4. Понятия информация, документ, электронный документ. Их развитие. Связь информации и документа.
"ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, выраженные в какой-либо объективной форме, обеспечивающей возможность их хранения и распространения". ИЛИ сведения, воспринимаемые человеком и (или) специальными устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации (ГОСТ 7.0-99 Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения).
"ДОКУМЕНТ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования". ИЛИ Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (ГОСТ 7.0-99 Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения).
Документы появились как дополнительное (к звуковой речи) средство общения людей. Они были вызваны к жизни прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать во времени и пространстве то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово «documentum» означало образец, доказательство, свидетельство.
В русском языке понятие “документ” появилось в XVIII веке. Петр I перевел его как “письменное свидетельство”, подчеркнув тем самым, прежде всего, правовое значение документа. В XIX веке выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления.
"ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования". ИЛИ Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме. (ГОСТ 7.0-99 Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения).
Связь между информацией и документом. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
5. Общие и частные функции документа. Свойства документной информации.
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:
Информационная функция - каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации; Функции, обеспечивающие процесс управления; Функции, носящие культурно-исторический характер.
Общие функции документа:
Информационная - определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
Коммуникативная - документы являются средством обмена информацией;
Социальная - состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.
Частные или специальные функции документа:
Управленческая - в ней документ выступает как средство управления деятельностью;
Организационная - документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений;
Правовая - документ может являться письменным доказательством и быть источником права;
Общекультурная - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;
Историческая - документ является историческим источником.
Документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.
Свойства документной информации можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает. Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Свойствами документной информации выступают:
Релевантность - (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
Ценность - потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению; ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками; ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов; в управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели; ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника; для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.
Полнота - оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией; от полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений; документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся; тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах; поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации; следует различать полноту и избыточность информации; избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация; она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления;
Полезность информации - ценность информации в определённых конкретных условиях.
Достоверность информации - отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации; с увеличением полноты достоверность увеличивается; однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности; достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации; поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна; каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности; проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией); она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов; таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.
Со временем информация, даже самая полезная, стареет; поэтому важнейшим её свойством является новизна; понятие новизны относительно; одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
Своевременность информации - её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Доступность - возможность получения информации потребителем.
Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.
Эргономичность - оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Адекватность (определённость) - соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа; но можно говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Таким образом, свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет.
6. Текстовое документирование и этапы его развития .
Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:
пиктографическое (рисуночное письмо); идеографическое (информация фиксируется дословно);
слоговое (каждый графический знак обозначает слог); буквенно-звуковое (алфавитное, где каждый знак имеет отдельный звук).
По способу изложения принято выделять 3 вида текстов официальных документов:
1 Повествование(рассказывать события в хронологической последовательности)
2 Описание(характеристика какого либо явления, предмета события)
3Рассуждение(логически последовательный ряд суждений умозаключений)
Тексты официального документа включает, как правило, несколько элементов, главным из которых является тот, что содержит основную информацию. Основной элемент текста может состоять:
1 введение, в котором излагаются цели задачи причины составления документа
2изложение,где приводятся цифры, факты, доводы
3заключение,содержащие суть вопроса, т.е предложение, распоряжение или просьбу
Помимо этого, в числе элементов текста входят также заголовок и приложение. Заголовок – это максимальное краткое обозначение его содержания. Многие служебные документы имеют приложения, дополняющие разъясняющие или детализирующие те или иные вопросы текста.
Если углубиться в историю (этапы) развития. Письмо прошло несколько ступеней развития
1. Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8 – 6 тыс. лет до н.э.). Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм–первобытное искусство. Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий смысл. Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т. д. Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали «писать» в картинках, чтобы эту информацию понял покупатель в любом уголке мира.
2. Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо. В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь, появляется при зарождении классового общества. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья. В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками. А для передачи общих понятий использовалась слова со сходным звучанием. Для того, чтобы различить значение данного знака (например, «дом» или «выходить») стали ставить над ним специальный значок–детерминатив, т. е. так называемый ключ. Эти знаки сами не читаются, а лишь указывают, как прочесть основной знак. Рисунки древних писцов со временем постоянно упрощались и превратились в условные значки – иероглифы.
3.Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо). Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35–40 до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тысячелетии до н. э. в шумерском письме из логограмм.
4.Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового во II тысячелетии до н. э. Появление буквенно-звукового письма имело огромное значение для развития мировой культуры. Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое – передает как согласные, так и гласные. Но наиболее распространено мнение, что оно создано греками на базе слогового письма. От греческого алфавита ведут происхождение почти все последующие вокализованно-звуковые системы мира. Возникшее на основе греческого алфавита, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.
Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки типа «черт и резов». В VII – VIII вв. славяне, как и другие народы, заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX в. существовали две азбуки–глаголица и кириллица. По своему алфавитно-буквенному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были замысловаты. Очень быстро более удобная кириллица почти повсеместно вытеснила глаголицу. Этому способствовало и стремление государства к унификации письма. В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно развивалось. До XVIII в. развитие шло стихийно, а с начала XVIII в.– в порядке государственных реформ. Реформами 1707–1710 гг. были исключены буквы, заимствованные из греческого алфавита и не нужные при передаче славянской речи «пси», «кси», «омега», «юс», «ферт», «земля», «иже»2. В связи с введением нового правописания и новой орфографии в 1917–1918 гг. были исключены буквы – i, фита, ижица, ять. В 1935 г. были введены буквы «й» и «ё».
Претерпела значительные изменения и графика русского письма. Древнейшим первоначальным типом почерка был устав, при котором каждый буквенный знак как бы рисовался, буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические формы, писались перпендикулярно строке. В XIV в. возникает новая форма–полуустав, когда геометрически архитектурный принцип нарушается, появляется кривизна, наклонность бука, остроконечность. В полууставе много сокращений, выносных букв. Появление полуустава – результат стремления ускорить процесс написания документов. В XIV в. возникает и декоративное письмо – вязь. На смену полууставу приходит скоропись, для которой характерно совмещенное изображение соседних букв. В XVIII в. скоропись отличается введением гражданского шрифта и нового алфавита, она продолжает развиваться в гражданской письменности XIX–XX вв. Завершающим этапом является современное письмо.
С изобретением пишущей машины появляется машинопись как способ текстового документирования. Во второй половине XIX в. (с 1867 г.) началось промышленное изготовление пишущих машин. Первые модели под названием «Ремингтон» получили широкое распространение прежде всего в управленческом аппарате. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального составления документа.
Так как человек говорит в 5–6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных пародов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся при помощи особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз. Скорость в стенографической записи приобретается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности написания слов и словосочетаний. Скорость стенографической записи доходит до 120 и более слов в минуту. Стенография была известна в Древней Греции в 350 г. до н. э. и Древнем Риме в I в. до н. э., причем римская система стенография применялась до XI в. Современные системы стенографии сложились первоначально в Англии в XVII в. (геометрическая и курсивная). В СССР в 1933 г. была принята единая государственная система стенографии (ГЕСС, курсивная, морфологическая), в основу которой положена стенография, разработанная доктором физико-математических наук Н. Н. Соколовым.
«Утверждено»
Советом директоров ПАРТАД
(протокол №7/2012 от 01.01.2001)
с изменениями, утвержденными Советом директоров ПАРТАД
(протокол №1/2013 от 01.01.2001)
«Согласовано»
ФСФР России (п/у 22.03.2013)
Порядок передачи документов и информации, связанных с ведением реестров владельцев именных ценных бумаг , в саморегулируемую организацию Профессиональная ассоциация регистраторов, трансфер-агентов и депозитариев
1. Общие положения
1.1. Порядок передачи документов и информации, связанных с ведением реестров владельцев именных ценных бумаг, в саморегулируемую организацию Профессиональная ассоциация регистраторов, трансфер-агентов и депозитариев (далее – Порядок) разработан в соответствии с требованиями Положения о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг, утвержденного Приказом ФСФР России №10-77/пз-н от 01.01.2001 (в ред. Приказа ФСФР России №12-27/пз-н от 01.01.2001; далее - Приказ ФСФР России №10-77/пз-н).
1.2. Порядок определяет последовательность действий при передаче документов и информации, связанных с ведением реестров владельцев именных ценных бумаг (далее - документы и информация реестра), сроки передачи и требования к форматам и стандартам передаваемых документов и информации реестра от регистратора в саморегулируемую организацию Профессиональная ассоциация регистраторов, трансфер-агентов и депозитариев (СРО ПАРТАД), а также порядок выдачи ПАРТАД документов и информации реестра, хранение которых она осуществляет,
1.3. В соответствии с пунктом 3.9. Приказа ФСФР России №10-77/пз-н Порядок подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.
2. Основания и сроки передачи документов и информации
2.1. Передача регистраторами документов и информации реестра в СРО ПАРТАД осуществляется в случаях, установленных Приказом ФСФР России №10-77/пз-н.
2.2. СРО ПАРТАД принимает от регистратора документы и информацию реестра, в соответствии с требованиями Приказа ФСФР России №10-77/пз-н, которые были созданы регистратором в процессе ведения реестра в электронном виде или были переведены в электронный вид (в форму электронного документа).
Документы и информация реестра, передаваемые в СРО ПАРТАД, должны соответствовать требованиям Технических стандартов ПАРТАД (включая Форматы электронных документов для взаимодействия при передаче документов и информации, составляющей систему ведения реестров владельцев ценных бумаг, далее - Форматы приема-передачи реестра СРО ПАРТАД), согласованных федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.
2.3. Регистратор, планирующий осуществить передачу информации и документов реестра в СРО ПАРТАД, обязан в срок не позднее 10 рабочих дней до планируемой даты передачи уведомить об этом СРО ПАРТАД в письменном виде с указанием оснований передачи, планируемых сроков передачи и перечня передаваемой информации.
2.4. СРО ПАРТАД осуществляет хранение информации и документов реестров владельцев именных ценных бумаг, переданных ей регистратором, в течение всего срока своей деятельности.
3. Требования к форматам и стандартам передаваемых документов и информации
3.1. Прием документов и информации реестра осуществляется в соответствии с Форматами приема-передачи реестра СРО ПАРТАД, согласованными федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.
3.2. Документы и информация реестра предоставляются на оптическом носителе информации в 3-х экземплярах.
3.3. Документы и информация в отношении каждого реестра должны содержаться в обособленной директории (поддиректории) носителя информации.
3.4. Документы и информация в отношении каждого реестра должны быть подписаны электронной цифровой подписью/электронной подписью уполномоченного лица организации, передающей документы и информацию реестра. Электронная цифровая подпись/электронная подпись выдается Удостоверяющим центром ПАРТАД.
3.5. Передача оптического носителя информации осуществляется на основании акта приема-передачи, подписываемого уполномоченными представителями передающей и принимающей стороны. Акт приема-передачи должен содержать следующие сведения: наименования эмитентов, дату прекращения ведения реестра, перечень передаваемых документов и информации.
4. Порядок предоставления СРО ПАРТАД документов и информации реестров
4.1. СРО ПАРТАД предоставляет документы (информацию) реестра, хранение которых осуществляет в электронном виде, на основании письменного требования заинтересованного лица, в том числе органа государственной власти или нотариуса, составленного в свободной форме с указанием оснований получения.
Распечатанный документ (информация) удостоверяется подписью уполномоченного лица СРО ПАРТАД и заверяется ее печатью.
4.2. СРО ПАРТАД распечатывает на бумажном носителе документ, хранение которого осуществляет в электронном виде, заинтересованному лицу, в том числе органу государственной власти, если законодательством РФ предусмотрено предоставление такого документа (информации) в бумажной форме. Форма и содержание документа на бумажном носителе устанавливаются на момент его создания и/или помещения на хранение в электронном виде.
4.3. Документ (информация) предоставляется не позднее 5 рабочих дней с даты обращения заинтересованного лица.
4.4. СРО ПАРТАД взимает с заинтересованного лица плату за предоставление документов (информации) на бумажном носителе, но не превышающую расходов на изготовление документов, кроме органов государственной власти, нотариусов, иных лиц, в случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Инструкция Банка России от 4 июня 2012 г. N 138-И "О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением" (с изменениями и дополнениями) (утратила силу)
- Раздел I. Представление резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, которые связаны с проведением валютных операций. Хранение уполномоченным банком данных по валютным и иным операциям, проведенным резидентами и нерезидентами
- Глава 1. Общие положения
- Глава 2. Порядок представления резидентами уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций в иностранной валюте
- Глава 4. Хранение уполномоченным банком данных по валютным и иным операциям, проведенным резидентами и нерезидентами
- Раздел II. Порядок оформления, закрытия, переоформления паспорта сделки, представления резидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов, формирования и ведения ведомости банковского контроля, перевода паспорта сделки в другой уполномоченный банк и особенности учета валютных операций по аккредитивам
- Глава 5. Общие положения
- Глава 6. Порядок оформления паспорта сделки
- Глава 7. Порядок закрытия паспорта сделки
- Глава 8. Порядок внесения изменений в паспорт сделки (переоформление паспорта сделки)
- Глава 9. Порядок представления резидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов, связанных с осуществлением валютных операций по договорам (контрактам), на которые установлено требование об оформлении паспорта сделки
- Глава 10. Порядок формирования и ведения ведомости банковского контроля
- Глава 11. Оформление паспорта сделки и особенности представления резидентами документов и информации при осуществлении валютных операций через счета резидента в банке-нерезиденте (утратила силу)
- Глава 12. Особенности оформления (закрытия) паспорта сделки и представления документов и информации при осуществлении валютных операций по отдельным контрактам (кредитным договорам)
- Глава 13. Особенности оформления паспорта сделки в случае отзыва лицензии на осуществление банковских операций у уполномоченного банка
- Глава 14. Перевод паспорта сделки в связи с переводом контракта (кредитного договора) на обслуживание в другой уполномоченный банк
- Глава 15. Особенности перевода паспортов сделок в случае реорганизации банка ПС или закрытия филиала уполномоченного банка, являющегося банком ПС
- Глава 16. Особенности учета уполномоченным банком валютных операций по аккредитивам при осуществлении расчетов по контракту, по которому оформлен паспорт сделки
- Раздел III. Обмен документами и информацией между резидентами (нерезидентами) и уполномоченными банками. Осуществление уполномоченными банками контроля при представлении резидентами (нерезидентами) документов и информации. Досье валютного контроля
- Глава 17. Порядок обмена документами и информацией между резидентами (нерезидентами) и уполномоченными банками
- Глава 18. Осуществление уполномоченными банками контроля при представлении документов и информации
- Глава 19. Досье валютного контроля и порядок его ведения
- Раздел IV. Переходные и заключительные положения
- Глава 20. Переходные положения
- Глава 21. Заключительные положения
- Приложение 6. Ведомость банковского контроля по контракту
- Приложение 7. Ведомость банковского контроля по кредитному договору
- Раздел I. Сведения из паспорта сделки
Раздел II. Сведения о платежах
Раздел III. Сведения об исполнении обязательств по основному долгу по иным основаниям, отличным от проведения расчетов в денежной форме
Раздел IV. Расчет задолженности по основному долгу
Инструкция Банка России от 4 июня 2012 г. N 138-И
"О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением"
С изменениями и дополнениями от:
На основании Федерального закона от 10 декабря 2003 года N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4859; 2004, N 27, ст. 2711; 2005, N 30, ст. 3101; 2006, N 31, ст. 3430; 2007, N 1, ст. 30; N 22, ст. 2563; N 29, ст. 3480; N 45, ст. 5419; 2008, N 30, ст. 3606; 2010, N 47, ст. 6028; 2011, N 7, ст. 905; N 27, ст. 3873; N 29, ст. 4291; N 30, ст. 4584; N 50, ст. 7348, ст. 7351) (далее - Федеральный закон "О валютном регулировании и валютном контроле"), Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790; 2003, N 2, ст. 157; N 52, ст. 5032; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3233; 2005, N 25, ст. 2426; N 30, ст. 3101; 2006, N 19, ст. 2061; N 25, ст. 2648; 2007, N 1, ст. 9, ст. 10; N 10, ст. 1151; N 18, ст. 2117; 2008, N 42, ст. 4696, ст. 4699; N 44, ст. 4982; N 52, ст. 6229, ст. 6231; 2009, N 1, ст. 25; N 29, ст. 3629; N 48, ст. 5731; 2010, N 45, ст. 5756; 2011, N 7, ст. 907; N 27, ст. 3873; N 43, ст. 5973), Федерального закона "О банках и банковской деятельности" (в редакции Федерального закона от 3 февраля 1996 года N 17-ФЗ) (Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР, 1990, N 27, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 6, ст. 492; 1998, N 31, ст. 3829; 1999, N 28, ст. 3459, ст. 3469; 2001, N 26, ст. 2586; N 33, ст. 3424; 2002, N 12, ст. 1093; 2003, N 27, ст. 2700; N 50, ст. 4855; N 52, ст. 5033, ст. 5037; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3233; 2005, N 1, ст. 18, ст. 45; N 30, ст. 3117; 2006, N 6, ст. 636; N 19, ст. 2061; N 31, ст. 3439; N 52, ст. 5497; 2007, N 1, ст. 9; N 22, ст. 2563; N 31, ст. 4011; N 41, ст. 4845; N 45, ст. 5425; N 50, ст. 6238; 2008, N 10, ст. 895; N 15, ст. 1447; 2009, N 1, ст. 23; N 9, ст. 1043; N 18, ст. 2153; N 23, ст. 2776; N 30, ст. 3739; N 48, ст. 5731; N 52, ст. 6428; 2010, N 8, ст. 775; N 19, ст. 2291; N 27, ст. 3432; N 30, ст. 4012; N 31, ст. 4193; N 47, ст. 6028; 2011, N 7, ст. 905; N 27, ст. 3873, ст. 3880; N 29, ст. 4291; N 48, ст. 6730; N 49, ст. 7069; N 50, ст. 7351) и в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 31 мая 2012 года N 10) Банк России устанавливает следующий порядок представления резидентами и нерезидентами в уполномоченные банки документов и информации, которые связаны с проведением валютных операций, порядок оформления паспортов сделок, а также порядок учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением.
Регистрационный N 25103
Установлен порядок представления резидентами и нерезидентами в уполномоченные банки документов и информации, которые связаны с проведением валютных операций. Закреплены правила оформления паспортов сделок, а также учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением.
В части документов и информации, которые связаны с проведением валютных операций, инструкция касается нерезидентов и резидентов, являющихся юрлицами (кроме кредитных организаций и Внешэкономбанка), физлиц - ИП и тех, кто занимается частной практикой. Исключение - физлица-нерезиденты.
Понятия «информация» и «документ»
Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения.
Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.
Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.
Документ - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.
Документирование - процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.
С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.
Позже, в 1950-1990-е гг. слово «документ» трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.
Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность , т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.
Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.
В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.
Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.
Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.
С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.
Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.
Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.
Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна . Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
С новизной связана своевременность информации , т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации - её доступность , т.е. возможность получения потребителем.
Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность , т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость) , т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
Таким образом, свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями.
Признаки документа
С целью создания возможности для проведения унификации и стандартизации документов проведена их классификация по определенным признакам
1) По способу изготовления документы
· Письменные
· Технические
· Фоно, аудио, акустические документы
· Кинодокументы
· Фотодокументы
· Видеодокументы
2) По ценности содержания
· Научные
· Исторические
· Оперативные и т.д.
3) По назначению
· Документы для фиксации событий (протокол)
· Документы для передачи информации (письма)
· Документы для выполнения основных задач
4) По стадиям создания
· Черновик
· Беловик
· Подлинник
· Дубликат
· Выписка
· Автограф
5) По срокам хранения
· Документы постоянного бессрочного срока хранения
· Документы длительного срока хранения
· Документы временного срока хранения до 10 лет
6) По степени гласности
· Обычные
· Секретные
7) По юридической силе
· Документы подлинные (действующие и недействующие)
· Документы подложные
8) По способу изложения материала
· Примерные
· Типовые
· Индивидуальные
9) По роду деятельности
· УС банковской документации
· УС финансовой, учетной, отчетной и бухгалтерской организации
· УС отчетно-статистической документации
· УС документации по труду
· УС внешнеторговой документации
· УС пенсионного фонда РФ
10) По форме
· Индивидуальные
· Трафаретные
· Табличные
· Текстовые
· Анкетные и т.д.
11) По происхождению
· Именные
· Служебные
12) По срокам изготовления
· Срочные
· Несрочные
13) По месту составления
· Внутренние
· Внешние
ü Входящие
ü Исходящие
Функции документа
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
а. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.
б. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.
в. Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
г. Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача -передача информации во времени и пространстве.
2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
а. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
б. Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.
3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника)
а. Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.
б. Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.