Основы организации первичного учета. Первичный бухгалтерский учет

Введение………………………………………………………………….....3

Гл.1. Теоретические основы организации первичного учета

1.1.Сущность первичного учета, роль и значение………………………..4

1.2.Определение и классификация первичных документов……………..6

1.3.Особенности деятельности КГУ «Светлинский лесхоз» и его

учетная политика……………………………………………………....16

Гл.2.Действующая организация первичного учета на предприятии

2.1.Виды первичных документов по учету имущества организации…..20

2.2.Порядок оформления документов по расчетным операциям……….26

2.3.Организация документооборота на предприятии……………………30

Заключение…………………………………………………………………33

Список использованной литературы……………………………………...35

Федеральное агентство по рыболовству Российской Федерации

Дальневосточный государственный технический

рыбохозяйственный университет (Дальрыбвтуз)

Кафедра «Бухгалтерский учет и аудит»

Курсовая работа

на тему «Организация первичного учета на предприятии»

На примере КГУ «Светлинский лесхоз»

Выполнила: Бусыгина Е.С.

Ф.И.О., группа БУ-32

Научный руководитель: Бубновская Т.В.

Владивосток.

ВВЕДНИЕ

Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.

В своей курсовой работе я хочу проанализировать и разобрать, что же такое документация, какова её роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.

Глава 1. Теоретические основы организации первичного учета.

1.1Сущность первичного учета, его роль и значение.

Документ (с лат.) - доказательство, свидетельство, а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

· Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

· Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

· Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.

Каждый документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.

Реквизиты, обязательные для составления документа:

1. Название документа;

2. Дата составления документа;

5. Основание для её совершения;

6. Измерители;

7. Подписи ответственных лиц.

Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.

Кроме обязательных реквизитов принимаются и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции

Вывод: Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.

1.2. Определение и классификация первичных документов.

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:

· К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

· Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после её окончания;

· Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· По назначению;

· По порядку составления;

· По способу отражения операций;

· По месту составления.

По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

Введение

1. Понятие первичных документов

Под первичным документом в бухгалтерском учете понимается бумажный бланк, предназначенный для регистрации исходной информации.

Понятие «документ» является наиболее широким, чем «первичный документ». Под документами в обиходе понимаются также любая деловая бумага, то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.), любое письменное свидетельство.

Показательна этимология слова «документ», берущего начало от латинского documentum - свидетельство. Бухгалтеры в конце XIX - начале XX в. любили подчеркивать доказательную силу первичного документа, под которой понималась его способность служить доказательством в суде. Данная функция первичного документа в настоящее время полностью сохранилась.

Приведенное определение первичного документа содержит несколько существенных моментов.

I. Важно указание на бумажный носитель. Хотя материал носителя теоретически может быть любым, но традиционно в сознании бухгалтера первичный документ ассоциируется с листом бумаги.

С появлением и развитием письменности в качестве носителя разными народами использовались различные материалы, но сегодня подавляющее количество первичных документов существуют именно в бумажной форме. Этим мы обязаны технологическому уровню развития цивилизации: уже несколько веков как бумага является стандартным носителем информации, и только с появлением компьютерных технологий ее позиции несколько поколебались.

II. Первичный документ служит для регистрации информации. Связь между документом и регистрируемым фактом хозяйственной деятельности носит во многих случаях двусторонний и взаимозависимый характер:

с одной стороны, произошедший факт хозяйственной деятельности вызывает необходимость в ее регистрации;

с другой стороны, некоторые факты хозяйственной деятельности не считаются совершенными без их письменного оформления. Более того, в некоторых случаях несоблюдение письменной формы сделки автоматически влечет за собой ее недействительность.

Таким образом, между фактом хозяйственной деятельности и первичным документом существует как прямая, так и обратная связь.

III. Первичным документом регистрируется только исходная информация, а не операционная или отчетная. Безусловно, выводиться на бумагу может как та, так и другая: бланки с содержащимися на них операционными или отчетными данными носят название отчетов или ведомостей. Но первичным документом считается только бланк с исходной информацией. Это обстоятельство подчеркивается названием документа «первичный», т.е. первоначальный, входной.

Первичный документ как основание бухгалтерской записи. Одним из принципов бухгалтерского учета является документирование. Под документированием понимается процесс оформления каждого факта хозяйственной деятельности, подлежащего регистрации, первичным документом. Формулировка принципа документирования приписывается В. Швайкеру (1549 г., Германия).

Поскольку в виде факта хозяйственной деятельности регистрируются некоторое количество объектов, а учитываются объекты на счетах бухгалтерского учета, каждый первичный документ может быть охарактеризован некоторым количеством счетов. Установление в соответствии между первичным документом и счетами (корреспонденцией счетов) иногда называют контировкой (от итальянского conto - счет). Часто первичные документы составляются вследствии того, что сделано бухгалтерская запись: в бухгалтерию поступает первичный документ, на основании чего производится соответствующая бухгалтерская запись.

Документирование является промежуточным этапом между наблюдением объекта и в реальности и его регистрации в системе учета. Сама регистрация информации при помощи первичного документа считаться вводом информации в систему не может, поскольку существование документа не гарантирует попадание информации в массив операционных данных. Разумеется, при книжной форме учета это утверждение достаточно относительно, зато при компьютерной не вызывает сомнений.

В соответствии с принципом документирования каждый подлежащий регистрации факт хозяйственной деятельности должен быть оформлен первичным документом. Отсюда другое название первичных документов - оправдательные. Подразумевается, что бухгалтер оправдывается, предъявляя документ, послуживший причиной выполнения бухгалтерской записи.

Нельзя сказать, что неприменяемая методология бухгалтерского учета располагает к строгому и последовательному исполнению данного принципа.

Во-первых, в некоторых случаях оформления документов каждого факта хозяйственной деятельности называется не хозяйственной необходимостью, а особенностями учетной методологии (чаще в конце учетного периода). Такие записи могут быть оформлены бухгалтерской справкой, но могут быть и не оформлены, как это обычно и случается на практике.

Во-вторых, существует большой класс бухгалтерских записей, чья регистрация всецело определяется регистрацией других параллельно осуществляемых с ними записей. Например, поступление оплаты от покупателя влечет за собой выполнение не только записей об этом, но также и записи о возникновении обязательств перед бюджетом по уплате косвенных налогов. Таким образом, один документ может служить основанием для выполнения сразу нескольких бухгалтерских записей.

В-третьих, основание для выполнения одной записи часто служат сразу несколько первичных документов. Типичным примером является отпуск товаров на условиях коммерческого кредита, при котором покупателю могут быть выданы на руки накладная, счет, счет-фактура, а случается, и иные первичные документы.

В данном случае все названные документы могли быть совмещены в одном, но такое не всегда осуществимо. Регистрация некоторых фактов хозяйственной деятельности одним первичным документом практически невозможна. При покупке товары за наличные имеет место один факт хозяйственной деятельности - взаимный и одновременный обмен ценностями. Но в бухгалтерском учете регистрация данного факта разбивается минимум на два этапа:

Оплата наличных;

Передача товара.

Оплата наличных регистрируется приходным кассовым ордером, а передача товара - накладной на его отпуск на сторону. Вместить эти первичные документы в одном сложно ввиду того, что кассовые и складская помещения территориально разобщены и, собственно, имеются два объекта хозяйственной деятельности, каждый из которых требует своего оформления. Как видим, применение принципа документирования на практике достаточно противоречиво.

Регистры бухгалтерского учета.

С понятием первичного документа тесно связаны понятие регистра бухгалтерского учета.

Под регистром (от латинского registrum - список, перечень) в бухгалтерском учете обычно понимают носители и форму представления в них операционных данных. От первичных документов регистры отличают два момента:

1.В регистрах отображаются неисходные, а операционные данные;

2.Термин указывает вскоре не на операционный характер данных, а на форму их предоставления: в этом смысле любая клетка таблицы, содержащая операционные данные представляет собой регистр.

Поскольку некоторые первичные документы служат для накопления информации, т.е. фактически используется в качестве материальных носителей одновременно и исходных и операционных данных, четко разграничить первичные документы и регистры бухгалтерского учета невозможно; иногда под регистрами подразумеваются непосредственно первичные документы.

Использование терминов практиковалось при книжной форме учета, причем в практической бухгалтерии он распространение не получил. С возникновением компьютерной формы учета, склонной заимствовать терминологию у теории информационных систем или близких ей по духу дисциплин, необходимость его употребления вообще оказалась под вопросом. Точнее никакого вопроса нет: термин «регистры учета» по причине того, что путает носитель и фиксируемую на нем информацию, а также не совсем четко различает стадии функционирования информационной системы, безнадежно устарел и не соответствует уровню современных научных воззрений.

2. Реквизиты первичных учетных документов

Реквизиты документов (англ. essential element of documents) представляют собой определенную совокупность показателей (данных), формирующих учетную информацию в тех пределах, в которых она позволяет признать документ действительным и обоснованным принять его к бухгалтерскому учету. Для этого реквизиты должны обеспечить исчерпывающую характеристику хозяйственного факта деятельности предприятия и придания документу доказательной силы с юридической точки зрения. Набор реквизитов документа определяется видом хозяйственных фактов. Поэтому, скажем, кассовый приходный ордер имеет одни индивидуальные реквизиты, расходный - другие. Вместе с тем имеются и общие или, как их называют официально, обязательные реквизиты. Указываются они в соответствующих нормативных документах Госкомстата и Центробанка РФ.

В названный перечень включены следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), наименование организации, дата составления, указания сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. В официально утвержденных типовых бланках документов все обязательные реквизиты уже имеются.

В зависимости от вида хозяйственного факта и технологии обработки данных в первичные документы вносятся дополнительные реквизиты, которым можно отнести номер документа, адрес предприятия, основания для совершения хозяйственного факта и некоторые другие. Для автоматизированной обработки бухгалтерской информации реквизиты документы фиксируются в виде цифровых кодов.

Документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они соответствуют действующим общегосударственным стандартам, регламентирующим состав и расположение реквизитов в строго определенном месте документа; сама форма документа кодируется также в общегосударственном масштабе.

Код формы - это семизначный номер того или иного документа, опубликованный в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Печатью заверяются те документы, для которых это предусмотрено нормами действующего законодательства, учетной политикой или соглашением сторон при заключении хозяйственных договоров. Например, печать заверяются чеки на получение денег со счетов в банке, поручения на переводы денежных средств (в бюджет, фонд социального страхования от несчастных случаев и др.), корешки кассовых приходных ордеров, акты приемки - сдачи выполненных работ.

Документы, которыми оформляются сходные кассовые операции, денежные платежи со счета в банке, операции с ценными бумагами, некоторые другие, подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия либо их заместителями, если на это издан соответствующий приказ (распоряжения).

При составлении документа заполняются все его обязательные реквизиты. Свободные строки и реквизиты, согласно пункту 2.9 Положения о документах, подлежат обязательному прочерку.

Унифицированные формы первичной учетной документации должны оформляться в строгом соответствии с утвержденными Госкомстатом РФ указаниями по их применению и заполнению, в которых отражается предназначение формы; порядок ее заполнения; должностные лица, ответственные за составление; движение документа (положения действующего в организации графика документооборота при этом не могут противоречить утвержденным указаниям).

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов составляются в порядке, предусмотренном в действующем на предприятии графике документооборота, а также согласно положениям учетной политики предприятия.

Ряд составляемых организацией документов должны иметь, согласно действующему порядку, и некоторые другие обязательные реквизиты.

Так, например, включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) допускается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных лиц, участники со стороны предприятия, величина расходов.

В противном случае становится проблематичным отнести затраты именно на себестоимость.

Такой реквизит, как идентификационный номер плательщика (ИНН) должен быть указан при заполнении утвержденных МНС РФ (Госналогслужбой РФ) заявлений, деклараций, справок, а также при оформлении иных документов, если это установлено требованиями нормативных актов.

В соответствии с «Порядком и условиями присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика», утвержденным приказом МНС РФ от 27 ноября 1998 года N ГБ-3-12/309 идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) вместе с кодом причины постановки на учет с 1 января 2000 года должен указываться во всех документах, используемых организацией в налоговых отношениях.

Кроме того, в соответствии с пунктом 7 письма Госналогслужбы РФ, Минфина РФ и Центробанка РФ от 5, 16 июня 1995 года NN ВГ-4-12/25н, 47, 174, ИНН должен указываться при оформлении любых расчетно-платежных документов по строкам как «Плательщик», так и» Получатель» (сохранено с принятием нового Положения Центробанка РФ» О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 8 сентября 2000 года №120-П).

На выдаваемом покупателю кассовом чеке в соответствии с пунктом 4 «Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденным постановлением Совмина - Правительства РФ от 30 июля 1993 года №745 (в редакции изменений и дополнений), должны отражаться следующие обязательные реквизиты:

наименование организации;

идентификационный номер организации-налогоплательщика;

заводской номер контрольно-кассовой машины;

порядковый номер чека;

дата и время покупки;

стоимость покупки (услуги);

признак фискального режима.

Счета-фактуры, служащие основанием для зачета сумм НДС по полученным от поставщиков и подрядчиков товарам (продукции, работам, услугам), в соответствии с пунктом 5 статьи 169 части второй НК РФ, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения;

) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения;

) цена (тариф) за единицу измерения по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

) стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;

) сумма акциза по подакцизным товарам;

) налоговая ставка;

) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;

) страна происхождения товара;

) номер грузовой таможенной декларации.

При этом сведения по пунктам 13 и 14 указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация (налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаро-сопроводительных документах).

Счет-фактура в соответствии с пунктом 6 статьи 169 части второй НК РФ подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации, и заверяется печатью организации.

Форма счет-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 года №914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Организации, выполняющие государственный заказ за счет средств федерального бюджета, согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 19 января 1998 года №47 «О правилах ведения организациями, выполняющими государственный заказ за счет средств федерального бюджета, раздельного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности» обязаны оформлять отдельные первичные учетные документы на предусмотренные в государственном заказе (государственном контракте) отдельное изделие, группу изделий, работу, услугу.

В связи с этим лимитные карты, требования, рабочие наряды, наряды на выполнение работ, табеля выхода на работу и другие документы должны комплектоваться по каждому Заказчику, договору и изделию (группе изделий, работе, услуге).

3. Классификация первичных учетных документов

В связи с большим разнообразием отражаемых объектов в учетной практике используется огромное количество первичных документов. Для облегчения ориентации в них в процессе изучения и практического применения необходима их классификация. В основу классификации могут быть расположены различные признаки.

По значению документы подразделяются на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинирования.

Распорядительные документы содержат указания руководителей на выполнение конкретных хозяйственных операций. Например, приказ о приеме на работу, о предоставлении отпусков, выдаче премии и т.д. Поскольку эти документы не подтверждают факт совершения операции, то они не являются основанием для осуществления бухгалтерских записей. Исполнительные , или оправдательные документы подтверждают факт выполнения хозяйственных операций и составляются непосредственно в момент их совершения. Поэтому они являются основанием для составления бухгалтерских проводок. Например, накладная, акт приемки - передачи основных средств и др. Документы бухгалтерского оформления самостоятельно создаются работниками бухгалтерии для осуществления учетных записей в том случае, если нет типовых документов. Эти документы самостоятельного значения не имеют, поэтому играют вспомогательную роль в учетном процессе. К ним относятся различные ведомости распределения (коммерческих расходов, общепроизводственных и общехозяйственных расходов), справки бухгалтерии по расчету фактической себестоимости продукции на списание калькуляционных разниц и т.д. Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, внутрихозяйственные накладные и т.д.). Внешние поступают в организацию со стороны: от поставщиков, банков, налоговых органов (счета фактуры, накладные, справки о проверках, платежные требования и т.п.).

По порядку составления (по объему) различают документы первичные и сводные. Первичные документы отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения и являются доказательством действительного выполнения операции (материальные требования и накладные, приходный и расходный кассовые ордера, приемо-сдаточные и др.). Сводные документы составляются на основании первичных документов (авансовые и кассовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, выписки банка, ведомости выпуска готовой продукции и т.п.) В этих документах содержатся дополнительные данные помимо тех, которые имеются в первичных документах, использованных для их составления. Сводные учетные документы систематизируют и группируют информацию первичных документов, что позволяет уменьшать количество учетных записей на счетах. Такого рода документы способствуют облегчению контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основании первичных учетных документов.

По способу охвата операций документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые учетные документы используются для отражении одной или одновременно нескольких совершаемых операций, после документального оформления которых однократно используются в бухгалтерском учете. Такие документы могут служить основанием для бухгалтерских записей. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, платежные требования, акты о ликвидации основных средств и т.п. Накопительные документы применяются для оформления однородных хозяйственных операция, многократно совершаемых в течение определенного периода (недели, декады, месяца). Составляются они с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов по однородным операциям. Это лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени, ведомости выполненных работ и др.

При помощи денежных документов осуществляется оформление изменений остатков денежных средств организации (приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, платежные требования, денежные чеки и др.). Расчетные документы используются для отражения изменений во взаимных обязательствах контрагентов в связи с предъявлением счетов за готовую продукцию, товары, работы, слуги и их оплатой (счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, расчетные чеки и т.п.)

По срокам хранения различают документы текущего и постоянного хранения. Документы текущего хранения по окончанию месяца переплетаются в папки и сдаются на хранение в архив организации (отчеты кассира, выписка банка и др.) По истечении срока хранения (5 лет) они уничтожаются специальной комиссией, о чем делается отметка в архивной книге. Документы постоянного хранения хранятся в течение 75 лет, а затем уничтожаются. К ним относятся расчетно-платежные ведомости, лицевые счета работников и другие документы по оплате труда.

4. Документирование хозяйственных операций и организация документооборота

Поскольку первичные документы имеют непосредственное отношение к факту хозяйственной деятельности, они могут быть и охарактеризованы в соответствии с присущими этим фактам признаками. Несмотря на это, первичные документы обладают и оригинальной классификацией.

I. Назначение. По назначению подразделяются документы на четыре группы.

Распорядительные документы.

При помощи распорядительного документа уполномоченное должностное лицо выказывает волю совершить какое-либо хозяйственное действие: к примеру, произвести оплату или передать контрагенту имущество. Эта воля в соответствии с установленным принципом документирования может быть выражена только подписью санкционировавшего операцию лица, что и является первым обязательным признаком распорядительного документа.

Однако этого для квалификации документа бывает недостаточно - на других первичных документах, не относящихся к распорядительным, также может фигурировать подпись того же должностного лица. Убедительным доказательством принадлежности документа к группе является то, что именно на его основании был совершен факт хозяйственной деятельности. Все последующие первичные документы, уточняющие или определяющие совершенную операцию, распорядительными документами не являются.

Таким образом, распорядительные документы обладают двумя признаками:

С их помощью выражается воля уполномоченного должностного лица;

На их основании совершается факт хозяйственной деятельности.

Следует отличать волю должностного лица субъекта учета, уполномоченного на принятие соответствующего решения, от воли, выражаемой не уполномоченными должностными лицами или должностными лицами органов, не имеющих к субъекту учета отношений. Документы, подписанные таким лицам, хотя и выражающими их волю, распорядительными документами не являются.

Оправдательные документы.

Оправдательным документом должностное лицо оправдывает произошедший факт хозяйственной деятельности: например, кассир - выдачу наличных из кассы. Таким образом, термин «оправдательный документ» имеет два значения: в первом случае под оправдательным понимается любой первичный документ; второе значение более узкое - это только один из видов первичных документов, классифицируемых по назначению.

Коренное отличие оправдательных документов от распорядительных заключается в том, что оправдательные документы оформляют состоявшееся де-факто событие, тогда как распорядительные наступление события инициируют.

.Документы-требования.

В некоторых случаях первичный документ оформляется при требовании какого-либо лица к субъекту учета. Имеется в виду не требование уполномоченного должностного лица к нижестоящему лицу произвести какое-либо действие, а требование стороннего лица об удовлетворении своих прав. Понятно, что такое требование может быть, в принципе, и отклонено.

К документам требования может быть отнесено, в частности, инкассовое требование или предоставляемый работником в бухгалтерию авансовый отчет, в случае, если деньги не были предварительно выданы, а покупка уже произведена.

Документы бухгалтерского оформления (оформительские документы).

Документы бухгалтерского оформления составляются исключительно в методологических целях на основании документов трех первых типов. Такими документами может быть справка, расчет суммы какого-либо налога и т.п. Документы бухгалтерского оформления могут как предварять факт хозяйственной деятельности, так и следовать за ним, но при этом они не выражают ничью волю и не оправдывают ничьи действия.

Часто различные назначения совмещаются в одном документе. Руководитель подписывает накладную на отпуск имущества, и этой же накладной кладовщик оправдывает его передачу получателю. Такие документы являются комбинированными.

В зависимости от ситуации один и тот же документ может выступать в одном или другом качестве. Например, руководитель может выразить свою волю, подписав непосредственно расходный кассовый ордер, а может, подписав заявление работника на выплату либо издав соответствующий приказ, на основании которого будет выписан расходный кассовый ордер. При этом последний все равно будет подписан руководителем, ибо его форма предполагает это, но позже, т.е. в смысле выражения воли документ окажется уже вторичным. В первом случае в качестве распорядительного документа выступает ордер, во втором - заявление или приказ, а ордер является документом бухгалтера оформления. Но в обоих случаях в качестве оправдательного документа, поскольку им оправдывается кассир, выдавая наличные из кассы.

II. Отражение в учете. Первое свойство документов, важное для бухгалтера, отражается он в учете или нет. Под отражением в учете понимается, оформляется данный документ бухгалтерскими проводками или нет.

Разумеется, бухгалтеру более интересны документы, служащие основанием для выполнения бухгалтерских записей (товарные накладные, кассовые ордера, акты сдачи-приемки выполненных работ и т.п.), а также те, которые служат основанием для их составления (договоры и др.), и менее интересны все прочие. На крупном предприятии вращается огромное количество бумаг, но только часть из них попадает в бухгалтерию, чтобы получить отражение в системе учета.

Таким образом, по отражению в учете все документы можно подразделить на три группы.

Документы бухгалтерские, которые непосредственно инициируют бухгалтерские проводки, т.е. находят отражение в учете.

Документы-основания, которые служат юридическим основанием при составлении бухгалтерских документов, но сами к таковым не относятся: в учете они отражаются косвенным образом посредством составления бухгалтерских документов.

Документы небухгалтерские, которые в сферу интересов бухгалтерии не попадают и в учете не отражаются.

Предположим две организации подписывают соглашение о намерениях. Можно быть уверенным, что данный документ никогда в бухгалтерию не попадет и бухгалтерскими записями зарегистрирован не будет. Через некоторое время, придя к окончательному соглашению, организации подписывают уже полноценный договор, предусматривающий со стороны субъекта учета уплату аванса. Эта бумага скорее всего также в бухгалтерию не попадет, но досконально уверенным уже быть нельзя. Договор является юридическим основанием для перечисления аванса, но решение о перечислении принимает руководитель, а он может и передумать. Однако, если решение принято, руководитель дает распоряжение в бухгалтерию о перечислении и в качестве документального свидетельства своей воли ставит подпись на платежном поручении, которое и играет в данном случае роль бухгалтерского документа.

III. Вид отражаемого объекта хозяйственной деятельности. Поскольку в учете регистрируются не факты, а объекты, первичные документы могут быть охарактеризованы и по отношению к объектам хозяйственной деятельности, информацию о которых они содержат. Естественно, можно было бы воспользоваться приведенной ранее классификацией, но бухгалтеры традиционно пользуются собственной, более им привычной, хотя и хромающей с точки зрения логики: кассовые, банковские, материальные, расчетные и др. Указанная классификация в целом соответствует группам нормативных актов, регламентирующих порядок работы с первичными документами, что в некоторой степени служит ей оправданием.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.

Документооборот - это организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.

Разработка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:

стабильность работы бухгалтерской службы;

четкость и оперативность обработки и движения документов;

своевременность принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:

1.Разработка Положения о бухгалтерской службе;

2.Разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;

.Составление графика документооборота;

.Создание технологии обработки учетной информации;

.Разработка номенклатуры дел и порядок текущего хранения документов;

.Подготовка дел к длительному хранению.

Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за их правильным оформлением и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. Оформляется график в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением и исполнителем по созданию, проверке и обработке документов. График включает четыре стадии: создание, проверка, обработка документов и сдача в архив.

График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами. [Приложение, рис. 2]

После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;

наименование дела (заголовок);

количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

срок хранения;

примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

В соответствии со ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96. №129-ФЗ организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы по учетной политике, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Росархив 06.10.2000 г. утвердил Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Эти сроки распространяются на все организации, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные или муниципальные архивы или же нет.

Срок хранения документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия совместно с делопроизводственной службой, созданная в организации. Она же определяет и порядок уничтожения документов. В состав комиссии входят наиболее квалификационные специалисты основных структурных подразделений, а также представителей архивного учреждения.

Организации, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают документы без согласования с архивными организациями. Составляются описи документов для постоянного хранения и уничтожения. Уничтожение оформляется актом.

Первичные учетные документы могут быть изъяты из дел организации только органами дознания, предварительного следствия и прокуратурой, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

С развитием автоматизации различных сфер хозяйственной деятельности многие организации осуществляют ведение бухгалтерского учета с помощью специальных компьютерных программ. Организации, использующие компьютерную технику, создают первичные документы в электронной форме, затем распечатывают их на принтере, подписывают и передают в бухгалтерию уже в виде бумажного документа.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии с п. 7 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96. №129-ФЗ первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При этом организации, ведущие бухгалтерский учет при помощи компьютерной техники, обязаны изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций.

Принятие Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» обеспечило правовые условия для использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронных документа, которая признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Появилась возможность создавать и использовать электронные первичные бухгалтерские документы, удовлетворяющие всем требованиям действующего законодательства.

К сожалении, вступившего в силу закона «Об электронной цифровой подписи» еще недостаточно для того, чтобы реализовать такую возможность: при создании ключей ЭЦП должны применяться только сертифицированные программные средства, которыми организация должна самостоятельно себя обеспечит.

5. Стандартизация и унификация первичных документов

В России при существующей единой системе учета и отчетности с целью однозначного понимания однородных хозяйственных операций установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, требования к их составлению и оформлению.

Стандартизация и унификация первичных документов имеют в нашей стране давние традиции. В начале XIX в. правительство Александра I издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской Империи, но это не повлекло практических последствий. В условиях плановой экономики попытки стандартизации документов имели успех только применительно к кассовым и банковским документам.

За рубежом (например, в Японии) универмаги при приеме товара от поставщиков используют только стандартные накладные. Однако в целом стремления унифицировать первичные документы не дали и не могли дать желаемых результатов по следующим причинам:

огромная и постоянно меняющаяся номенклатура материальных ценностей и многообразие их предметных характеристик;

разнообразие типов цен (фиксируемые, меняющиеся, учетные и т.п.);

неоднородность образцов вычислительной техники;

множественность типов предприятий (объем хозяйственной деятельности, специализация);

особенности транспортировки товаров.

Пристальное внимание уделяется стандартизации и унификации первичной документации и в нашей стране. Во времена существования СССР типовые формы первичных документов межотраслевого назначения и порядок их применения утверждались Минфином СССР по согласованию с Госкомстатом СССР. С 1998 г. формы первичной учетной документации наоборот разрабатываются Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством экономики Российской Федерации. По степени стандартизации типовые первичные документы подразделяются на межотраслевые (межведомственные) и специализированные.

К межотраслевым относятся документы, обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений на предприятиях всех форм собственности. При этом достигается единообразие в оформлении хозяйственных операций. Межведомственные документы представляют собой бланк установленного образца с обязательным указанием кода формы. Специализированные формы первичных документов, соответствующие отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным предприятиям, разрабатываются экономическим субъектом на основе рекомендованных. Такие формы документов подлежат обязательному утверждению руководителем предприятия.

Заключение

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Список литературы

1.Медведев, М.Ю. Теория бухгалтерского учета: учебник / М.Ю. Медведев. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 418 с.: ил. (табл.) - (Университетский учебник).

2.Мизиковский, Е.А. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие / под ред. Е.А. Мизиковского. - М. Экономист, 2006. - 555 с. - (Homo faber).

.Основы бухгалтерского учета: теория, практика, тесты: Учеб. пособие - 4-е изд., доп. И перераб. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 368 с.: ил.

.Пипко, В.А. Основы теории и практики бухгалтерского учета: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.А. Пипко М.: Финансы и статистика, 2005 - 192 с.: ил.

.Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. Изд. 8-е, перераб. и доп. - Москва.: ИКЦ «Март»; Ростов н/Д: Издательский центр «Март», 2004. - 608 с. (серия «Экономика и управление»).

.Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие, - М.: Изд-во Эксмо, 2006. - 480 с. - (Высшее экономическое образование).

документ первичный учет стандартизация

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Первичный учет представляет собой начальную стадию регистрации отдельных операций в первичных документах . С его помощью решаются задачи признания и оценки операций. Его объектами являются все хозяйственные операции предприятия: заготовление, приобретение, расходование материалов и других материальных ресурсов, использование топливно-энергетических ресурсов, отработанное время, остатки незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее реализация, расчеты и т.д. Первичные документы составляютсяв момент совершения хозяйственных операций или непосредственно по их завершению. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции, и на его основе производится классификация операций в учетных регистрах.

Учетные документы, которые используются на предприятиях, составляются на типовых бланках соответствующих утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. Существуют различные формы учетных документов, но в то же время в каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа: наименование документа, дата, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за выполнение хозяйственной операции и оформление документов. Хозяйственные операции могут отражаться на машинных носителях, на которых они должны быть соответственно защищены и должна быть обеспечена их юридическая сила.

В составлении первичных документов участвуют так или иначе все подразделения и большинство работников предприятия. Поэтому должна быть обеспечена своевременность и достоверность составления и поступления первичных документов в бухгалтерию для контроля и обработки. С этой целью разрабатывается регламент движения первичных документов на предприятии, являющийся частью системы документооборота предприятия.

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. Внешние документы поступают со стороны (от государственных органов, банков, поставщиков, покупателей и т.д.). Эти документы составляются по определенным формам (платежные поручения, счета-фактуры и т.д.). Внутренние документы составляются непосредственно предприятием. Они бывают распорядительными, оправдательными, комбинированными и бухгалтерского оформления. Распорядительные - документы, в которых содержатся распоряжения или указания о выполнении тех или иных операций. Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. Комбинированные это распорядительные и оправдательные одновременно. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записи хозяйственной операции нет специальных форм или для обобщения и обработки распорядительных и оправдательных документов. Применяемые документы делятся на разовые и накопительные. Разовые составляются на каждую хозяйственную операцию и в один прием. Накопительные составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода по этим документам подсчитываются итоги.

Первичная учетная бухгалтерская информация должна быть точной, ясной, понятной, своевременной и достоверной и формироваться с минимальными затратами труда и времени.

Учетные регистры

Поступившие в бухгалтерию предприятия первичные документы проверяются на законность их составления, на целесообразность отраженных в них хозяйственных операций, на правильность записей. Затем осуществляется регистрация этих документов и запись данных, которые содержатся в этих документах, на счетах бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, источниках формирования этого имущества и хозяйственных операциях из соответствующих первичных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры это таблицы определенной формы, построенные в соответствии с группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, то есть с их помощью решается задача классификации.

В зависимости от строения учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах информация об операциях записывается в последовательности их совершения (журнал хозяйственных операций). В систематических регистрах хозяйственные операции группируются по некоторым установленным признакам (мемориальные ордера, журналы-ордера).

Учетные регистры ведутся в форме книг, карточек и свободных листов. Карточка предназначена для аналитического учета основных средств, материальных ценностей, персонала. Свободные листы это учетные листы большего формата (А4), с большим объемом сведений по сравнению с карточкой. Они используются для синтетического и аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров (ведомости, журналы-ордера, мемориальные ордера). Книги это сброшюрованные свободные листы. Они могут применяться только тогда, когда с ними работает один человек (кассовая книга, книга продаж и покупок, книга наличия материалов на складе).

Учетные регистры необходимо вести аккуратно и без подчисток. Обнаруженные ошибки исправляются путем зачеркивания тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Необходимо также сделать отметку об исправлении. В ряде случаев для исправления неправильных сумм составляются специальные проводки - методом красного сторно , который заключается в том, что первоначальная ошибочная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами, и при суммировании результатов записи, сделанные красными чернилами, вычитаются. После этого делается правильная запись хозяйственных операций.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения учетных регистров и первичных документов, исправления в них ошибок, порядок организации документооборота регламентируются помимо Закона о бухгалтерском учете также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
Кассовые документы , к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
Исполнительные (оправдательные) , в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

Хронологические , в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
Комбинированные , которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Содержание первичной документации

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

наименование документа;
дата составления;
сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Образец первичного бухгалтерского документа

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:

Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.

Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документ при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а утверждаемые организацией документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные Положением по ведению бухгалтерского учета обязательные реквизиты.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты :

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи должностных лиц.

В Положении по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:

код формы;
расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась.

Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты :

номер документа;
адрес организации;
основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

Для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции.

Записи в регистрах бухгалтерского учета делаются на основании первичных учетных документов, которые должны быть составлены в момент совершения операции, а если это практически невозможно, - непосредственно после окончания операции, что связано с основным назначением первичных учетных документов - фиксацией факта совершения хозяйственной операции.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибок кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями лиц с указанием даты внесения исправлений.

При поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию целесообразно бухгалтеру также поставить свою подпись под исправительной надписью.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. Классификация документов представлена на рис. 9.1.

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем , заполняются вручную или на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники , автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Все поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме и арифметически.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операций по счетам бухгалтерского учета.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;
при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;
документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение товаров должна быть выделена сумма НДС для возможности принятия к возмещению);
все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;
по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер определяет круг лиц, работающих с первичными документами; устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать документооборот. При этом устанавливается:

перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
кто их работников предприятия имеет право пописывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;
рабочая схема действующих отделов организации;
порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации.

При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием.

Хранение документов. Организация обязана хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.