Российское законодательство разрешает нотариусам заверять электронные документы. Это значит, человек сможет оформить доверенность, договор или другой документ не только на бумаге, но и в электронном виде, а затем передать получателю за считанные минуты.
В каких случаях нужна нотариальная доверенность в электронной форме
Преимущество электронных документов прежде всего заключается в скорости их передачи и удобстве хранения. К нотариальному заверению электронных документов обращаются, чтобы:
- Быстро передать документы в другой город. Можно нотариально удостоверить электронный документ и отправить его по электронной почте адресату.
- Защитить документы от рисков, связанных с хранением и использованием документов на бумаге. Электронный документ, который находится в «облачном» хранилище, сложнее испортить или потерять. При этом он будет иметь такую же юридическую силу, что и бумажный.
- Уменьшить объем архива. Вместо нескольких полок с папками для электронных документов достаточно флешки или места в «облаке».
Как проходит процедура удостоверения
Согласно 44.2 ст. Основ законодательства Российской федерации о нотариате (в ред. Федерального закона от 29.12.2015 № 391-ФЗ), процедура нотариальных действий в электронной форме выглядит так:
- Нотариус удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.
- Затем сканирует бумажный документ, соблюдая действующие технические требования Минюста России. Обратите внимание, нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
- К скану документа нотариус создает квалифицированную электронную в формате отсоединенной подписи. То есть подписанный документ и подпись к нему сохранятся в разных файлах.
- Если формат документа подразумевает подпись заявителя (например, доверенность на совершение действий от лица заявителя), он тоже должен подписать документ своей квалифицированной электронной подписью.
- Электронный документ и подпись к нему записывают на любой носитель (например, флеш-карту) или отправляют на нужный е-мейл.
Какие документы можно заверять у нотариуса?
Закон запрещает переводить в электронный вид только те документы, которые удостоверяют личность, например:
- паспорт,
- водительское удостоверение и т.д.
Все остальные документы можно заверять, например:
- свидетельство о рождении,
- лицензии,
- страховые документы,
- доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.
Такой электронный документ разрешено использовать во всех инстанциях так же, как и бумажный вариант. Проверить действительность сертификата электронной подписи , с помощью которого подписали документ, можно в специальных программах, в том числе в бесплатных.
Действительность любой нотариальной доверенности, выданной в России с начала 2017 года, можно проверить в официальном
Образ диккенсовского нотариуса в виде солидного мужчины в нарукавниках на фоне свитков с завещаниями и пухлых папок с делами стремительно меняет очертания. Внедрение современных технологий в традиционную, веками устоявшуюся систему документоведения открывает новые возможности для повышения оперативности нотариальных действий.
Законодательные основы автоматизации нотариата
Нотариусы, пожалуй, последние из формализованных структур, кто, наконец, добрался до внедрения информационных технологий. Это и понятно, ведь некоторые нотариальные действия - удостоверение подлинности подписи, договоров и прочих документов требуют изучения подлинников на бумаге.Электронные документы для нотариуса оставались правовым нонсенсом до октября 2012 года, когда был подписан закон № 166-ФЗ, так и не вступивший в силу. Вместо него был принят комплексный закон от 21 декабря 2013 г. № 379-ФЗ, внесший изменения в отдельные законодательные акты, в том числе в «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате».
В законе № 379-ФЗ закреплены три основных функции, касающиеся деятельности нотариусов в электронном пространстве:
- ведение Единой информационной системы нотариата (ЕИСН);
- совершение нотариальных действий на основе электронных документов;
- удостоверение равнозначности электронного документа и оригинала на бумажном носителе.
Насколько полезными будут нововведения, вступающие в силу с 1 июля 2014 года? Готовы ли нотариусы к инновациям и не нарушают ли новые возможности прав граждан?
ЕИСН и Закон о персональных данных
Ведение, формирование, техническое сопровождение ЕИСН осуществляет Нотариальная палата РФ. Все частнопрактикующие нотариусы должны направлять информации о совершении нотариальных действий, наследствах и залоге движимого имущества.Заинтересованные пользователи сети Интернет круглосуточно и безвозмездно могут получить из реестра сведения:
- об отмене доверенности;
- о залоге движимого имущества: регистрационный номер уведомления, дата заключения и номер договора залога, описание предмета залога;
- о залогодателе и залогодержателе: (для физических лиц) имя, фамилию, отчество, дату рождения, место проживания и паспортные данные.
Удостоверение равнозначности электронного и бумажного документов
Система электронного документооборота введена еще не во всех предприятиях, получение квалифицированной ЭЦП - процесс нескорый, но для некоторых учреждений, например, Пенсионного фонда, УФНС требуется заверение документов в электронном виде. Бывают и обратные ситуации, когда необходимо электронную версию перевести в бумажный экземпляр.Документ - первоисточник представляется в бумажном или в электронном виде, скрепленный квалифицированной электронной подписью заявителя. В первом случае нотариус изготавливает электронный документ по бумажному оригиналу и заверяет своей электронной подписью. Во втором случае нотариус проверяет принадлежность заявителю квалифицированной электронной подписи, распечатывает электронную версию документа и заверяет обычным порядком. Стоимость - не менее 50 рублей за каждую заверенную страницу.
Совершение нотариальных действий на основе электронных документов
Согласно ГОСТ Р 51141-98, документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Неважно, электронный носитель или бумажный, лишь бы был в наличие идентифицирующий признак.Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи» обновил правовой механизм оснащения электронного документа подписью, которая однозначно идентифицирует подписавшего. С этого момента система электронного документооборота начала широко и стремительно внедряться. Так, в 2011 году Федеральная налоговая служба разрешила осуществлять подачу электронных документов для регистрации юридического лица, заверенную электронно-цифровой подписью (ЭЦП) нотариуса, сначала в рамках опытной эксплуатации, а с февраля 2012 года в регламентном режиме. Стоимость услуг нотариуса с ЭЦП может достигать 9 тыс. рублей, но далеко не каждый их оказывает. На сайте Нотариальной палаты опубликован список нотариусов, работающих с электронными документами, из которого видно, что в Подмосковье всего 45 нотариальных контор осуществляют регистрацию юрлица в ФНС через Интернет, в Ставрополе - 19, в Воронеже - 6, а на всю республику Бурятию насчитывается всего 10 таких нотариусов. По столице списка нет, видимо, считается, что все нотариусы Москвы оснащены ЭЦП.
В обновленных Основах законодательства РФ о нотариате не указывается, какие именно нотариальные действия будут совершаться на основании электронных документов. Уточняется лишь, что:
Документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью заявителя; - удостоверение сделки, в том числе доверенности допускается в присутствии лица, совершающего сделку или его представителя.
Альтернативные способы удостоверения и фиксации информации
Как вы думаете, электронно-цифровая подпись или ЭЦП, что это такое? Отнюдь не отпечаток пальца или биометрические данные, а устройство, которое может использовать любой человек, имеющий к нему доступ и знающий коды и пароли. Считать ЭЦП абсолютной защитой от злоупотреблений и мошенничество было бы наивно.Альтернативным вариантом, не подменяющим, а дополняющим функционал нотариата, является система автоматической фиксации почты, хранения электронных документов и снимков с экрана . Своеобразная «нотариальная контора онлайн» обеспечивает сопровождение и контроль деловой переписки в сети Интернет, позволяет осуществлять надежный обмен электронными документами, актами, приложениями без электронной подписи. Пользоваться сервисом просто: договаривающиеся стороны при отправке электронных документов копии направляют на выделенный адрес «Электронного нотариуса». Почтовое сообщение будет храниться вместе с вложенными файлами в специализированном банке данных и при возникновении спорных вопросов может быть использован в качестве доказательства, в том числе в суде. За год с небольшим функционирования системы, в пользу ее клиентов было вынесено 3 судебных решения, одно из которых подтверждено апелляционной инстанцией.
Сегодня многие ведомства уже уходят от обычной бумаги. Конечно, человек по-прежнему может прийти и принести обычное заявление, обычную справку, обычное свидетельство. Однако гораздо проще послать все это по Сети. Результат будет тот же, минус очереди.
Теперь человек легко сможет оформить у нотариуса, скажем, электронную доверенность. Правда, для получения удостоверенного в электронном виде документа гражданин должен иметь личную квалифицированную электронную подпись.
Пока она есть не у всех. Однако мир не стоит на месте. И завтра электронная подпись скорее всего станет таким же обычным делом, как, скажем, банковская карта в кармане.
"Учитывая, что на сегодняшний день не так много граждан имеют электронную цифровую подпись, можно сказать, что эта новелла законодательства - определенный задел на будущее, - рассказывают в Федеральной нотариальной палате, - когда полностью электронный, безбумажный документооборот будет доминировать. Хотя уже сегодня квалифицированными ЭЦП обладают многие юридические лица, и они могут прибегать к такой услуге".
Процедура будет выглядеть так: нотариус проверяет предъявленный заявителем электронный документ. Затем гражданин применяет свою электронно-цифровую подпись, нотариус удостоверяет документ своей электронно-цифровой подписью. Все - доверенность готова.
В настоящий момент существует и другое нотариальное действие - удостоверение тождественности электронного документа бумажному и наоборот. То есть нотариус может перевести в электронный вид и обычные документы, например - свидетельство о рождении, или паспорт транспортного средства. Теперь в компетентные органы можно будет предъявить специальный файл. Но отметим, что по закону нельзя переводить в электронный вид документы, удостоверяющие личность. Например, водительское удостоверение или паспорт.
Создание удостоверенных нотариусом электронных документов более важно для лицензий, страховых документов, доверенностей, иными словами - документов, которые бывает необходимо оперативно использовать в сделках или при регистрационных действиях.
"Есть еще один момент, который стоит учитывать - для того, чтобы проверить, что электронный документ действительно удостоверен, получатель должен иметь собственную ЭЦП, - поясняют в ФНП. - То есть пока еще невозможно предъявить автоинспектору скан свидетельства о регистрации автомобиля на своем смартфоне, даже если оно удостоверено нотариусом. Сотрудник ДПС вряд ли имеет возможность на месте проверить соответствие электронно-цифровой подписи. Но определенные тенденции налицо".
То, что недавно выглядело фантастикой - не носить с собой истрепанные документы, а предъявлять их на экране планшета либо передавать на флешке, - в скором времени станет реальностью.
"Нотариат развивается опережающими темпами и предлагает обществу новые решения для перехода в электронный, безбумажный документооборот", - рассказывают эксперты.
В целом принятый закон прописывает целый ряд и других важных новаций.
В коммерческом обороте, в хозяйственной деятельности и даже в повседневной жизни обычных граждан все большее распространение получают сделки и действия, совершаемые с помощью электронных средств. Наиболее наглядный пример - это осуществление банковских платежей с помощью электронной подписи и обмен сканированными документами, а не так давно стало реальностью и такое явление, как нотариус с электронной подписью.
Что представляет собой электронная подпись?
Еще в 2011 году в отечественном праве появился закон, регулирующий понятие и правила применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи»). На сегодняшний день нотариус с ЭЦП – уже не исключение, а правило.
Если не вдаваться в технические подробности, то электронная подпись – это особым способом закодированная цифровая информация, которая через специальную программу присоединяется к другим цифровым данным (например, к файлу, содержащему отсканированную картинку). При этом информация в цифровой подписи закодирована таким образом, что она не может быть продублирована. То есть каждый электронный нотариус уникален, и с этим утверждением никто не сможет поспорить.
В соответствии со статьей шестой вышеупомянутого закона любой электронный документ (то есть, по сути дела, файл изображения, текста, таблицы) приравнивается по своей юридической силе к бумажному. Единственное условие – он должен быть заверен квалифицированной электронной подписью. В данном случае «квалифицированная» означает специальный, максимально усиленный, защищенный и функциональный вид подписи (ч. 4 ст. 5 названного Закона). Из всего этого следует, что если нотариус ЭЦП проставляет на электронном документе (то есть, присоединяет свою подпись к файлу), то такой файл с изображением, текстом или иными данными равносилен напечатанному на бумаге и заверенному нотариально.
Зачем нужен нотариус с электронной подписью?
Все лица вступают в те или иные отношения с:
- Государством и его органами (представителями).
- Физическими и юридическими лицами (фирмами, организациями. учреждениями, банками).
С развитием IT-технологий возможности сети Интернет мгновенно были взяты на вооружение, особенно в хозяйственном и коммерческом обороте. Первыми «выстрелили» коммерсанты – они начали обмениваться между собой разными документами «в цвете» (с так называемыми «синими» печатями и подписями). Раньше это тоже делалось, но с помощью телефаксов, при этом изображение было не цветное и, как правило, плохого качества, да и термобумага долго не хранилась. С развитием Интернета в коммерческом обороте, фактически, начало применяться дистанционное заключение договоров, обмен актами приемки и сверки, а также другой документацией. Однако юридической силы на самом деле эти файлы, переданные по электронной почте, в большинстве случаев не имели.
После того, как законодатели отрегулировали (хотя бы частично) электронный документооборот, к нему активно начало подключаться и государство, и процесс этот до сих пор идет полным ходом. На сегодняшний день дистанционно можно:
- обратиться в любую судебную инстанцию, в том числе предъявить иск;
- зарегистрироваться в качестве предпринимателя;
- создать юридическое лицо;
- обратиться с заявлением в государственные органы;
- сдать разного рода отчетность в фискальные органы
Как уже упоминалось выше, к большинству электронных документов имеется строгое требование: они должны быть заверены ЭЦП подателя/заявителя. Однако в нынешних экономических условиях подавляющее большинство граждан не имеют не то что квалифицированной электронной подписи, а даже и простой. С юридическими лицами дело обстоит гораздо лучше, поскольку почти все они имеют ЭЦП для взаимодействия со своим банком. Но есть и в этом ряду исключения, вот тут-то и потребуется нотариус с электронной подписью.
Как происходит заверение документов электронной подписью?
Как гласит нам ст. 35 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017), помимо иных действий, нотариусы:
- удостоверяют копии разных документов (п. 4);
- удостоверяют факт подлинности подписи на разного рода бумагах (п. 5);
- удостоверяют, что перевод текста с одного языка на другой сделан правильно (п. 6);
- передают разные заявления от гражданина или предприятия (равно как и вообще любые документы) необходимым лицам (п. 11);
- заверяют идентичность электронного документа (т. е. информации в файле) бумажному документу (п. 23);
- направляют на госрегистрацию документы по сделкам с недвижимостью (п. 25);
- заверяют решения руководящих органов юрлиц (п. 29);
- направляют в ФНС бумаги на регистрацию предпринимателей и юрлиц (п. 30).
Становится понятно, что те лица (в особенности физические), которые не имеют собственной цифровой электронной подписи (тем более квалифицированной), вовсе не лишены возможности электронного взаимодействия с государством и иными лицами. Достаточно воспользоваться услугами, которые предоставляет электронный нотариус.
Сама процедура удостоверения нотариальной конторой электронного документа занимает небольшое количество времени и технически довольно проста. Сначала удостоверяется (при необходимости) бумажная версия документа, затем он сканируется и переводится в цифровой формат – файл изображения. Дальше нотариус прикрепляет к нему свою цифровую подпись.
И получить необходимую помощь по данному нотариальному действию.
Наш адрес:
Москва, ул. Краснодонская, дом 39 (м. Люблино)
Время работы:
Понедельник - Пятница с 9-00 до 19-00, Суббота с 10-00 до 17-00
(без перерыва на обед)
Записываться к нотариусу не требуется. В случае ограниченности по времени можно обратиться в 1 кабинет непосредственно к нотариусу.
На портале Госуслуг существует несколько этапов регистрации, которые открывают пользователям разные возможности. Одним из этапов инициации пользователя является электронная подпись, благодаря которой можно авторизоваться в личном кабинете, а также заказывать электронные услуги.
Изначально электронной подписью пользовались только юридические лица, которые предпочитали общаться с налоговыми органами в электронном виде. Она позволяла защитить документацию при отправке на проверку в соответствующие инстанции. Позже эта практика в широком смысле была перенята и для физических лиц.
Электронная подпись – это способ подтверждения подлинности документа. При создании электронной подписи используются различные виды шифровки, поэтому она может иметь разный внешний вид. Затем этот краткий шифр прикрепляется к основному документу, который будет отправлен по электронной почте.
Срок действия ЭП – год, после чего необходимо продлять ее действие с покупкой нового ключа или сертификата. Обратите внимание на то, что услуга платная. Конкретная ее стоимость зависит от условий, которые включаются в контракт. На сегодняшний день минимальная сумма ЭП для физических лиц составляет 700 рублей. Ознакомиться с тарифами можно на официальном сайте удостоверяющего центра «РосИнтеграция».
Виды электронной подписи
Существует 3 разновидности электронной подписи:
- Простая;
- Неквалифицированная;
- Квалифицированная.
- Простая электронная подпись достаточно часто используется в повседневной жизни. Она представляет собой одноразовый код. С подобным шифрованием данных пользователи постоянно сталкиваются, к примеру, при подтверждении платежа с банковской карты. Для успешного завершения операции необходимо ввести код, который присылается на номер телефона, привязанного к карточке.
- Неквалифицированная ЭП применяется в электронных документах. С ней в обычной жизни пользователи сталкиваются достаточно редко, ведь ее оформление возможно только в управляющем центре. С помощью этой разновидности электронной цифровой подписи можно «заверять» свои письма в госучреждения при электронной отправке. Однако сама услуга имеет ограничения секретности.
- Квалифицированная электронная подпись является равным аналогом бумажной подписи для физического лица. А в случае с юридическими лицами ею можно заменить также и печать организации. Благодаря этой разновидности документы по электронной почте можно посылать в любую инстанцию. Лично подтверждать какие-то сведения нет необходимости.
Как получить ЭЦП для сайта Госуслуг?
Для работы с порталом Госуслуг используется простая и квалифицированная электронная подпись. Получение любой разновидности идентификатора напрямую связано с регистрацией на сайте. Однако из-за того, что эти ЭП имеют разный характер процедура получения будет существенно отличаться.
Важно! Квалифицированная электронная подпись имеет больший вес, чем простая, так как открывает доступ ко всем услугам портала. Главное отличие заключается в том, что простая ЭЦП дает доступ к просмотру информации, к примеру, о сумме штрафов. Однако только при наличии квалифицированной электронной подписи у пользователя появляется возможность отправлять заявки для получения услуг в электронном виде.
Создание простой электронной подписи
Простая электронная подпись создается на первом этапе регистрации пользователя на портале. Это так называемая «упрощенная регистрация», которая требует от посетителя только внесения определенных данных в базу. Все делается дистанционно и занимает не очень много времени.
Простая разновидность подписи присваивается абсолютно всем пользователям портала, так как это происходит сразу после регистрации.
Сведения, загруженные в сервис, отправляются на проверку. И если данные по ним совпадают с данными общей базы, клиент может пользоваться ресурсом. Фактически на этом этапе создание простой электронной подписи окончено. Пользователь может заходить на портал, просматривать доступную информацию.
Урезанный функционал портала можно расширить, если завершить оформлением простой ЭП в неквалифицированную. Для этого необходимо лично обратиться на Почту России или . При себе необходимо иметь паспорт и СНИЛС. Сотрудники гос.структур проверяют соответствие документов тем, чтобы были указаны в настройках профиля. И если это действительно ваши документы, выдается одноразовый код, который вводится в личном кабинете в настройках профиля. После его введения Госуслуги раскрывают свой полный потенциал.
Обратите внимание! Регистрация на портале Госуслуг не требуется, если пользователь первоначально обращается с МФЦ для создания простой электронной подписи. После этого достаточно дома выбрать вход по СНИЛС.
Создание квалифицированной электронной подписи
Квалифицированная электронная подпись выдается на USB-флешке в управляющем центре. Необходимо связаться с учреждение, которое занимается созданием квалифицированной электронной подписи в вашем населенном пункте, по телефону и заказать ЭП. После этого необходимо лично подойти в офис с паспортом. Существуют различные тарифы, по которым создается ЭП. Для работы с порталом Госуслуги подойдет минимальный тариф.
Вместе с флешкой, которая несет в себе информацию об электронной подписи, клиент получает ПО для установки на своем компьютере, лицензию и сертификат. Дома необходимо будет установить программу и вставить флешку в USB-разъем. В форме авторизации на портале Госуслуги внизу необходимо выбрать «Вход с помощью электронных средств». А затем выбрать путь к съемному носителю.
Для чего можно применять ЭЦП?
Электронная подпись на Госуслугах применяется, чтобы открыть доступ ко всем возможностям сайта:
- Отправка заявления для получения справок, выписок и так далее;
- Оплата госпошлин со скидкой 30 % , если это предусматривается конкретной услугой.
Дополнительно у физического лица появляется возможность отправки налоговой декларации через интернет. Также ЭП продолжают использовать юридические лица. Но при этом необходимо, чтобы сертификат был заполнен на имя человека, уполномоченного работать с порталом Госуслуг от своей фирмы.
Видео:
Электронная подпись на портале Госуслуг