачнее работа с контрагентами;
- повысилось качество взаимоотношений сотрудников внутри компаний и в целом по группе.
Об авторе
Татьяна Толстова
Опыт работы в сфере финансов - 14 лет. Ранее была финансовым директором в ООО «Ангара» и ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» и др. Реализовала проекты по внедрению системы бюджетирования на следующих предприятиях: ООО «СНХЗ-Инвест» - оптовая торговля; ООО «СНХЗ Финанс» - оптовая торговля и финансовая деятельность; ЗАО «СтерлитамакНефтеХимРемСтрой» - строительно-монтажная деятельность; ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» - тяжелое машиностроение.
И какие существуют важные вопросы о ее возврате?
Это определенная сумма долгов, которые причитаются какому-либо предприятию или компании со стороны другого предприятия, фирмы, граждан, являющихся их должниками или же дебиторами. Лимит дебиторской задолженности может быть разнообразным.
Если товар или услуга продана, а денежные средства не получены, то в этом случае и возникает данный вопрос. Также очень важен удельный вес дебиторской задолженности. , вне зависимости от срока ее погашения и полного расчета, относится к оборотным активам любой компании. Для погашения дебиторской задолженности необходимо знать много информации.
Оборачиваемость представляет собой следующую формулу: RTR = (выручка или продажи в кредит) / (средняя дебиторская задолженность). Для того чтобы рассчитать коэффициент оборачиваемости в днях, воспользуйтесь такой формулой: DSO = (Средняя дебиторская задолженность * 365) / (Выручка или продажи в кредит).
Таким способом можно охарактеризовать средний период времени, в течение которого на расчетные счета предприятия поступают средства от покупателей. Предприятие будет находиться в более выгодных условиях, если значение данного показателя уменьшается.
Эффективный экономический инструмент финансового менеджмента
Управление дебиторской задолженностью — очень важная функция. Ее основной целью является максимальное увеличение прибыли компании с помощью эффективного использования дебиторской задолженности. Можно выделить в данном случае основные задачи:
- юридическое сопровождение каких-либо сделок при любом расчете;
- полная проверка дебиторов на начальном этапе;
- оценка эффективности, учет и полный контроль дебиторской задолженности;
- процесс взыскания просроченного долга;
- демонстрация экономических отношений, которые возникли у государства с предприятиями;
- претензионные работы по отношению к недисциплинированным дебиторам;
Выделяют следующие основные функции:
- Организационная, суть которой заключается в обеспечении выполнения запланированных задач и полного управления над ними.
- Мотивирование, с помощью которого утверждается система мотивации для всех сотрудников, которые участвуют в процессе управления по дебиторской задолженности.
- Контроль при погашении дебиторской задолженности.
- Использование, где можно определить управленческие и финансовые цели управления.
- Обратная связь и подробный анализ результатов расчета.
В современных коммерческих организациях могут быть задействованы определенные лица и структурные подразделения:
- руководитель отдела продаж, коммерческий директор, менеджеры по продажам, а если точнее, отдел продаж и коммерческий отдел;
- служба безопасности и юридический отдел;
- генеральный директор;
- финансовый директор и финансовый менеджер.
Основные проблемы и процессы их ликвидации
Почти в каждой организации существует проблема ликвидности дебиторской задолженности и способов для надежного расчета с долгами. В свою очередь, в себе она содержит оборачиваемость, качество и оптимальный объем.
Решение таких проблем требует квалифицированного управления, что значительно может повлиять на укрепление положения каждой финансовой фирмы. Мероприятия, проводимые с целью , считаются наиболее действенными мерами повышения эффективности, в чем помогают внутренние резервы предприятия, а это может принести положительный результат за достаточно короткие сроки.
Существует реальная возможность восполнить дефицит оборотных средств. В таком случае необходим возврат задолженности в сжатые сроки. Управление дебиторской задолженностью можно сравнить с каким-либо другим видом управления, так как происходит процесс реализации, управления разнообразными специфическими функциями. Например, мотивации и контроля, организации, планирования.
Подробнее о функциях
Исходя из этого, управление дебиторской задолженностью являет собой неотъемлемую часть общего управления всеми оборотными активами и маркетинговой политики любой фирмы или предприятия, нацеленной на увеличение объема реализации продуктов. Она заключается в оптимизации размера задолженности в общем и обеспечении своевременной инкассации.
Основой надежного и квалифицированного управления, достойного ведения дебиторской задолженности фирмы является принятие важных решений по таким вопросам:
- подробный анализ причин и состояния, вследствие которых у фирмы возникла дебиторская задолженность;
- на каждую отчетную дату должен быть учет дебиторской задолженности;
- разработка и внедрение современных действенных методов управления. Адекватная политика возврата задолженности, полный расчет и предотвращение возникновения таких ситуаций в будущем;
- абсолютный контроль над текущим состоянием дел.
Выделяем основные задачи
Основными целями управления дебиторской задолженностью и абсолютного расчета с долгами считаются:
- максимальное ограничение приемлемого уровня;
- ускоренное востребование долга;
- скидки или надбавки различным группам покупателей с точки зрения соблюдения ими всех платежных правил;
- уменьшение долгов в бюджете и предотвращение их возникновения;
- определение правильных условий продаж, которые смогут обеспечить гарантированный расчет и поступление денежных средств;
- учет всевозможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью.
Действует оценка упущенной выгоды от неиспользования каких-либо средств, которые были заморожены.
Чаще всего в регламенте по управлению дебиторской задолженностью содержится подробная информация о том, как должны приниматься решения о предоставлении отсрочки расчета, кто будет нести ответственность за возникновение , какие контрагенты на нее претендуют и многое другое.
Ознакомьтесь со всеми нюансами и основными положениями
Способы расчета просто незаменимы для успешной и эффективной работы любого предприятия, целью которого является своевременное выявление и погашение возникшей задолженности, надежного и эффективного управления. вы должны запомнить самые необходимые положения:
- Просроченной считается та дебиторская задолженность, которая не была погашена в определенные сроки, предусмотренные договором. Если договор отсутствует — на протяжении месяца с момента произведения оплаты или расчета для предприятий-дебиторов. Так же должна быть определена и величина дебиторской задолженности.
- Каждый месяц, не позднее определенного числа месяца, следующего за отчетным, финансовый отдел (ФО) должен сформировать реестр просроченной дебиторской задолженности по всем подразделениям и передать всю информацию расчета в письме их руководителям.
- До назначенного срока расчета, дата которого определена заранее, руководители подразделений должны провести сверку полученных данных от ФО, после чего направить служебные записки в ФО, как гласит представленное Положение, п.4. «В случае несоответствия информации от ФО фактическому состоянию дел руководители обязаны направить служебное письмо или записку. Здесь должны быть указаны все ошибки.»
- ФО проводит проверку на основании представленной служебной записки или письма, по окончании работы которой должно быть принято решение о внесении необходимых изменений в реестр дебиторской задолженности. После чего руководители всех ответственных подразделений будут уведомлены об этом.
- Если задолженность предприятия практически погашена, но все еще отражается в реестре ввиду непредоставления в срок или отсутствия первичных документов расчета, руководители должны отправить в ФО служебную записку. Здесь необходимо указать дату или обозначить срок, в которые будут представлены все документы, в крайнем случае — причины невозможности их представления.
- В случае возникновения необходимости (к примеру, при значительном ухудшении финансового состояния должника) руководители предоставляют ФО информацию об этой дебиторской задолженности по истечении срока ее истребования или же в письме датой предоставления сведений о ней в ФО.
- Полностью скорректированный реестр просроченной дебиторской задолженности на предприятии ФО должны вынести на рассмотрение во время совещания по внутренней экономике.
Как происходит назначение ответственных лиц в подразделениях
Он должен проконтролировать процесс передачи документов и дел от предыдущего ответственного новому;
- ранее назначенный ответственный может быть уволен или направлен в отпуск только в том случае, если все дела переданы новому ответственному;
- если новый ответственный по каким-либо причинам не был назначен руководителем или же не был обеспечен должный процесс передачи дел и документов, то ответственным в данном случае является только руководитель подразделения;
- в том случае если ответственное подразделение было ликвидировано, новое должно быть назначено заместителем генерального директора, курирующего данное подразделение.
Проведение взаимозачетов или многоступенчатых (бартерных) операций: назначение ответственных
Подразделение-покупатель будет ответственным по гашению дебиторской задолженности и любого расчета с момента поставки продукции контрагенту.
Подразделение-покупатель должен получить всю необходимую информацию о предприятии-дебиторе и его работе. Данной информацией обладает подразделение-поставщик.
Содержание служебной записки. В случае просроченной дебиторской задолженности, руководителю необходимо отправить письмо для погашения дебиторской задолженности или служебную записку в ФО, где должна содержаться следующая информация:
- укажите полное наименование предприятия-должника, где необходима организационно-правовая форма;
- дата возникновения задолженности и ее сумма (срок гашения задолженности, предусмотренный договором);
- имеются ли акты сверки дебиторской задолженности и любого расчета у предприятия-дебитора, признает ли сумму задолженности, не предъявляет ли встречные претензии;
- какие меры предпринимались при погашении этой задолженности, предложения и основные этапы работы руководителя подразделения при погашении дебиторской задолженности;
- отсылал ли юридический отдел должнику претензии, какие-либо финансовые санкции, заключение юридического отдела о возможности взыскания суммы задолженности в судебном порядке.
В случае просроченной дебиторской задолженности, как и указано в регламенте, необходимо рассмотреть все нюансы на совещаниях по внутренней экономике:
- Рассмотрение вопросов о погашении и расчете дебиторской задолженности подразделений будет включено в повестку на совещании по внутренней экономике в финансовом отделе.
- В повестку дня у финансового отдела во время совещаний обязательно включаются вопросы взыскания, полного расчета или погашения дебиторской задолженности, которая ранее была погашена ввиду непредоставления в срок или отсутствия необходимых первичных документов — в случае возникновения просрочки предоставления руководителем срока предоставления документов, согласованных с ФО.
- В случае необходимости (к примеру, при ухудшении финансового положения должника) руководители подразделений являются инициаторами обсуждения вопроса, касающегося конкретной дебиторской задолженности вплоть до истечения срока ее истребования.
- Руководитель ответственного подразделения обязан сообщить о причинах возникновения дебиторской задолженности на совещании. Так же внести свои предложения по ее гашению в назначенные сроки и необходимую дату,предложить варианты возврата и предотвращения возникновения долгов; заключение юридического отдела, в котором будет указана возможность истребования задолженности в судебном порядке и прочие сведения.
- При надобности, на совещании будет принято решение передать все вопросы расчета и погашения дебиторской задолженности в службу безопасности или юридический отдел.
- Руководитель подразделения, которое имеет дебиторскую задолженность, должен отчитываться обо всех предпринятых мерах для ее гашения раз в две недели, до момента абсолютного расчета.
Свертывание проводит финансовый отдел. Ответственными за данный процесс и подписание необходимых документов со стороны контрагентов являются руководители ответственных подразделений.